Een winst en verlies prognose geeft antwoord op de vraag
hoeveel omzet, kosten en winst er de komende maanden gemaakt zullen worden. Dat
is een vraag die alle ondernemingen van klein tot groot bezig houdt. Tijdens
een aandeelhoudersvergadering is de winst en verlies prognose dikwijls een van
de belangrijkste agendapunten. Met behulp van het te downloaden Excel-werkblad zijn dergelijke prognoses gemakkelijk op te
stellen.
Blauwe en gele cellen
Nadat u het werkblad hebt gedownload (zie
aanwijzingen hiernaast), start u Excel en opent u het werkblad. Wat
meteen opvalt is het gebruik van kleuren: in de gele
cellen kunt u zelf informatie typen, dus tekst en cijfers. De blauwe en paarse
cellen bevatten formules en maken aan de hand van de door u ingevulde cijfers
berekeningen. In deze paarse en blauwe cellen kunt u niets typen: zij zijn
beveiligd.
Naam en periode
In de gele cel linksboven typt u uw bedrijfsnaam. Rechts
daarvan noteert u het jaar, waarop de prognose betrekking heeft, plus de eerste
drie letters van de eerste maand van dat jaar, bijvoorbeeld jan-2004 of kortweg
jan-04. Vanaf dat moment worden 12 maanden geprognotiseerd.
Wilt u 12 maanden prognotiseren vanaf februari, dan
vult u in feb-04.
Op basis van het ingevulde startmoment worden automatisch de
kolomtitels bepaald: in het gegeven voorbeeld bevat kolom C alle cijfers van
januari 2004, kolom E alle cijfers van februari 2004 enzovoort. Helemaal rechts
laat kolom AA de jaartotalen zien.
Omzet
In de zeven cellen onder Omzet ziet u de tekst Omzetgroep1
tot en met Omzetgroep7 staan. Het is de bedoeling dat u hiervoor in de plaats
omzetgroepen omschrijft, zoals die bij u gebruikelijk zijn. Zit u in de
autobranche, dan vervangt u 'Omzetgroep 1' bijvoorbeeld door 'Verkoop nieuwe
auto's' en 'Omzetgroep 2' door 'Verkoop occasions' enzovoort. In de lichtgele
vakken rechts daarvan typt u onder elke maand de begrote omzet in euro's.
Telkens nadat u een bedrag hebt ingevuld, berekent Excel in de aangrenzende
blauwe cel hoe groot deze omzetgroep percentueel is ten opzichte van alle
omzetgroepen (100%) tezamen.
Productiekosten
Productiekosten zijn de kosten die een directe relatie
hebben met het produceren van uw producten en/of het inkopen daarvan. Daaronder
vallen bijvoorbeeld de inkoop van grondstoffen, maar ook de salarissen van het
personeel op de werkvloer. Zit u in de dienstverlening, dan zijn de
productiekosten bijvoorbeeld de salarissen van de mensen in de buitendienst en
hun reiskosten. Noteer voor elk van de 7 omzetgroepen een bijpassende
omschrijving voor de Productiekosten.
Deze kosten zijn variabel en houden gewoonlijk een gelijke
tred met de omzet: naarmate u meer omzet, nemen ook de productiekosten toe. Een
goede beheersing van de productiekosten is in de meeste bedrijven de sleutel
tot het genereren van winst. Daarom is het belang om elk onderdeel van de
productiekosten te analyseren: de reeds genoemde
inkoopprijzen en salarissen, maar bijvoorbeeld ook verpakkingskosten,
commissies voor de verkoopafdeling, verzending enzovoort. Het te laag waarderen
van de productiekosten leidt tot te lage winst of zelfs verlies. In de %-kolom
zijn de productiekosten afgezet tegen de omzet van de bijbehorende omzetgroep.
Bruto winst
De bruto winst is het Totaal Omzet bedrag minus het Totaal
Productiekosten. In de %-kolom is de bruto winst afgemeten tegen het Totaal
Omzet bedrag.
Vaste kosten
De vaste kosten vormen de overhead van uw bedrijf. Zij zijn
niet variabel: als de productie en de omzet stijgen, heeft dat gewoonlijk geen
invloed op de verkoopkosten. Tot de vaste kosten behoren de huur, gas, water en
licht, telefoonkosten, rente, salarissen van kantoorpersoneel en directie
enzovoort. Pas de omschrijvingen van deze kosten aan, zodat zij passen bij uw bedrijf.
Ook hier geeft de %-kolom weer hoe de kosten zich verhouden tot de totale
omzet.
Netto winst
De netto winst is de Bruto winst minus het Totaal
Productiekosten. In de %-kolom is de netto winst afgemeten tegen het Totaal
Omzet bedrag.
Omzetindexcijfer Index-%
De eerste kolom is donkergeel en draagt de naam Index-%.
Hier kunt u voor zover bekend de omzetcijfers invullen, zoals die voor uw
branche door het Centraal Bureau voor de Statistiek [www.cbs.nl]
zijn berekend. Zo krijgt u een beeld hoe uw bedrijf presteert ten opzichte van
collega's in uw vakgroep. Het indexcijfer wordt niet gebruikt voor berekeningen
in dit werkblad.
Overigens is het onwaarschijnlijk dat uw kosten exact
overeenkomen met deze 'industrienorm', maar in sommige gevallen helpen deze
indexen wel om extreem hoge kosten te ontdekken.
Beveiliging
Het werkblad is beveiligd. Dat wil zeggen dat alle cellen
geblokkeerd zijn, behalve de gele cellen. U kunt alleen de gele cellen
bereiken; de blauwe en paarse cellen zijn verboden gebied en daar kunt u ook
niet komen met muis of cursor. Wilt u iets aanpassen in de structuur van het
werkblad, bijvoorbeeld een formule veranderen of toevoegen, dan moet u de
beveiliging uitschakelen. Dat doet u als volgt:
1. Kies Extra >> Beveiliging.
2. Kies Blad beveiligen en schakel op het gelijknamige
dialoogvenster de optie Het werkblad en de inhoud van vergrendelde cellen
beveiligen uit.
3. Klik op OK.
Na uw aanpassingen kunt u de drie stappen herhalen, teneinde de beveiliging weer in te schakelen.
