Het groepsgesprek heeft een andere insteek dan het tweegesprek. In het groepsgesprek heb je met diverse persoonlijkheden te maken,maar ook met diverse agenda’s. Dit maakt het voeren van een groepsgesprek lastig. In het vervolg passeren de diverse types tijdens een groepsgesprek de revue.
Welke soorten groepsgesprekken kennen we?:
A. werkoverleg B. werkinstructieoverleg C. sollicitatiegesprek D. Managementteamoverleg E. Raad van Toezicht/Raad van Bestuur
A. Het werkoverleg is meestal in het leven geroepen als platform waar medewerkers zaken omtrent het werk kwijt kunnen. Het gaat dan meestal over praktische zaken, die het werk kunnen verbeteren, vereenvoudigen of vergemakkelijken. De leidinggevende neemt besluiten omtrent deze aanpassingen in de werkprocessen. Overigens kan de leidinggevende ook met voorstellen komen.
B. Het werkinstructieoverleg is bedoeld om de medewerkers te instrueren hoe het werk gedaan moet worden. In tegenstelling met het werkoverleg is dit overleg sterk top-down. De leidinggevende geeft aan: wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe aan.
C. Een sollicitatiegesprek zal vaak met meer dan 2 personen plaatsvinden. In de informatie van WR is hierover voldoende te vinden. Op deze plek wordt hier niet verder over uitgeweid.
D. Het MT is een werkoverleg op een hoger niveau. In het werkoverleg zullen hoofdzakelijk beslissingen op uitvoerend niveau genomen worden. Binnen het MT zullen deze beslissingen voornamelijk op strategische en gedeeltelijk ook op tactisch niveau liggen. Het MT zal bijna altijd voorgezeten worden door de algemeen directeur.
E. De RvT/RvB toetst het beleid van de directie. In de functie van controller is het bijna onvermijdelijk dat de directeur zijn rechterhand, de controller, verzoekt hem bij te staan tijdens dit overleg. De controller zal met name om zijn expertise op het gebied van financien en control geraadpleegd worden.
Typering groepsdeelnemers
Binnen een groepsgesprek zijn de diverse gesprekpartners te typeren. Onderstaande beschrijvingen zijn niet limitatief. Er zullen ook gradaties zijn en sommige types kunnen vermengen. In basis zijn dit wel de types die het meest voorkomen. Zeker als leidinggevende en voorzitter van een overleg kom je met alle types in aanraking. Eigenlijk komt het sociologisch gedrag van personen in de groepsgesprekken aan de orde.
Binnen de gesprekken kunnen we vaste patronen onderscheiden, die we rollen noemen. Rollen hebben te maken met individueel gedrag, herkenbare en typerende competenties bij personen. De sociologie geeft in deze gevallen de mogelijkheid in elk gewenst sociaal verband, de samenstellende rollen te ontwerpen en vast te leggen in profielen. Werkoverleg heeft te maken met het gezamenlijk komen tot resultaten, de sociale verbanden die ontworpen moeten worden, moeten gericht zijn op het behalen van deze resultaten. Daar ligt de uitdaging voor de manager.
Hieronder bespreken we een veelvoorkomend teamconcept. Op deze manier kan iedere manager voor zichzelf bezien of al deze rollen en competenties binnen zijn team zitten. Zo niet dan moet er aangevuld worden. Waarnemingen binnen groepen worden vaak vertaald in gedrag. Een afdeling blijkt goed te kunnen samenwerken en is tevreden over het resultaat van een reorganisatie. Samenwerken en tevreden zijn voorbeelden van gedrag.
Een rol kunnen we typeren als een algemeen herkenbaar gedragspatroon, een herkenbare verzameling van voorspelbare gedragingen. Het is voor de mens mogelijk om in verschillende situaties andere rollen te vervullen.
De brononderzoeker
Rol:
Ideeën, ontwikkelingen en informatie die buiten het bedrijf spelen worden naar binnengebracht
Onderhandelt op formele en informele manier buiten het bedrijf en verwerft hierdoor nieuwe mogelijkheden
Kan goed improviseren
Eigenschappen:
extraverte dominante persoonlijkheid
onderscheidt zich door zijn manier van onderzoeken, verkennen en toetsen
Ziet altijd positieve mogelijkheden in nieuwe situaties
Heeft het vermogen om de teamprestaties te vertalen voor de buitenwereld als ambassadeur.
Gedrag in het team:
Wat is acceptabel:
gedraagt zich onrustig, heeft soms wat dominant gedrag
is zeer gedreven, soms overenthousiast
heeft weinig gevoel bij implementatie van ideeen, etc.
Niet acceptabel:
besteedt teveel tijd aan niet terzake doende onderwerpen
pretendeert afspraken te “vergeten”
Is geen teamplayer, zal geen inzet vertonen als er minder te doen is.
De specialist
Rol:
Heeft zich gespecialiseerd op een bepaald gebied. Bijvoorbeeld Controlling
Goede technische vaardigheden op zijn vakgebied
Hanteert professionele standaarden
Eigenschappen:
is deskundig op zijn vakgebied
beperkte aandacht voor andere vakgebieden
Concentreert zich meestal op 1 zaak
Gedrag in het team:
Wat is acceptabel:
legt de nadruk op professionele normen
kwaliteit is belangrijk en hij accentueert dat
is sterk voor technische verbeteringen
Niet acceptabel:
luistert niet goed
vertoont autoritair gedrag
accepteert geen ideeen van anderen
isoleert zich, onttrekt zich aan het groepsgebeuren
heeft de neiging de machtswellusteling uit te hangen
De voorzitter
Rol:
Bewaakt de procedures, bepaalt de prioriteiten, bepaalt de spelregels
Vat beslispunten samen
Schat de mogelijkheden en capaciteiten van iedereen in
Benut die mogelijkheden en capaciteiten voor het bereiken van het doel
Eigenschappen:
Dwingt respect af door charisma en expertise, heeft persoonlijkheid en uitstraling
Kan “gevoel” voor het doel oproepen
Heeft een goed gevoel voor timing
Heeft een heldere communicatieve stijl
Gedrag in het team:
Wat is acceptabel:
Is dominant aanwezig
Bezit van nature weinig orginaliteit en creativiteit
Is geen intellectueel
Niet acceptabel:
kan bekrompen zijn
te groot ego
kortzichtigheid
starheid
gebrek aan leiderschap
De waarschuwer
Rol:
Geeft gevraagd en ongevraagd probleemanalyses
Evalueert ideeën
Geeft kritisch tegenspel
Eigenschappen:
Is zeer intelligent
Kan koel zijn en zeer kritisch
Heeft vaak een objectieve blik
Doorziet complexe situaties
Gedrag in het team:
Wat is acceptabel:
Is kritisch, maar lijkt minder gemotiveerd om het uiteindelijke doel te bereiken
Heeft de neiging om saai te zijn, veroorzaakt geen warm gevoel bij de anderen
Serieusheid, ernstig, geen neiging tot overmatig enthousiasme
Niet acceptabel:
veroorzaken van lange doorlooptijden door alles tot achter de komma uit te zoeken
tactloosheid, grof gedrag
De maker/producent
Rol:
Benoemt prioriteiten, geeft het uiteindelijke doel aan
Is gefocust op het doel, geeft daardoor alle discussies richting naar het doel
Probeert doelen, ideeën, overwegingen, praktische voorbeelden te integreren
Neemt de leidinggevende rol op zich
Eigenschappen:
Is zeer gedreven en ambitieus
Heeft veel energie
Voelt zich onafhankelijk
Gedrag in het team:
Wat is acceptabel:
Correctie van vaagheden binnen de discussie
Druk en nerveus gedrag
Niet acceptabel:
zijn drammerigheid
zijn soms streberig gedrag
het veroorzaken van ruzies
neiging tot paranoia, overgevoeligheid voor negatieve reacties
arrogantie en ander irritatie opwekkend gedrag
De afmaker/nadenker
Rol:
let erop dat het eindresultaat in orde is, dus dat er niets mis gaat en ook niets wordt vergeten
Heeft gevoel voor zaken die extra zorg en aandacht vragen
Houdt de tijdsplanning in de gaten door middel van voortgangscontrole
Heeft door zijn expertise invloed op het team
Eigenschappen:
Heeft een zeer sterk karakter, laat zich niet in een hoek zetten
Is wel introvert en vaak stil. Een kracht op de achtergrond
Probeert altijd de juiste balans te vinden tussen gevoelens van onbehagen en orde en doelmatigheid
Gedrag in het team:
Wat is acceptabel:
Enige onrust en ongedurigheid
Aan de orde stellen van oppervlakkigheden
Niet acceptabel:
aanhoudend klagen en zeuren, de procedure oprekken
zich verliezen in details, zodat het overzicht verdwijnt
De bedenker
Rol:
Genereert essentiële nieuwe wegen en ideeën op basis van zijn empirisch vermogen
Krijgt vastgelopen processen weer vlot
Ziet de grote lijnen die leiden tot het uiteindelijke doel en kan die ook vasthouden
Eigenschappen:
Intelligentie
Blijft origineel en onafhankelijk
Heeft een sterke verbeeldingskracht
Gedrag in het team:
Wat is acceptabel:
Is niet altijd praktisch
Komt zeer wetenschappelijk over
communicatieproblemen
Niet acceptabel:
slordig zijn
verwardheid
De bedrijfsman
Rol:
Organisator van het werk
Geen woorden maar daden
Vertaling van plannen, ideeën en diverse strategieen in de praktijk, bijvoorbeeld in procedures
Is zeer systematisch en doelmatig in de uitvoering
Eigenschappen:
Houdt de realiteit van alledag in de gaten
Heeft gezond verstand, gebruikt dit ook en is praktisch daarbij
Heeft een goede discipline en is zeer beheerst
Is een expertdeskundige op het gebied van het centrale onderwerp
Gedrag in het team:
Wat is acceptabel:
een verminderde flexibiliteit
wantrouwen tegen dromers en mensen die met ideeën komen die hun waarde in de praktijk nog niet bewezen hebben
de wens om structuur in organisatie en afspraken
Niet acceptabel:
discussie over machtpositie, het eigen gelijk
volstrekte afwijzing van nieuwe zaken
afwijzing van zaken die niet in het oorspronkelijke plan genoemd zijn
De groepswerker
Rol:
Stimuleert een goede onderlinge communicatie
Is mediator in conflicten
Coach voor de groep, versterkt en onderhoudt de onderlinge teamspirit
Ondersteunt groepsleden om hun sterke kanten verder uit te bouwen
Zwakke kanten van groepsleden onderkennen en verbeteren
Eigenschappen:
Goed in samenwerking, wil altijd helpen
Is uiterst flexibel
Goede luisteraar
Is loyaal aan het bedrijfsdoel
Gedrag in het team:
Wat is acceptabel:
Beïnvloeding gedrag groepsleden
Probeert verschilpunten te relativeren
Niet acceptabel:
Passief gedrag, niet kunnen besluiten
Geen besluiten kunnen nemen
Door gezelligheid te laten prefereren de voortgang in de weg staan
Bovenstaande 9 rollen worden nooit op de manier vervult zoals hierboven is aangegeven. Er zullen mengvormen ontstaan. Bijvoorbeeld voorzitter/bedrijfsman.
Rollen kunnen elkaar ook uitsluiten. Dit zijn combinaties die niet goed mogelijk zijn.
De rollen moeten aanvullend zijn in het groepsproces. Die bewustwording moet ook in de groep leven, anders zijn gezamenlijke projecten tot mislukken gedoemd.
Beïnvloeding van groepen
Als manager wil je een groepsgesprek beïnvloeden. Een manager is vaak voorzitter van een groepsgesprek.
Definitie beïnvloeding van groepen:
Voorlichting en begeleiding geven aan een groep mensen. Onderlinge uitwisseling van ervaringen tot stand brengen, onderlinge hulp stimuleren en vertrouwen in de positieve mogelijkheden van het groepsverband bevorderen.
Met welke zaken moet er rekening gehouden worden tijdens een groepsgesprek:
Er moet duidelijkheid zijn over de mogelijkheden van de groep
Duidelijke afspraken maken over de inbreng van de leidinggevende en de groep. De inbreng tussen beide deelnemers zal uiteraard verschillen
De randvoorwaarden voor het functioneren van de groep moeten duidelijk zijn
Deelnemers moeten worden aangespoord zich te uiten en inbreng te hebben
Probeer de onderlinge relatie tussen deelnemers te onderkennen en te gebruiken
Betrek deelnemers (medewerkers) bij het oplossen van misverstanden, spanningen en knelpunten
Benoem de geschilpunten binnen de groep, maar leg de nadruk op de overeenkomsten
Geef doelen aan die passen bij de door de groep te leveren inspanning
Treed als leidinggevende op als belangenbehartiger van de groep
Geef als leidinggevende het goede voorbeeld. Probeer in te springen waar nodig
Toon regelmatig waardering
Signaleer successen die door of met behulp van de groep bereikt zijn en
Vier deze successen
Markeer bereikte doelen en behaalde prestaties duidelijk.
Ook de groep kan zelf het groepsproces beïnvloeden:
Deelnemers geven eigen grenzen aan
Deelnemers geven aan wat van de leidinggevende/voorzitter verwacht wordt
De rol van de leidinggevende kan worden overgenomen door dominante groepsleden
Deelnemers enthousiasmeren elkaar
Deelnemers stellen zich afwachtend op, tonen geen initiatief
Er is coherent gedrag, er wordt als een geheel gefunctioneerd
De groep is heterogeen, onderling sterk verdeeld, medewerkers spelen elkaar uit
Er is een sterk vertrouwen of juist wantrouwen in de leiding
Er is twijfel over de kwaliteiten van de leiding
Deelnemers zorgen voor goede relaties binnen de groep
Deelnemers verpesten de sfeer, pesten of vernederen andere deelnemers.
Bij storingen in het optreden van de groep moet de leidinggevende nagaan hoe het staat met de competenties, in eerste instantie van zichzelf, in tweede instantie van die van de groepsleden op het gebied van luisteren, aanpassingsvermogen, sensitiviteit en flexibiliteit.
Negatief, maar ook in mindere mate positief, gedrag lijkt eenvoudiger aan- dan af te leren. Elk gedrag leidt namelijk tot een reactie. Dit kan zijn, meer invloed op het groepsproces en daardoor tot succes. De leidinggevende moet door invloed uit te oefenen op het groepsproces een kader scheppen om een evenwicht te bereiken wat leidt tot een positieve richting van het proces. Een negatieve houding van de groep vereist dus meer competenties van de leidinggevende.
Verbeteringen van het groepsproces:
niet betrokken medewerkers en groupe duidelijk laten formuleren welke doelen zij willen bereiken en tevens laten aangeven op welke manier en met welke methode.
Sterk dominerende medewerkers betrekken bij het proces door ze de volgende vragen te stellen: - Zijn er mogelijkheden om anderen meer open te krijgen tijdens het gesprek? - Heb je enig idee hoe je gedrag op anderen overkomt? - Letten op intonatie en lichaamshouding bij anderen om enig idee te krijgen wat een ander voelt en/of reageert op de dominantie? - Oefenen met een andere intonatie en lichaamshouding - Pas een andere tactiek toe als je je doelen niet bereikt
Sterk dominerende medewerkers wijzen op: - zijn boodschap niet overkomt omdat zijn gedrag anderen irriteert - zijn gedrag niet bevordelijk is voor het groepsproces - hij zonder gezichtsverlies beter zijn eigen gedrag kan aanpassen dan ter vergadering ter verantwoording geroepen te worden - Afspraken met hem maken om signalen te geven als het gedrag aangepast moet worden
Bij spelletjes spelende of anderszins storende medewerkers duidelijk aangeven waar de tolerantiegrens van de groep ligt
Consequenties benoemen bij ongewijzigd storende gedrag
Wees wel voorzichtig. Hou rekening met je eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Er mag geen twijfel bestaan over de maatregelen die je kunt toepassen.
Overtuigen in groepsprocessen
Mensen overtuigen van jouw argumenten is een belangrijke bezigheid in groepspocessen. Vooral als manager zul je vaak mensen moeten overtuigen van de juistheid van beslissingen.
Definitie van “Overtuigen’
Gedrag dat erop gericht is om mensen te overtuigen van een andere mening of visie en om instemming te krijgen voor nieuwe ideeën, plannen, besluiten en handelingen.
Waar hou je rekening mee tijdens een groepsgesprek?:
Zorg voor een goede voorbereiding over een onderwerp van gemeenschappelijk belang en bepaal het te bereiken doel
Leg helder uit welke argumenten van een ander niet kloppen en veranderd moeten worden
Breng een idee steeds op andere manieren naar voren
Benoem de voordelen die de groep heeft bij veranderingen
Probeer het juiste moment te bepalen om je argumenten naar voren te brengen
Blijf enthousiast over het te bereiken doel en de kansen en mogelijkheden om dit doel te bereiken
Benoem de nadelen als de groep niet zwicht voor argumenten
Zoek een win-win-oplossing bij negatieve geluiden
Toon begrip bij negatieve geluiden, probeer met humor toch het proces in de goede richting te sturen
Ga onmiddellijk op positieve reacties. Gebruik die reactie om in duidelijke stappen richting doel te gaan
Hou argumenten in reserve om een zojuist genomen besluit of bereikte instemming nog eens te bevestigen
De andere kant van de tafel:
Geef duidelijk aan dat een voorstel tot mislukken gedoemd is
Kom met voorstellen die in de goede richting lijken te gaan, maar je eigen ideeen ondersteunen
Gebruik je voorstellen om volstrekt andere (jouw) doelen te realiseren
Ga een machtstrijd aan om te winnen
Blijf beweren dat de voorstellen slecht zijn voor de groep
Werp steeds dezelfde bezwaren op tegen onontkoombare beslissingen. Waak wel voor Don Quichotte gedrag!
Leg je schijnbaar bij een beslissing neer, maar accepteer die in feite niet.
Bij sommige van de items is al sprake van ondermeinend gedrag. Dat is zeer slecht voor een organisatie. Ondermijnend gedrag is moeilijk te onderkennen, het werkt contraproductief.
