12    FI: DEBITEURENADMINISTRATIE

12.1  Openstaande posten (OP)

Op de debiteurenadministratie wil men weten of de klant Bit Market alle rekeningen betaald heeft of dat er nog open posten zijn.

Open posten – documentweergaven

Om een overzicht te krijgen van de openstaande posten van een willekeurige debiteur moet men het volgende menupad volgen.

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable

Account → Display/change line items

De debiteur Bit Market heeft wellicht openstaande posten. Men kan met behulp van   of de toets <<F4>> het nummer van de debiteur zoeken. Er komt een pop-up window met “Customer number”. Klik op de tab “Customer (by company code)”, omdat we het debiteur/klantnummer willen zoeken van een klant die debiteur is bij de dochteronderneming 1000 (IDES AG). Vul bij de “Company code” 1000 in en bij “Name” een deel van de naam van de klant B* op (in het veld naam en niet in het veld zoekbegrip). Met <<Enter>> gaat R/3 zoeken. Selecteer nu met een dubbelklik, of een linker klik van de muis en <<Enter>>, de juiste debiteur.

In het scherm verschijnt nu het debiteurennummer 2152. Het bedrijfsnummer (1000) dient wederom bij “Company code” ingevoerd te worden.

Voor de bewerking van deze oefenopgave kiest u voor “open items” (open posten). De overige instellingen staan onder aan het scherm (eventueel scrollen). Hier zijn er meerdere instellingen mogelijk, maar voor deze opgave is het niet noodzakelijk deze te wijzigen.

De openstaande posten van de debiteur worden na uitvoeren   <<Execute>> weergegeven.

Selecteer een willekeurige openstaande post (een regel), waarschijnlijk is er maar een openstaande post, door op het

grijze blokje voor de regel te klikken. Vervolgens wordt met <<Display document>>  of met dubbelklikken op een regel een document geselecteerd.

Deze zogenaamde “drill down”-functie biedt de mogelijkheid de gegevens achter de gegevens te bekijken. Achter de gegevens is in veel gevallen een verbazinwekkende hoeveelheid details verborgen. Deze functie is bij veel overzichten mogelijk.

Rechts boven ziet u dat de debiteur is gekoppeld aan de tegenrekening 14000 (=Trade Receivables – domestic). Als

men in dit scherm het documentoverzicht opvraagt met , dan kan men aflezen dat de onstane omzet op de rekening 800002 geboekt is.

De button <<Document header>>  zorgt voor een scherm met informatie over het document. Zo is in de documentkop te zien welk soort document het hier om gaat, wie het heeft ingevoerd en wanneer, of het refereert aan een ander document, etc. (Door een veld aan te klikken en vervolgens op <<F1>> te drukken wordt informatie over het veld opgevraagd.)

Met <<Back>> en <<Exit>> (zie legenda) gaat u terug naar het uitgangsmenu.

Debiteuren kredietbeheer

Als men een rapport van de kredietlimieten van een of meer debiteuren wil opstellen dan moet men het volgende menu pad volgen:

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable

Credit management → Credit management info system → Overview

Komt u op het scherm waarin u het zoekgebied kan begrenzen.

Credit account: hier geeft u de debiteurenrekening aan. Geef hier als debiteurennummer 2000 tot 3000 in.

Door het invoeren van de overige velden kunt u het zoekgebied steeds kleiner (gedetailleerder) maken.

Heeft u naar behoefte alle velden ingevoerd dan kan met uitvoeren    <<Execute>> de lijst worden gegenereerd.

Het is nu mogelijk de debiteur verder te analyseren, bijvoorbeeld met de button <<Payment history>>. Probeer deze button, zet echter wel eerst de cursor bij een bedrijfsnummer van een debiteur.

Met <<Back>> en <<Exit>> komt u terug in het uitgangsmenu.

12.2  Stamgegevens debiteur

In deze paragraaf gaan we de stamdata van een debiteurenrekening aanleggen. Deze Duitse debiteur vervult in latere hoofdstukken de rol van klant van het bedrijf in Frankfurt. De klant neemt fietsen van ons af.

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable

Master records → Maintain centrally → Create

komt u in het scherm voor het creëren van debiteuren.

Account group             Sold-to party

Customer                     35???, waarbij de vraagtekens de laatste drie cijfers van de inlogcode zijn. HES014 kiest dus Deb.nr. 35014

Company code            1000

Sales organization         1000    (Germany Frankfurt)

Distribution channel      10        (Final customer sales)

Division                        00        (Cross-division)

Bekijk met <<F1>> en  << Possible entries>> of <<F4>> (invoermogelijkheden) wat de betekenis is resp. invoermogelijkheden zijn bij de verschillende velden. Zet daartoe de cursor op het betreffende veld.

Heeft u een scherm goed in gevuld dan komt u met een druk op <<Enter>> in het vervolgscherm voor het invoeren van een debiteur.

General data: Address

Kiest u zelf een naam en adres voor de klant. In het veld “Search term 1/2” geeft u aan hoe u voortaan de klant wilt opzoeken, bijvoorbeeld “De fietsshop Biketrend” krijgt als zoekbegrip “Biketrend”. Zorg er voor dat de klant in Duitsland, bijvoorbeeld Walldorf, woont ter voorkoming van allerlei exportproblemen. Geef in dit scherm ook aan dat de communicatie met deze klant in Engels zal plaatsvinden. Denkt u er wel aan dat alle studenten deze gegevens kunnen opvragen!

Als in dit scherm alle velden met een vink (zgn. verplichte velden) naar uw wens zijn ingevuld, kunt u klikken op het volgende tabblad of met <<Display next tab page>>   naar het volgende invoerscherm.

General data: Control data (Besturing)

U belandt nu in het besturingsgegevens van de debiteuren. Mocht de debiteur ook als crediteur in het bedrijf bekend zijn dan kunt u dat hier aangeven. Nu laten we het veld leeg.

Geef het VAT reg.no. op. Een BTW-nummer is 11 posities lang, begint met DE. Neem als BTW-nummer DE126523???.

General data: Payment transactions / Marketing / Unloading points / Export data / Contact persons

Geen invoer noodzakelijk

Met de button <<Company code data>> krijgt u de tabbladen te zien met de gegevens die afhankelijk zijn van de combinatie klant/dochteronderneming. Elke dochteronderneming kan bijvoorbeeld een verschillende grootboekrekening gebruiken voor de open posten van een klant.

Company code data: Account management

Nu gaat u het rekeningbeheer van de boekhouding van de nieuwe debiteur invullen. Hier wordt de koppeling gelegd tussen de grootboekrekening en de debiteurenadministratie.

Recon. Account           14000 (Meeboekrekening, grootboekrekening)

Cash mgmt group         E6        (Major)

Interest indic.               02        (Standard bal.int.cal).

Interest cycle               1          (1 maand)

Company code data: Payment transactions

In het volgende invoerscherm dient u in te vullen:

Terms of payment        ZB01   Betalingscondities bepalen de kortingsregels en de betalingstermijnen.

Company code data: Correspondence / Insurance

In het daarop volgende scherm correspondentie boekhouding hoeft u geen gegevens in te vullen, maar laten zien dat de functie erg gespecificeerd kan worden. Ook bij de verzekering van de boekhouding, dat gebruikt wordt voor het verzekeren van de kredietgoederen, hoeft u niets in te vullen.

Met de button <<Sales area data>> krijgt u de tabbladen te zien met de gegevens die afhankelijk zijn van de combinatie klant/distributie kanaal. Een klant kan bijvoorbeeld fietsen bij ons kopen waarbij de groothandelprijs wordt berekend, maar als de klant een machine koopt, dan gelden voor deze klant een industriepijslijst.

Sales area data: orders

In het volgende scherm voert u in bij het order gedeelte:

Sales district                DE0010 (Northern Germany)

Sales office                  1010    (Office Hamburg)

Sales group                  110      (Gr. H1 Mr. Thomas)

Customer group           01        (Industrial customers)

Currency                     EUR    (Euro)

En bij prijsbepaling/statistiek:

Price group                  01        (Bulk buyer)

Cust.pric.proc.             1          (Standard)

Price list type               01        (Wholesale)

Cust.stats.grp               1          (Relev. f. statistics)

Sales area data: Shipping

De verzendgegevens van de opdrachtgever c.q. debiteur invoeren. De vereiste gegevens zijn in het verzendgedeelte:

Delivery priority           2          (Normal)

Shipping conditions      02        (Standard)

Sales area data: Billing document

U komt terecht bij de factuurgegevens van de debiteur. Hier vult u in:

Incoterms                    CIF      Berlin

Terms of payment        ZB01   (14 Days 3%, 30/2%, 45 net)

Acct assgmt group       01        (Domestic revenues)

Belasting gegevens:

DE Germany                MWST Output Tax 1 Liable for Tax

Sales area data:  Partner functions

In het volgende scherm staan de boodschappen van de Verkoopsector. Bekijkt u deze, er wordt geen invoer gevraagd. Ook in het laatste scherm mag u alleen de gegevens bekijken. Hier wordt ook geen actie van u verwacht.

Bewaar nu de gegevens van de klant met <<Save>> . Onder aan het scherm wordt een melding getoond, dat de debiteur is aangelegd.

Nu is de debiteur aangelegd voor bedrijfsnummer 1000, zoals aangegeven staat in de statusbalk onder aan het scherm. IN het volgende hoofdstuk gaan we met deze debiteur verder werken. Mocht u toch iets ingevoerd hebben wat u wil veranderen dan kan dat via

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable

Master records → Maintain centrally → Change

in het wijzigingsmenu. Daar kunt u het debiteurennummer invoeren. Hierna kunt u op de hierboven beschreven wijze de gegevens wijzigen.