14    FI: CREDITEURENADMINISTRATIE

14.1  Scenario factuurverwerking

14.2  Stamgegevens crediteur

Om met de crediteurenadministratie te beginnen maken we eerst een crediteur aan:

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable

Master records → Maintain centrally → Create

Vendor                                    80???

Company code                        1000

Purch. Organization                  1000

Account group             0001

Let er op dat er hier niet gebruik wordt gemaakt van een referentie, indien deze wel aanwezig is verwijder deze dan.

Na <<Enter>> kunnen de adresgegevens, land Duitsland, van deze leverancier worden ingevoerd. In het volgende scherm over de besturing (control) wordt bij belastinginformatie (tax information) aangegeven dat de betalingen aan deze crediteur inclusief omzetbelasting (Sales/pur.tax) zijn. Een paar schermen verder in het scherm “Accounting information Accounting” wanneer er gevraagd wordt naar een meeboekrekeningsnummer (Recon.account) kunt u 160000 (Trade payable – domestic) invoeren. Bij “Cash mgmnt group” vult u “A1” (Domestic) in. De betalingsconditie (“Payment terms”) is weer ZB01. De bestelvaluta is EURO. Het is niet noodzakelijk verdere gegevens in te voeren. Na het laatste scherm kunt u de invoer bewaren en noteer het nummer bij 14.1 Scenario factuurverwerking.

De crediteur is vervolgens eventueel nog te wijzigen met:

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable

Master records → Maintain centrally → Change

14.3  Factuur boeken

Er is een factuur binnengekomen van de bovengenoemde crediteur 80???.

Het betreft een factuur van EUR 500,- voor een ontvangen advies over de kleurstelling van een fiets. De meeste boekingen ontstaan uit orders, maar dit advies moeten we direct boeken. Hier komt u door:

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable

Document entry → Invoice

U werkt nu voor bedrijf 1000 (IDES AG Frankfurt). Eventueel met <<Change leading company code..>> het bedrijfsnummer wijzigen.

Geef het crediteurennummer (Vendor 80???). Geef als factuur- en documentdatum de huidige datum in (het volstaat in plaats van bijvoorbeeld 24.06.2001 alleen 240601 in te voeren of invoeren via <<F4>> (invoermogelijkheden)). Voor de valuta kiest u voor EURO. De documentkoptekst (Text) is bijvoorbeeld: Advies???. Vul nu het bedrag 500 in. Activeer de belasting (aanvinken). Geef als belastingcode VN (16% domestic input tax) op.

Controleer bij de tab “Payment” dat de betalingsconditie ZB01 is, de overige betalingscondities worden dan automatisch ingevuld.

De tegenrekeningen worden opgegeven als “items”. Voer als G/L account 417??? in en als bedrag (Doc. Currency amount) een *.

De boeking kan worden gesimuleerd met de button << Simulate>>. In dit overzicht staan de grootboekrekeningen die u beboekt. Bij de crediteur staat echter het nummer van de crediteur en door dubbel te klikken op deze journaalpost krijgt u het grootboekrekeningnummer (160000) te zien dat automatisch wordt beboekt. U ziet hier de integratie van de crediteurenadministratie en de grootboekadministratie.

De boeking is in balans en deze kan worden opgeslagen door  te klikken. Schrijf het nummer, dat dit keer door het systeem is gegenereerd, bij 14.1 Scenario factuurverwerking.

Het systeem verwacht dat u nu een volgende factuur gaat boeken. Dit scherm verlaten is dan ook alleen mogelijk via <<Exit>> en de vraag of u werkelijk wilt stoppen bevestigend beantwoorden.

Kies nu voor

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable

Document → Display

Het nummer van het laatst ingevoerde document is ingevuld. Als we met <<Enter>> dit document bekijken, dan blijkt dat na het bewaren van het document BTW ook geboekt is op de juiste grootboekrekening.

14.4  Crediteuren bewaking

Om te controleren of u wel op tijd alle rekeningen betaald heeft is er de crediteuren bewaking. Hier komt u door:

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable

Account → Display balances

te kiezen. Vul het crediteurennummer in wat u zo juist aangemaakt heeft. Het bedrijfsnummer is 1000. Met <<Execute>> krijgt u het gewenste overzicht.

Dubbelklik op een bedrag (bijvoorbeeld het bedrag dat u heeft ingevoerd) in de regel van de huidige periode.

Lijst met open posten

Om de lijst met Open Posten te bekijken neemt u:

SAP menu → Information systems → Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable

Open items

Vul nu het juiste crediteurennummer in of maak een andere selectie. Verstandig is de analyse tot een bedrijf te beperken. Met <<Execute>> komt het rapport op het scherm.

Mocht u een bepaalde set selectiecriteria vaker willen gebruiken en dus niet elke keer weer dit scherm in willen vullen, dan kunt u gebruik maken van een variant met

Goto → Variants → Save as variant…

Geef de variant de naam ???kred en een zinvolle omschrijving. Als de variant is opgeslagen is deze volgende keer bij

het opstarten van de lijst opvraagbaar met de button  en hoeft niet meer alles ingevuld te worden.

Saldilijsten

De Financiele manager wenst een overzicht te krijgen van de advieskosten, grootboekrekeningen 417000 t/m 417999, over dit jaar.

SAP menu → Information systems → Accounting → Financial Accounting → General ledger

Account balances

In het Rekeningschema kiest u voor “chart of accounts” INT, omdat het bedrijf 1000 (IDES) hier gebruik van maakt. Voor de grootboekrekeningen moet u zelf een interval van grootboekrekeningnummers selecteren. Als u gebruik maakt van de invoermogelijkheden, geef dan als bedrijfsnummer 1000 op. Een rubriek is te selecteren door bij het rekeningnummer als selectie op te geven “<rubrieknummer>*”. Het bedrijfsnummer wat gevraagd wordt is 1000. Geef het boekjaar 2000 op. Als alles ingevuld is kunt u de knop << Execute>> gebruiken, waarna een saldilijst wordt getoond.

14.5  Betaling aan een crediteur

Met de navolgende betaling maakt de Financiele manager het bedrag over van de Deutsche Bank (grootboekrekening nummer 113100) met aftrek van 3% van de kortingsbasis.

SAP menu → Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable

Document entry → Outgoing payment → Post

Als documentdatum geeft u de datum van vandaag in. Het bedrijfsnummer is 1000. Geef voor de valuta/koers de Euro.

De (bank)rekening die gevraagd wordt is 113100. Het bedrag is 485 (500 minus 3% korting). Wederom geeft u de datum van vandaag in als er gevraagd wordt om de valuta datum.

Bij de selectie van open posten wordt een rekeningnummer gevraagd, dit is het crediteurennummer: 80???, omdat het “Account type” op K (crediteuren) staat.

Door nu de knop van <<Process open items>> te nemen komt u in een volgend scherm.

Er is hier maar een open post. Geeft als korting EUR 15,- en voer de boeking uit (  ). Noteer het nummer bij 14.1 Scenario factuurverwerking.

Bij meerdere open posten selecteert u bij ‘verdere selecties’ het bedrag. Ook kunt u in dat laatste geval weer de knop <<Process open items>> gebruiken en als het goed is krijgt u nu een overzicht van alle openstaande posten. Sla de transactie op en noteer het nummer bij 14.1 Scenario factuurverwerking.

Controleer de boeking met een van de eerder geteste overzichten!