Krijg inzicht in de gemiddelde betalingstermijn van uw klanten.
Maak een verdeling van het klantenbestand naar kredietrisico.
Tracht voor zover mogelijk de klant persoonlijk te kennen.
Registreer de "interessante" persoonlijk zaken van de klant.
Weet wat het aantal en bedrag van ter incasso gegeven vorderingen is.
Ken het aantal en bedrag van oninbare vorderingen.
Zorg binnen uw bedrijf voor ogen en oren waardoor u op de hoogte blijft.
Prospectfase:
Zorg dat uw verkopers/debiteurenbeheerders regelmatig actuele lijsten of bestanden krijgen met kredietwaardige prospects.
Maak een analyse van uw klantenbestand en zoek naar doelgroepen (klanten met veel omzet en goed betalingsgedrag). Zoek juist overeenkomstige prospects.
Richt uw marketing activiteiten juist op die doelgroepen en niet op andere combinaties.
Acceptatiefase:
Zorg voor actuele Algemene Voorwaarden en deponeer ze.
Zorg dat de klant ze krijgt voor de koop.
Leg vast wie beslist in geval van afwijkende voorwaarden.
Zorg dat duidelijk is wie beslist of een bepaald kredietrisico aanvaardbaar is.
Bepaal of korting gegeven kan worden indien snel betaald wordt.
Bevestig altijd schriftelijk een opdracht (ook mondelinge).
Zorg voor zekerheden in plaats van twijfel. Dat doet een ander bedrijf ook met u als ze twijfelen.
Zorg dat alle afspraken en toezeggingen schriftelijk worden vastgelegd. ( ook tijdens de uitvoering van de werkzaamheden of levering van de goederen !!!).
Discutabele omzet wordt het vurigst verdedigd. Wees duidelijk. Accepteer geen contracten met vage verhalen of afspraken.
Facturatie & monitoring fase:
Zorg dat snel en foutloos op basis van de gemaakte afspraken wordt gefactureerd.
Zorg dat u inzicht heeft en houdt in de factuurdata en overeengekomen betaaltermijnen.
Zorg dat u geïnformeerd wordt omtrent wijzigingen van naam en rechtsvorm, verzoeken tot uitstel van betaling, personeelswisselingen en hoge voorraadvorming bij uw debiteur.
Zorg dat u op de hoogte blijft van aanzienlijke wijzigingen in levensstandaard, onderhoudstoestand van gebouwen, publicaties in vakbladen, geruchten in de markt en wijziging van werktijden bij uw debiteuren.
Incasso fase:
Checklist telefonisch incasseren:
Wacht niet te lang met bellen maar bel op tijd. Werk altijd volgens een plan of schema.
Bedenk vooraf wat de toonzetting van het gesprek moet zijn, zakelijk, vriendelijk of streng.
Bereidt het gesprek goed voor en houdt de benodigde informatie bij de hand zodat onterechte tegenwerpingen direct kunnen worden weerlegd.
Vindt de oorzaak van de non-betaling.
Betalingsregelingen : niet meer dan 4 termijnen !!
Ga eerst na of levering, toezeggingen en facturering van uw kant volledig zijn nagekomen en correct zijn alvorens te bellen.
Neem klachten "serieus" en handel ze serieus af.
Probeer iets tegenover de betaling te stellen (bijvoorbeeld het uitleveren van een vastgehouden bestelling).
Zoek uit wie de verantwoordelijke persoon is bij uw debiteur en vraag direct naar hem of haar.
Schrijf alle gemaakte afspraken op en bevestig dit schriftelijk. (voorkom hierbij e-mail).
Herhaal aan het einde van het gesprek de door de debiteur gedane toezeggingen.
Help de debiteur herinneren aan zijn toezegging door een dag voordat de termijn verstrijkt even te bellen.
Ook al heeft u het vertrouwen in de debiteur verloren: blijf altijd correct!
Checklist aanmanen:
Zorg dat u uw afnemer op tijd herinnert aan zijn betalingsverplichting.
Stuur b.v. 7 dagen na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur een betalingsherinnering.
Geen reactie? Schrijf niet opnieuw, maar telefoneer of bezoek de debiteur.
Vindt de oorzaak van de non-betaling.
Geen tijd? Stuurt u de debiteur een tweede, laatste schriftelijke betalingsherinnering. Wijs de debiteur in uw brief op uw Algemene Voorwaarden, maar speciaal op de rente- en incassokosten clausules.
Neem op tijd actie: dat wil zeggen 5 dagen na het verstrijken van de termijn van de eerste betalingsherinnering.
Geef openstaande vordering na 2 tot 4 maanden uit handen.
Vragen :
Waarom besteedt u teveel aandacht aan slecht betalende klanten?
Waarom betalen uw vaste klanten nooit op tijd? of pas na 80 dagen?
Zijn uw late betalers ervan op de hoogte dat u weleens geld moet bijlenen vanwege het slechte betalingsgedrag?
Denkt u uw klant kwijt te zijn als u deze telefonisch of schriftelijk op zijn late betalingen wijst?
