03 - Het tweegesprek

Het tweegesprek 

Inleiding

Er is sprake van een tweegesprek als twee personen met elkaar in gesprek zijn. Bij meer dan twee personen spreken we van een groepsgesprek.

Tweegesprekken kunnen gestructureerd verlopen, m.a.w. de gesprekonderwerpen worden in een vast format besproken.

De onderwerpen kunnen vaststaan maar niet de volgorde. De volgorde komt dan spontaan tot stand. Een van de twee moet dan wel de leiding nemen.
Dit noemen we een half gestructureerd gesprek.

Er kunnen ook ongestructureerde tweegesprekken zijn. Bij voorbeeld bij een balie van Sociale Zaken bij een acute hulpvraag. Er is dan geen agenda en het gesprek kan dan niet gestructureerd verlopen.

Leiding van een tweegesprek

Bij een tweegesprek komt altijd de vraag aan de orde wie het gesprek gaat leiden. Dit zal vaak degene zijn die zich verantwoordelijk voelt voor het gespreksresultaat. Echter het kan ook een competentiestrijd zijn tussen gesprekspartners. Vaak neemt de initiatiefnemer van het gesprek dan de leiding.

De structuur van het gesprek

In principe geldt voor een tweegesprek een eenvoudige structuur: Inleiding, verloop/kern, afronding. Eventueel voorgaand kan er ook nog een voorbereidingsfase zijn. Er moet nagedacht worden hoe het gesprek er uit dient te zien, wat de onderwerpen moeten zijn, wat is het uiteindelijke doel, in welke volgorde worden de onderwerpen behandeld, wat moet worden behandeld, wat zijn de argumenten voor en tegen? Ook kan het verstandig zijn om de argumenten van de ander proberen te onderkennen. Je anticipeert dan op het gesprek.

Een gesprek kent taakgerichte en relatiegerichte elementen.

  • Taakgerichte elementen zijn die elementen die inhoudelijk bijdragen om het gespreksdoel te behalen. Dit wordt ook wel inhoudsniveau genoemd.
  • Relatiegerichte elementen dragen bij om het gesprek in een positief klimaat te laten verlopen. Het zogenaamde betrekkingsniveau.

Zowel de zender als de ontvanger dienen aan beide elementen aandacht te geven om het gesprek goed te laten verlopen. Indien een van beiden zich niet aan deze gedragscode houdt, dient de ander zich professioneel op te stellen. Als voorbeeld dient weer de ambtenaar van Sociale zaken die een boze client op het spreekuur krijgt. 

A. De inleiding

In de inleiding vindt afstemming plaats over de behandeling van de gesprekonderwerpen.

Taakgerichte afspraken:

  • onderwerp(en) afspreken
  • geef de doelen aan
  • bespreek de agenda van het gesprek

Relatiegerichte activiteiten:

  • probeer de ander op zijn gemak te stellen
  • controleer of de ontvanger zich kan vinden in de opzet van het gesprek
  • stel vragen.
  • let ook op de non-verbale signalen, o.a. de interesse die mensen aan de dag leggen.

B. Het verloop van het gesprek

Taakgerichte activiteiten:

  • lever een inhoudelijke bijdrage: duidelijk formuleren; vraag feedback, luister goed, vraag door, vat samen.
  • Bewaak de lijn/agenda van het gesprek; geef het punt aan, leid altijd weer terug naar het punt, rond een punt af, vat het punt samen.
  • Stel vragen!

Relatiegerichte activiteiten:

  • laat de gesprekspartner aan bod komen in het gesprek
  • sta open voor de inbreng van de ontvanger
  • luister goed naar de ontvanger
  • let op houding, vraag door, vat samen, spiegel
  • controleer steeds of je nog op dezelfde golflengte zit. Let ook op non-verbale signalen!

C. De afronding van het gesprek

Een afronding heeft tot doel om het gespreksresultaat voor beide gesprekspartners vast te stellen en ook om het gesprek op een prettige manier te beëindigen.

Taakgerichte activiteiten

  • geef een samenvatting
  • trek een conclusie
  • vat een besluit samen
  • neem een besluit
  • maak afspraken

Controleer of de ontvanger zich kan vinden in de afspraken.

Relatiegerichte activiteiten:

  • controleer of het gesprekresultaat geaccepteerd wordt. Let ook op non-verbale signalen!
  • Bied een laatste mogelijkheid om iets aan de orde te stellen
  • Beëindig het gesprek positief.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.