04 - Het groepsgesprek

Het groepsgesprek

Inleiding

Het groepsgesprek heeft een andere insteek dan het tweegesprek. In het groepsgesprek heb je met diverse persoonlijkheden te maken,maar ook met diverse agenda’s. Dit maakt het voeren van een groepsgesprek lastig. In het vervolg passeren de diverse types tijdens een groepsgesprek de revue.

Welke soorten groepsgesprekken kennen we?:

A. werkoverleg
B. werkinstructieoverleg
C. sollicitatiegesprek
D. Managementteamoverleg
E. Raad van Toezicht/Raad van Bestuur

A. Het werkoverleg is meestal in het leven geroepen als platform waar medewerkers zaken omtrent het werk kwijt kunnen. Het gaat dan meestal over praktische zaken, die het werk kunnen verbeteren, vereenvoudigen of vergemakkelijken. De leidinggevende neemt besluiten omtrent deze aanpassingen in de werkprocessen. Overigens kan de leidinggevende ook met voorstellen komen.

B. Het werkinstructieoverleg is bedoeld om de medewerkers te instrueren hoe het werk gedaan moet worden. In tegenstelling met het werkoverleg is dit overleg sterk top-down. De leidinggevende geeft aan: wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe aan.

C. Een sollicitatiegesprek zal vaak met meer dan 2 personen plaatsvinden. In de informatie van WR is hierover voldoende te vinden. Op deze plek wordt hier niet verder over uitgeweid.

D. Het MT is een werkoverleg op een hoger niveau. In het werkoverleg zullen hoofdzakelijk beslissingen op uitvoerend niveau genomen worden. Binnen het MT zullen deze beslissingen voornamelijk op strategische en gedeeltelijk ook op tactisch niveau liggen. Het MT zal bijna altijd voorgezeten worden door de algemeen directeur.

E. De RvT/RvB toetst het beleid van de directie. In de functie van controller is het bijna onvermijdelijk dat de directeur zijn rechterhand, de controller, verzoekt hem bij te staan tijdens dit overleg. De controller zal met name om zijn expertise op het gebied van financien en control geraadpleegd worden.

Typering groepsdeelnemers

Binnen een groepsgesprek zijn de diverse gesprekpartners te typeren. Onderstaande beschrijvingen zijn niet limitatief. Er zullen ook gradaties zijn en sommige types kunnen vermengen. In basis zijn dit wel de types die het meest voorkomen. Zeker als leidinggevende en voorzitter van een overleg kom je met alle types in aanraking. Eigenlijk komt het sociologisch gedrag van personen in de groepsgesprekken aan de orde.

Binnen de gesprekken kunnen we vaste patronen onderscheiden, die we rollen noemen. Rollen hebben te maken met individueel gedrag, herkenbare en typerende competenties bij personen.
De sociologie geeft in deze gevallen de mogelijkheid in elk gewenst sociaal verband, de samenstellende rollen te ontwerpen en vast te leggen in profielen.
Werkoverleg heeft te maken met het gezamenlijk komen tot resultaten, de sociale verbanden die ontworpen moeten worden, moeten gericht zijn op het behalen van deze resultaten. Daar ligt de uitdaging voor de manager.

Hieronder bespreken we een veelvoorkomend teamconcept. Op deze manier kan iedere manager voor zichzelf bezien of al deze rollen en competenties binnen zijn team zitten. Zo niet dan moet er aangevuld worden.
Waarnemingen binnen groepen worden vaak vertaald in gedrag.
Een afdeling blijkt goed te kunnen samenwerken en is tevreden over het resultaat van een reorganisatie. Samenwerken en tevreden zijn voorbeelden van gedrag.

Een rol kunnen we typeren als een algemeen herkenbaar gedragspatroon, een herkenbare verzameling van voorspelbare gedragingen. Het is voor de mens mogelijk om in verschillende situaties andere rollen te vervullen.

De brononderzoeker

Rol:

  • Ideeën, ontwikkelingen en informatie die buiten het bedrijf spelen worden naar binnengebracht
  • Onderhandelt op formele en informele manier buiten het bedrijf en verwerft hierdoor nieuwe mogelijkheden
  • Kan goed improviseren

Eigenschappen:

  • extraverte dominante persoonlijkheid
  • onderscheidt zich door zijn manier van onderzoeken, verkennen en toetsen
  • Ziet altijd positieve mogelijkheden in nieuwe situaties
  • Heeft het vermogen om de teamprestaties te vertalen voor de buitenwereld als ambassadeur.

Gedrag in het team:

Wat is acceptabel:

  • gedraagt zich onrustig, heeft soms wat dominant gedrag
  • is zeer gedreven, soms overenthousiast
  • heeft weinig gevoel bij implementatie van ideeen, etc.

Niet acceptabel:

  • besteedt teveel tijd aan niet terzake doende onderwerpen
  • pretendeert afspraken te “vergeten”
  • Is geen teamplayer, zal geen inzet vertonen als er minder te doen is.

De specialist

Rol:

  • Heeft zich gespecialiseerd op een bepaald gebied. Bijvoorbeeld Controlling
  • Goede technische vaardigheden op zijn vakgebied
  • Hanteert professionele standaarden

Eigenschappen:

  • is deskundig op zijn vakgebied
  • beperkte aandacht voor andere vakgebieden
  • Concentreert zich meestal op 1 zaak

Gedrag in het team:

Wat is acceptabel:

  • legt de nadruk op professionele normen
  • kwaliteit is belangrijk en hij accentueert dat
  • is sterk voor technische verbeteringen

Niet acceptabel:

  • luistert niet goed
  • vertoont autoritair gedrag
  • accepteert geen ideeen van anderen
  • isoleert zich, onttrekt zich aan het groepsgebeuren
  • heeft de neiging de machtswellusteling uit te hangen

De voorzitter

Rol:

  • Bewaakt de procedures, bepaalt de prioriteiten, bepaalt de spelregels
  • Vat beslispunten samen
  • Schat de mogelijkheden en capaciteiten van iedereen in
  • Benut die mogelijkheden en capaciteiten voor het bereiken van het doel

Eigenschappen:

  • Dwingt respect af door charisma en expertise, heeft persoonlijkheid en uitstraling
  • Kan “gevoel” voor het doel oproepen
  • Heeft een goed gevoel voor timing
  • Heeft een heldere communicatieve stijl

Gedrag in het team:

Wat is acceptabel:

  • Is dominant aanwezig
  • Bezit van nature weinig orginaliteit en creativiteit
  • Is geen intellectueel

Niet acceptabel:

  • kan bekrompen zijn
  • te groot ego
  • kortzichtigheid
  • starheid
  • gebrek aan leiderschap

De waarschuwer

Rol:

  • Geeft gevraagd en ongevraagd probleemanalyses
  • Evalueert ideeën
  • Geeft kritisch tegenspel

Eigenschappen:

  • Is zeer intelligent
  • Kan koel zijn en zeer kritisch
  • Heeft vaak een objectieve blik
  • Doorziet complexe situaties

Gedrag in het team:

Wat is acceptabel:

  • Is kritisch, maar lijkt minder gemotiveerd om het uiteindelijke doel te bereiken
  • Heeft de neiging om saai te zijn, veroorzaakt geen warm gevoel bij de anderen
  • Serieusheid, ernstig, geen neiging tot overmatig enthousiasme

Niet acceptabel:

  • veroorzaken van lange doorlooptijden door alles tot achter de komma uit te zoeken
  • tactloosheid, grof gedrag

De maker/producent

Rol:

  • Benoemt prioriteiten, geeft het uiteindelijke doel aan
  • Is gefocust op het doel, geeft daardoor alle discussies richting naar het doel
  • Probeert doelen, ideeën, overwegingen, praktische voorbeelden te integreren
  • Neemt de leidinggevende rol op zich

Eigenschappen:

  • Is zeer gedreven en ambitieus
  • Heeft veel energie
  • Voelt zich onafhankelijk

Gedrag in het team:

Wat is acceptabel:

  • Correctie van vaagheden binnen de discussie
  • Druk en nerveus gedrag

Niet acceptabel:

  • zijn drammerigheid
  • zijn soms streberig gedrag
  • het veroorzaken van ruzies
  • neiging tot paranoia, overgevoeligheid voor negatieve reacties
  • arrogantie en ander irritatie opwekkend gedrag

De afmaker/nadenker

Rol:

  • let erop dat het eindresultaat in orde is, dus dat er niets mis gaat en ook niets wordt vergeten
  • Heeft gevoel voor zaken die extra zorg en aandacht vragen
  • Houdt de tijdsplanning in de gaten door middel van voortgangscontrole
  • Heeft door zijn expertise invloed op het team

Eigenschappen:

  • Heeft een zeer sterk karakter, laat zich niet in een hoek zetten
  • Is wel introvert en vaak stil. Een kracht op de achtergrond
  • Probeert altijd de juiste balans te vinden tussen gevoelens van onbehagen en orde en doelmatigheid

Gedrag in het team:

Wat is acceptabel:

  • Enige onrust en ongedurigheid
  • Aan de orde stellen van oppervlakkigheden

Niet acceptabel:

  • aanhoudend klagen en zeuren, de procedure oprekken
  • zich verliezen in details, zodat het overzicht verdwijnt

De bedenker

Rol:

  • Genereert essentiële nieuwe wegen en ideeën op basis van zijn empirisch vermogen
  • Krijgt vastgelopen processen weer vlot
  • Ziet de grote lijnen die leiden tot het uiteindelijke doel en kan die ook vasthouden

Eigenschappen:

  • Intelligentie
  • Blijft origineel en onafhankelijk
  • Heeft een sterke verbeeldingskracht

Gedrag in het team:

Wat is acceptabel:

  • Is niet altijd praktisch
  • Komt zeer wetenschappelijk over
  • communicatieproblemen

Niet acceptabel:

  • slordig zijn
  • verwardheid

De bedrijfsman

Rol:

  • Organisator van het werk
  • Geen woorden maar daden
  • Vertaling van plannen, ideeën en diverse strategieen in de praktijk, bijvoorbeeld in procedures
  • Is zeer systematisch en doelmatig in de uitvoering

Eigenschappen:

  • Houdt de realiteit van alledag in de gaten
  • Heeft gezond verstand, gebruikt dit ook en is praktisch daarbij
  • Heeft een goede discipline en is zeer beheerst
  • Is een expertdeskundige op het gebied van het centrale onderwerp

Gedrag in het team:

Wat is acceptabel:

  • een verminderde flexibiliteit
  • wantrouwen tegen dromers en mensen die met ideeën komen die hun waarde in de praktijk nog niet bewezen hebben
  • de wens om structuur in organisatie en afspraken

Niet acceptabel:

  • discussie over machtpositie, het eigen gelijk
  • volstrekte afwijzing van nieuwe zaken
  • afwijzing van zaken die niet in het oorspronkelijke plan genoemd zijn

De groepswerker

Rol:

  • Stimuleert een goede onderlinge communicatie
  • Is mediator in conflicten
  • Coach voor de groep, versterkt en onderhoudt de onderlinge teamspirit
  • Ondersteunt groepsleden om hun sterke kanten verder uit te bouwen
  • Zwakke kanten van groepsleden onderkennen en verbeteren

Eigenschappen:

  • Goed in samenwerking, wil altijd helpen
  • Is uiterst flexibel
  • Goede luisteraar
  • Is loyaal aan het bedrijfsdoel

Gedrag in het team:

Wat is acceptabel:

  • Beïnvloeding gedrag groepsleden
  • Probeert verschilpunten te relativeren

Niet acceptabel:

  • Passief gedrag, niet kunnen besluiten
  • Geen besluiten kunnen nemen
  • Door gezelligheid te laten prefereren de voortgang in de weg staan

Bovenstaande 9 rollen worden nooit op de manier vervult zoals hierboven is aangegeven. Er zullen mengvormen ontstaan. Bijvoorbeeld voorzitter/bedrijfsman.

Rollen kunnen elkaar ook uitsluiten. Dit zijn combinaties die niet goed mogelijk zijn.

De rollen moeten aanvullend zijn in het groepsproces. Die bewustwording moet ook in de groep leven, anders zijn gezamenlijke projecten tot mislukken gedoemd.

Beïnvloeding van groepen

Als manager wil je een groepsgesprek beïnvloeden. Een manager is vaak voorzitter van een groepsgesprek.

Definitie beïnvloeding van groepen:

Voorlichting en begeleiding geven aan een groep mensen. Onderlinge uitwisseling van ervaringen tot stand brengen, onderlinge hulp stimuleren en vertrouwen in de positieve mogelijkheden van het groepsverband bevorderen.

Met welke zaken moet er rekening gehouden worden tijdens een groepsgesprek:

  • Er moet duidelijkheid zijn over de mogelijkheden van de groep
  • Duidelijke afspraken maken over de inbreng van de leidinggevende en de groep. De inbreng tussen beide deelnemers zal uiteraard verschillen
  • De randvoorwaarden voor het functioneren van de groep moeten duidelijk zijn
  • Deelnemers moeten worden aangespoord zich te uiten en inbreng te hebben
  • Probeer de onderlinge relatie tussen deelnemers te onderkennen en te gebruiken
  • Betrek deelnemers (medewerkers) bij het oplossen van misverstanden, spanningen en knelpunten
  • Benoem de geschilpunten binnen de groep, maar leg de nadruk op de overeenkomsten
  • Geef doelen aan die passen bij de door de groep te leveren inspanning
  • Treed als leidinggevende op als belangenbehartiger van de groep
  • Geef als leidinggevende het goede voorbeeld. Probeer in te springen waar nodig
  • Toon regelmatig waardering
  • Signaleer successen die door of met behulp van de groep bereikt zijn en
  • Vier deze successen
  • Markeer bereikte doelen en behaalde prestaties duidelijk.

Ook de groep kan zelf het groepsproces beïnvloeden:

  • Deelnemers geven eigen grenzen aan
  • Deelnemers geven aan wat van de leidinggevende/voorzitter verwacht wordt
  • De rol van de leidinggevende kan worden overgenomen door dominante groepsleden
  • Deelnemers enthousiasmeren elkaar
  • Deelnemers stellen zich afwachtend op, tonen geen initiatief
  • Er is coherent gedrag, er wordt als een geheel gefunctioneerd
  • De groep is heterogeen, onderling sterk verdeeld, medewerkers spelen elkaar uit
  • Er is een sterk vertrouwen of juist wantrouwen in de leiding
  • Er is twijfel over de kwaliteiten van de leiding
  • Deelnemers zorgen voor goede relaties binnen de groep
  • Deelnemers verpesten de sfeer, pesten of vernederen andere deelnemers.

Bij storingen in het optreden van de groep moet de leidinggevende nagaan hoe het staat met de competenties, in eerste instantie van zichzelf, in tweede instantie van die van de groepsleden op het gebied van luisteren, aanpassingsvermogen, sensitiviteit en flexibiliteit.

Negatief, maar ook in mindere mate positief, gedrag lijkt eenvoudiger aan- dan af te leren. Elk gedrag leidt namelijk tot een reactie. Dit kan zijn, meer invloed op het groepsproces en daardoor tot succes. De leidinggevende moet door invloed uit te oefenen op het groepsproces een kader scheppen om een evenwicht te bereiken wat leidt tot een positieve richting van het proces. Een negatieve houding van de groep vereist dus meer competenties van de leidinggevende.

Verbeteringen van het groepsproces:

  • niet betrokken medewerkers en groupe duidelijk laten formuleren welke doelen zij willen bereiken en tevens laten aangeven op welke manier en met welke methode.
  • Sterk dominerende medewerkers betrekken bij het proces door ze de volgende vragen te stellen:
    - Zijn er mogelijkheden om anderen meer open te krijgen tijdens het gesprek?
    - Heb je enig idee hoe je gedrag op anderen overkomt?
    - Letten op intonatie en lichaamshouding bij anderen om enig idee te krijgen wat een ander voelt en/of reageert op de dominantie?
    - Oefenen met een andere intonatie en lichaamshouding
    - Pas een andere tactiek toe als je je doelen niet bereikt
  • Sterk dominerende medewerkers wijzen op:
    - zijn boodschap niet overkomt omdat zijn gedrag anderen irriteert
    - zijn gedrag niet bevordelijk is voor het groepsproces
    - hij zonder gezichtsverlies beter zijn eigen gedrag kan aanpassen dan ter vergadering ter verantwoording geroepen te worden
    - Afspraken met hem maken om signalen te geven als het gedrag aangepast moet worden
  • Bij spelletjes spelende of anderszins storende medewerkers duidelijk aangeven waar de tolerantiegrens van de groep ligt
  • Consequenties benoemen bij ongewijzigd storende gedrag
  • Wees wel voorzichtig. Hou rekening met je eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Er mag geen twijfel bestaan over de maatregelen die je kunt toepassen.

Overtuigen in groepsprocessen

Mensen overtuigen van jouw argumenten is een belangrijke bezigheid in groepspocessen. Vooral als manager zul je vaak mensen moeten overtuigen van de juistheid van beslissingen.

Definitie van “Overtuigen’

Gedrag dat erop gericht is om mensen te overtuigen van een andere mening of visie en om instemming te krijgen voor nieuwe ideeën, plannen, besluiten en handelingen.

Waar hou je rekening mee tijdens een groepsgesprek?:

  • Zorg voor een goede voorbereiding over een onderwerp van gemeenschappelijk belang en bepaal het te bereiken doel
  • Leg helder uit welke argumenten van een ander niet kloppen en veranderd moeten worden
  • Breng een idee steeds op andere manieren naar voren
  • Benoem de voordelen die de groep heeft bij veranderingen
  • Probeer het juiste moment te bepalen om je argumenten naar voren te brengen
  • Blijf enthousiast over het te bereiken doel en de kansen en mogelijkheden om dit doel te bereiken
  • Benoem de nadelen als de groep niet zwicht voor argumenten
  • Zoek een win-win-oplossing bij negatieve geluiden
  • Toon begrip bij negatieve geluiden, probeer met humor toch het proces in de goede richting te sturen
  • Ga onmiddellijk op positieve reacties. Gebruik die reactie om in duidelijke stappen richting doel te gaan
  • Hou argumenten in reserve om een zojuist genomen besluit of bereikte instemming nog eens te bevestigen

De andere kant van de tafel:

  • Geef duidelijk aan dat een voorstel tot mislukken gedoemd is
  • Kom met voorstellen die in de goede richting lijken te gaan, maar je eigen ideeen ondersteunen
  • Gebruik je voorstellen om volstrekt andere (jouw) doelen te realiseren
  • Ga een machtstrijd aan om te winnen
  • Blijf beweren dat de voorstellen slecht zijn voor de groep
  • Werp steeds dezelfde bezwaren op tegen onontkoombare beslissingen. Waak wel voor Don Quichotte gedrag!
  • Leg je schijnbaar bij een beslissing neer, maar accepteer die in feite niet.

Bij sommige van de items is al sprake van ondermeinend gedrag. Dat is zeer slecht voor een organisatie. Ondermijnend gedrag is moeilijk te onderkennen, het werkt contraproductief.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.