Dagboeken en subadministraties - Deel 3

Dagboeken
Tot nu toe hebben we van elk boekingsdocument een aparte journaalpost gemaakt.
Vervolgens hebben we de grootboekrekeningen post voor post bijgewerkt. We spreken in dit geval van enkelvoudige journaalposten en enkelvoudige overdrachtsposten.

In een handmatig gevoerde administratie kan dit enorm veel werk met zich brengen. Daarom is er in de tijd van het handmatig boekhouden naar een methode gezocht om dit proces sneller te laten verlopen. Dit gebeurde door de financiële feiten, na het sorteren en nummeren te noteren in een dagboek. Vanuit het dagboek worden de journaalposten gemaakt in het journaal.

Als volgt:



Dagboek posten van de financiele feiten:
• Inkopen op rekening: Inkoopboek
• Verkopen op rekening: Verkoopboek
• Ontvangsten en betalingen per giro: Giroboek
• Ontvangsten en betalingen per bank: Bankboek
• Ontvangsten en betalingen per kas: Kasboek
• Overige mutaties: Diverse - postenboek of Memoriaal


We nemen het inkoopboek als voorbeeld. Als een onderneming inkoopfacturen ontvangst dan noteert hij deze in het inkoopboek. Een inkoopboek kan er aan het eind van de maand januari als volgt uitzien:

Per dagboek wordt periodiek (aan het einde van de week of aan het einde van de maand) het totaalbedrag bepaald en ge - journaliseerd.

Van de bovenstaande financiele feiten worden geen aparte journaalposten gemaakt, maar wordt als een geheel gejournaliseerd. Van dit inkoopboek wordt het volgende journaal gemaakt:



Vervolgens werkt men aan de hand van het journaal de grootboekrekeningen bij, dus ook in totaalbedragen. We spreken in dit geval van collectieve journaalposten en collectieve overdrachtsposten.

U begrijpt dat het journaliseren en boeken van totaalbedragen minder tijd vraagt dan het post voor post journaliseren en boeken. De methode van collectieve overdrachtsposten wordt tegenwoordig niet meer gebruikt omdat het bezwaar van het vele werk wordt weggenomen door het gebruik van de computer.

Computerboekhouden
Bij het computerboekhouden worden alle financiële feiten post voor post geboekt. Bij de computerboekhouding wordt echter wel gebruikgemaakt van de term dagboek. Voordat de financiële feiten worden geboekt, worden de boekingsdocumenten eerst gesorteerd. De gesorteerde boekingsdocumenten worden daarna in een dagboek van de computer geboekt. Op basis van de boekhouding in een dagboek van de computer, zorgt de computer ervoor dat de grootboekrekeningen worden bijgewerkt.

Het aantal dagboeken en de gebruikte soorten dagboeken is afhankelijk van het bedrijf. Vervolgens worden de volgende dagboeken gehanteerd.
• Inkoopboek
• Verkoopboek
• (post)bankboek
• Kasboek
• Diverse-postenboek of Memoriaal

Inkoopboek
Het inkoopboek wordt gebruikt voor de inkopen op rekening en voor de retourinkopen. Voor het bijwerken van gegevens ontvangt het bedrijf facturen en of creditnota’s van leveranciers. Het is een factuurboek want voor het bijwerken van het inkoopboek is een inkoopfactuur of een ontvangen creditnota nodig. Let op; contante inkopen komen niet in het inkoopboek maar in het kasboek.

Verkoopboek
Het verkoopboek wordt gebruikt voor de verkopen op rekening en voor de retourverkopen. Het bijwerken van verkoopboek is nodige alle verzonden facturen naar afnemers en of de creditnota’s. Contante verkopen komen niet in het verkoopboek maar in het kasboek.

(Post) bankboek
Het (post)bankboek is voor de ontvangsten en uitgaven per (post)bankboek. Het (post)bankboek wordt bijgewerkt aan de hand van de bankafschriften. Het is gebruikelijk om voor elke (post)bankrekening die de onderneming gebruikt een eigen bankboek te maken. Als een onderneming dus een rekening heeft bij de Postbank en bij de Rabobank, dan zij er twee bankboeken: Postbankboek en Rabo bankboek. Als de onderneming geen postbankrekening heeft is er natuurlijk ook geen Postbankboek. Het (post)bankboek is een financieel boek.

Kasboek
In het kasboek worden de ontvangsten en uitgaven per kas genoteerd. Het kasboek wordt bijgewerkt aan de hand van kasbewijzen. Een voorbeeld van een kasbewijs is de kassabon die je ontvangt als je iets per kas betaalt. Per kas betalen noemt men contant betalen. Het Kasboek is een financieel boek.

Diverse-postenboek of Memoriaal
Boekingsdocumenten die niet in een van de vorige dagboeken ondergebracht kunnen worden, komen in het diverse-postenboeken. Het diverse postenboek wordt ook memoriaal genoemd. Een voorbeeld van zo’n post is het priveverbruik van goederen.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.