01 - Introductie
Wat is debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer is een verzamelnaam voor een aantal activiteiten, die binnen de boekhouding plaatsvinden. Maar debiteurenbeheer strekt zich ook uit buiten de boekhouding. Denk aan, verkoop, marketing, beleid en communicatie.
Hoezo verkoop?
- Verkeerde item ingetikt, rode i.p.v. groene pennen
- Andere betalingstermijn afspreken
- levering op een later tijdstip i.p.v. gelijk aanleveren.
Hoezo Marketing, Communicatie en Beleid?
- Niet van tevoren besproken kortingen
- Nieuwe acties
- Afwijkend beleid
- Gewoon niet doorgeven van...
Activiteiten van debiteuren?
Het boeken van kas, bank en giro vindt binnen de boekhouding plaats, maar hoeft niet per se een debiteuren aangelegenheid te zijn. Denk aan centrale of externe boekingen via bijvoorbeeld een Shared Service Center.
Boeken
Het boeken, vanuit kas bank en giro, van openstaande facturen is een secure aangelegenheid, omdat er:
- Uitzoeken deelbetalingen
- Klachten behandelen en
- Kortingen na de betalingen naar voren laten komen
Aanmanen
Aanmanen is te splitsen in:
- Schriftelijke aanmanen
- Telefonisch incasseren
Limietbepaling
Nieuwe klanten worden door sales aangebracht en moeten worden voorzien van een limiet.
Kredietbepaling
Het is soms van belang dat in bepaalde branche klanten op krediet kunnen afnemen.
Andere debiteurenactiviteiten
- Kortingen boeken. Korting voor het versneld betalen van facturen is veelal tijdsafhankelijk.
- 2% korting voor betaling binnen 8 of 14 dagen, terwijl 30 dagen zonder korting is.
Levering op krediet
Levering op vooruitbetaling
Debiteurenbeleid
Handelen binnen de kaders die in overleg met de directie zijn neergelegd.
Debiteuren risico's
- Tijd: Uitstel van betaling > Betalingsregeling
- Niet willen/kunnen betalen > Wanbetaling
- Faillissement (Overmacht)
- Klant is niet bekend bij KVK
- Verdwenen met onbekende bestemming
- Uiteen gaan van de Vennoten (VOF)
Klachtenregistratie
Het registreren van de binnenkomende klachten, welke veelal factuur gerelateerd zijn, en het volgen van de klacht tot en met de afhandeling ervan.
Debiteurenbeheer wordt ook wel omschreven als
- Credit Management
- het beheren van de inkomende geldstroom
- Incasseren openstaande vorderingen
Het is geen crediteurenbeheer. Crediteuren beheren de uitgaande geldstroom.