02 - Belproces debiteuren

Bij facturen die onbetaald blijven, heeft de klant misschien een extra geheugensteuntje nodig of misschien is er iets mis met de factuur. Om dit boven water te krijgen, kun je klanten (naast het schriftelijk aanmanen) telefonisch benaderen. Er kunnen eigenlijk maar twee redenen zijn dat een factuur niet betaald is: De klant wil niet betalen of de klant kan niet betalen. De meest voorkomende reacties bij telefonische benadering inzake openstaande facturen zijn hieronder weergegeven.

Goedemiddag dhr./mevr. u spreekt met ………… van Shoepro BV. Spreek ik met de crediteurenafdeling? Of: Ik ben op zoek naar iemand van de crediteurenafdeling.

Ik bel u inzake een (aantal) openstaande factu(u)r(en):
* Ik ga daar niet over.

  • Vragen naar juiste persoon, laten doorverbinden of contactgegevens van de verantwoordelijke vragen.
  • Indien niet in gesprek met verantwoordelijke, gegevens mailen/faxen naar verantwoordelijke en een belafspraak proberen te maken.

* Ik heb geen hier geen tijd voor.

  • Vervolg belafspraak maken of mailadres/faxnummer vragen en gegevens mailen/faxen.

* Ik heb de factuur nooit ontvangen.

  • Kopie van de facturen opsturen, faxen of mailen.
  • Vervolg belafspraak maken inzake betaling

* De factuur is onjuist.

  • Bekijken of er eerder een klacht is geweest, of deze reeds opgelost is of nog opgelost moet worden.
  • Klacht inzake factuur registreren en doorzetten naar klachtoplosser of zelf oplossen, hierna klant informeren over oplossing.

* De factuur heb ik reeds betaald.

  • Informeren wanneer de factuur is betaald, het bedrag en met welke omschrijving.
  • Als betaling niet te vinden is, klant vragen om een bewijs van betaling.

* De facturen worden automatisch geïncasseerd.

  • Controleren van bankgegevens, indien correct, nogmaals incasseren.
  • In geval van storneren, vragen naar reden en hierna de klant handmatig laten betalen of opnieuw incasseren

* Ik kan de factuur niet betalen.

  • Klant vertellen dat je bereid bent om een betalingsregeling te treffen (maximaal vier termijnen), tevens klant vertellen dat dit zijn laatste optie is, indien de regeling niet wordt nagekomen, de vordering uit handen wordt gegeven.
  • Betalingsregeling telefonisch afspreken met klant en de regeling op papier zetten, aan klant verzenden en laten ondertekenen en retourneren.
  • Als een betalingsregeling geen optie is voor de klant, een laatste kans geven voor betaling, indien de klant zich hier niet aan houdt,
  • ingebrekestelling versturen en eventueel vordering uit handen geven.

* Oh ja, die factuur ga ik betalen…..

  • Aan klant vragen wanneer de betaling plaats gaat vinden en of hij wel echt alle gegevens heeft.
  • Betalingsdatum in de gaten houden en kijken of de betaling echt wel binnen komt.

* De verantwoordelijke is op vakantie, dus de factuur wordt over een maand betaald.

  • Door blijven vragen naar de verantwoordelijke voor de betalingen, desnoods vraag je door naar de directeur, er moet iemand zijn, de salarissen worden waarschijnlijk ook betaald tijdens de vakantie van de verantwoordelijke.

* Na een soortgelijke smoes, zoals bovenstaand omschreven, kan het beste op de volgende

  • manier antwoord worden gegeven: Hoe gaat u ervoor zorgen dat het factuurbedrag (bij- voorbeeld morgen) op onze rekening komt te staan?

Enkele tips bij het telefonisch incasseren:

  • Wacht niet te lang met bellen maar bel op tijd. Werk altijd volgens een plan of schema.
  • Bedenk vooraf wat de toonzetting van het gesprek moet zijn, zakelijk, vriendelijk of streng.
  • Bereidt het gesprek goed voor en houdt de benodigde informatie bij de hand zodat onterechte tegenwerpingen direct kunnen worden weerlegd.
  • Probeer zo snel mogelijk de oorzaak van de non-betaling te ontdekken.
  • Ga eerst na of levering, toezeggingen en facturering van uw kant volledig zijn nagekomen en correct zijn alvorens te bellen.
  • Neem klachten "serieus" en handel ze serieus af. En probeer (voor zover mogelijk) een klik te maken met de klant, zodat deze de volgende keer wat makkelijker overgaat tot betalen.
  • Probeer iets tegenover de betaling te stellen (bijvoorbeeld het uitleveren van een vastgehouden bestelling).
  • Zoek uit wie de verantwoordelijke persoon is bij uw debiteur en
    vraag direct naar hem of haar.
  • Schrijf alle gemaakte afspraken op en bevestig dit schriftelijk. (voorkom hierbij e-mail)
  • Herhaal aan het einde van het gesprek de door de debiteur gedane toezeggingen.
  • Ook al heeft u het vertrouwen in de debiteur verloren: blijf altijd correct!

Debiteurenproces schriftelijk en telefonisch aanmanen.
Indien blijkt dat de factuur na de vervaldatum niet is betaald, hieronder een voorbeeld van een schema voor het schriftelijk en telefonisch aanmanen.

Na vervaldatum Aanmanen
1 dag 1e aanmaning
4 dagen 1e call naar klant
10 dagen 2e aanmaning
11 dagen eventueel leveringsstop
14 dagen 2e call naar klant
21 dagen 3e (en laatste) aanmaning inclusief ingebrekestelling
24 dagen 3e (en laatste) call naar de klant
27 dagen vordering naar leidinggevende voor opvolgen
31 dagen vordering uit handen aan het incassobureau

 Voorbeelden van aanmaningen en een ingebrekestelling

1e aanmaning

Leeflang & Zn
Dorpsstraat 123
4567 AB Weesp

Weesp, 22 mei 2006

Betreft : Betalingsherinnering

Geachte heer/ mevrouw,

Bij controle van onze administratie is gebleken dat een bedrag, groot € 3.135,16, nog niet is voldaan. De betalingstermijn van onze facturen is 14 dagen. Deze termijn is reeds verstreken.

Overzicht openstaande factu(u)r(en):

 Factuurnummer Factuurdatum  Factuurbedrag in €
123 01-05-2006

 178,49

456 02-05-2006

 2898,24

789 03-05-2006

58,49

   

----------------

Totaal openstaand  

3135,16

De ontvangsten tot en met 21 mei 2006 zijn hierin verwerkt.

Wij verzoeken u derhalve om uiterlijk binnen 8 dagen het openstaande
factuurbedrag op onze bankrekening 12.34.56.789 t.n.v. WR Financiële Detachering o.v.v. debiteurennummer en factuurnummer(s), te voldoen.

Indien uw betaling dit schrijven heeft gekruist, dan kunt deze herinnering als
niet geschreven beschouwen.


Met vriendelijk groet,

Shoepro BV
Credit Manager

2e aanmaning

Leeflang & Zn
Dorpsstraat 123
4567 AB Weesp

Weesp, 1 juni 2006

Betreft : Aanmaning

Geachte heer/ mevrouw,

Op ons vorige verzoek d.d. 22 mei 2006 tot betaling van factu(u)r(en) waarvan de vervaldatum is verstreken, hebben wij geen (volledige) betaling ontvangen. Wij verzoeken u dringend het openstaande saldo per omgaande te voldoen op rekeningnummer 12.34.56.789 t.n.v. WR Financiële Detachering o.v.v. debiteurennummer en factuurnummer(s), te voldoen.

Factuurnummer Factuurdatum Factuurbedrag in €
123 01-05-2006

178,49

456 02-05-2006

2898,24

789 03-05-2006

58,49

   

----------------

Totaal openstaand  

3135,16

 De ontvangsten tot en met 1 juni 2006 zijn hierin verwerkt.

Indien de factu(u)r(en) niet akkoord zijn ivm een/meerdere klacht(en), verzoeken wij u dit per omgaande aan onze debiteurenafdeling kenbaar te maken.

Erop vertrouwende u hiermee voldoende in kennis te hebben gesteld en in afwachting van uw tijdige betaling, verblijven wij,

Shoepro BV
Credit Manager

3e aanmaning/ingebrekestelling

Leeflang & Zn
Dorpsstraat 123
4567 AB Weesp

Weesp, 12 juni 2006

Betreft : Ingebrekestelling

Geachte heer/mevrouw,

Bij controle van onze administratie, tot en met ontvangstdatum 12 juni 2006, hebben wij geconstateerd dat een bedrag, groot € 3.135,16 nog open staat. Het betreft de onderstaande facturen:

Overzicht openstaande factu(u)r(en):

Factuurnummer Factuurdatum Factuurbedrag in €
123 01-05-2006

178,49

456 02-05-2006

2848,24

789 03-05-2006

58,49

   

----------------

Totaal openstaand  

3135,16

Wij stellen u middels dit schrijven in gebreke. WR Financiële Detachering acht het dan ook noodzakelijk deze vordering direct opeisbaar te stellen, mits uiterlijk 5 dagen na dagtekening van dit schrijven het openstaand saldo middels een telefonisch overboeking bij WR Financiële Detachering is bijgeschreven op bankrekeningnummer 12.34.56.789 t.n.v. WR Financiële Detachering o.v.v. debiteurnummer en factuurnummers.

Alle ontvangen betalingen zullen wij conform de wettelijke bepalingen boeken.

Indien u wederom in gebreke blijft, zullen wij zonder nadere kennisgeving, de vordering uit handen geven aan derden. U dient zich te realiseren dat alle kosten, zowel buitengerechtelijk als gerechtelijk, geheel voor uw rekening zullen komen.

Erop vertrouwende u hiermee voldoende in kennis te hebben gesteld en in afwachting van uw tijdige betaling, verblijven wij,

Shoepro BV
Credit Manager

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.