04 - Projectstadia

Over het algemeen kan een project op hoofdniveau in 4 fasen worden ingedeeld:

VOORCALCULATIE
Deze fase betreft het “offertestadium” van een project.
Op basis van nauwkeurige calculatie van te besteden uren, gebruik van materialen en overige kostenposten (zoals inhuur van personeel), kan een offerte worden uitgebracht en worden de projectbudgetten vastgesteld.

NACALCULATIE
Het project is nu een “order” geworden. De werkelijk bestede uren, de gebruikte materialen en overige kostenposten worden als “kosten” per project vastgelegd.

CONCEPTFASE
De geboekte nacalculatiegegevens worden in dit geval niet direct overgenomen naar de projectfactuur maar eerst op een conceptfactuur geplaatst.
Dit concept kan eerst worden gecontroleerd en desgewenst bewerkt, voordat de uiteindelijke projectfactuur wordt gegenereerd.

FACTURERING
De projectkosten worden aan de opdrachtgever in rekening gebracht. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden:

  • de factuur wordt gebaseerd op de in de nacalculatie vastgelegde kosten;
  • de factuur wordt gemaakt op basis van een in de voorcalculatie opgenomen bedrag.

Deze verschillende stadia hoeven niet noodzakelijk achter elkaar aan plaats te vinden, maar kunnen elkaar ook overlappen. Zo kan de voorcalculatie worden bijgesteld als het project al in de orderfase is en kan al gefactureerd worden als de nacalculatie nog niet geheel is afgerond. Ook is het mogelijk om een stadium helemaal over te slaan, als deze niet van toepassing is in de organisatie of binnen een bepaald project.

Het vastleggen van gegevens en controle bij invoer
Aangezien in vrijwel iedere organisatie een andere invulling wordt gegeven aan het begrip “project” wordt vaak gekozen voor het vastleggen van de basisgegevens in zo min mogelijk velden in een daarvoor geschikt computerprogramma. Meestal worden hier alleen de algemeen voorkomende begrippen als standaard vastgelegd. Door middel van mogelijkheden om extra velden of tabbladen toe te voegen kunnen de basisgegevens uitgebreid worden naar de voor iedere specifieke organisatie benodigde project-informatie.

Projectadministratie | Projectadministrateurs
Transparante vastlegging van projectgegevens

Autorisatie op tabbladen zorgt ervoor dat de gebruikers van de projectadministratie alleen de voor hen relevante gegevens te zien krijgen.
Ook wordt vaak aangegeven welke medewerkers welke werkzaamheden kunnen verrichten en op welke projecten zij dat mogen doen.
In sommige computerprogramma’s voor projectadministraties kan gewerkt worden met standaard dimensies die kunnen fungeren als grondslagen voor de vaststelling van tarieven. Voorbeelden van dergelijke dimensies zijn bijv. medewerker, urensoort, artikel, locatie, etc.

Voor bepaalde grondslagen worden vaak ook geldigheidscombinaties ingevoerd. Dit bijv. bij de invoer van gewerkte uren, waarbij wordt voorkomen dat uren worden geboekt van medewerkers die niet meer in dienst zijn. Bij het boeken van uren kan vaak ook een volledigheidscontrole mee lopen waardoor een minimaal aantal uren per dag vastgelegd kan worden. Ook kan hierbij een maximaal aantal per dag worden opgevoerd, waarbij een duidelijk onderscheid kan worden gemaakt tussen normaal gewerkte uren en extra gewerkte uren.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.