Wat doet een Administrateur?

Ongeacht de sector of werkgever, fungeert een administrateur als de ruggengraat van een organisatie. Je zorgt ervoor dat verschillende afdelingen, processen en werknemers in harmonie samenwerken. Je faciliteert de informatiestroom zodat alle partijen op de hoogte zijn van bedrijfsprojecten en -doelstellingen.

In de sectoren finance, accountancy en economie behoort deze rol tot een van de meest gewilde beroepen. In deze functie fungeer je vaak als het hoofd van de administratie en ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van de financiële administratie binnen het bedrijf waar je werkzaam bent.

Wellicht denk je dat een administrateur zich uitsluitend bezighoudt met getallen en de boekhouding, maar niets is minder waar. Deze functie is juist zeer divers. Naast het beheer van financiële gegevens, ben je ook betrokken bij de personeels- en salarisadministratie, het beheer van verzekeringen en liquiditeitsbeheer.

(Bedrijfs)administrateurs voeren verschillende taken uit voor organisaties en streven er vaak naar om bedrijven georganiseerd en effectief te laten functioneren. Om deze doelen te bereiken, kunnen ze diverse leidinggevende of administratieve taken uitvoeren.

• Archiveren en organiseren van documenten.
• Verantwoordelijkheid dragen voor de administratieve huishouding in het algemeen.
• Boekhouden.
• Personeelsadministratie.
• Het beheer van verzekeringen.
• Salarisadministratie.
• Liquiditeitsbeheer.
• Correspondentie: telefoon, email, facturen, aanmaningen en betalingsherinneringen.
• Contact onderhouden met de Belastingdienst.
• Rapporten opstellen en presenteren aan het hoger management.
• Plannen.
• Procesinrichting van informatiestromen.
• Gebruikersbeheer.

De rol van administrateur is geschikt voor mensen met een systematische benadering van processen. Zeer organiserend vermogen en oog voor detail zijn ook cruciaal, aangezien je zelfstandig werkt en je werk foutloos moet zijn.

Als administrateur kun je in de meeste bedrijfssectoren werken, van accountancy en finance, tot engineering, detailhandel, transport, zorg en onderwijs. Jouw taak is het toezicht houden op ander administratief personeel en ervoor zorgen dat zij hun taken vakkundig uitvoeren. Terwijl je dagelijkse taken afhankelijk zijn van de industrie waarin je werkt, behoren het organiseren van gegevens en het genereren van rapporten tot je typische taken. Ook jouw klantgerichte taken, zoals het verwerken van klantorders en het afhandelen van klachten, zijn essentieel voor het succes van het bedrijf.

Enkele typen administrateurs zijn:

• Financieel Administrateur (Boekhouder, Financieel medewerker, Accountant) : verantwoordelijk voor het bijhouden en beheren van financiële administratie, inclusief boekhouding, facturatie en rapportage.
• Personeelsadministrateur (HR-medewerker, P&O-medewerker, HR-specialist): beheert en onderhoudt de personeelsadministratie, waaronder salarisadministratie, contracten, en andere HR-gerelateerde taken.
• Systeemadministrateur (IT-beheerder, Netwerkbeheerder, Systeembeheerder): houdt toezicht op en beheert de IT-infrastructuur en systemen binnen een organisatie, inclusief netwerkbeheer en gegevensbeveiliging.
• Projectadministrateur (Projectcoördinator, Projectmanager, Projectmedewerker): verantwoordelijk voor het beheer van administratieve aspecten van projecten, zoals budgettering, planning en rapportage.
• Belastingadministrateur (Belastingadviseur, Fiscaal consultant, Belastingconsulent): specialiseert zich in belastingaangelegenheden en zorgt voor naleving van belastingwetten, indiening van belastingaangiften en advies over fiscale kwesties.

Voor het beroep van administrateur zijn er verschillende opleidingstrajecten mogelijk, en de meest gangbare opleidingen zijn:

• Mbo-opleiding Financieel Administratief Medewerker: Een middelbare beroepsopleiding (mbo) op niveau 3 of 4 in financiële administratie biedt de benodigde basisvaardigheden voor administratieve functies en werkzaamheden.
• Hbo-opleiding Bedrijfseconomie of Accountancy: Een opleiding op hbo-niveau, zoals Bedrijfseconomie of Accountancy, voorziet in diepere kennis van financiële processen en administratieve procedures.
• Praktijkdiploma Boekhouden (PDB): Dit is een waardevol diploma op mbo-niveau dat zich specifiek richt op boekhoudkundige vaardigheden en kennis.
• Associatie Praktijkdiploma Boekhouden (APB): Een ander relevant praktijkdiploma op mbo-niveau dat zich concentreert op boekhouding en administratie.
• Hbo-opleiding Accountancy: Voor degenen die een meer gespecialiseerde rol als accountant ambiëren, biedt een HBO-opleiding in Accountancy uitgebreidere training en kennis.
• Gespecialiseerde administratieve opleidingen/cursussen: Met de opkomst van moderne technologie en software, kunnen opleidingen in administratieve software, zoals SAP, ook waardevol zijn.

De specifieke opleidingsvereisten kunnen variëren afhankelijk van het niveau en de complexiteit van de administratieve functie, evenals de sector waarin je werkzaam bent. Het is ook belangrijk om relevante ervaring en professionele certificeringen in overweging te nemen om je kwalificaties aan te vullen.

Administrateurs moeten over de volgende kwaliteiten beschikken:

• Vaardigheden in tijdsbeheer: Als administrateur ben je verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van schema’s en bedrijfskalenders. Het effectief beheren van deze schema’s vereist vaardigheden in tijdsbeheer.
• Organisatievaardigheden ondersteunen je bij het plannen van vergaderingen, het halen van deadlines en het delegeren van taken. Deze vaardigheden helpen ook om een overzicht te behouden van bedrijfsverantwoordelijkheden en ervoor te zorgen dat bedrijfsactiviteiten soepel verlopen.
• Leiderschaps- en managementvaardigheden: Als administrateur geef je leiding aan personeelsleden en motiveer je hen om hun taken uit te voeren. Leiderschapsvaardigheden zijn nodig om andere kantoormedewerkers te inspireren en personeel op te leiden. Managementvaardigheden faciliteren teamwork, het voeren van functioneringsgesprekken en effectieve communicatie met personeel.
• Vaardigheden in financieel management: Als administrateur werk je met bedrijfsbudgetten en neem je deel aan financiële planning om projectkosten te beheren. Het naleven van strikte budgetten en het opereren binnen financiële beperkingen van projecten vereist vaardigheden in budgettering en financieel management.
• Analytische vaardigheden en kritisch denkvermogen: Administrateurs zijn belast met veel analytische taken, zoals het herzien van bedrijfsprocessen, beleidsanalyses en het analyseren van markttrends om bedrijfsactiviteiten te verbeteren. Analytische vaardigheden helpen ook bij het uitvoeren van personeelsevaluaties en het gebruik van kernprestatie-indicatoren om werknemersprestaties te meten.
• Communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden: Als administrateur communiceer je met klanten, werknemers, managers en andere belanghebbenden. Communicatievaardigheden zijn cruciaal om effectief met iedereen te communiceren en ervoor te zorgen dat belanghebbenden zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen.

Veel administrateurs starten hun carrière als financieel medewerker of junior administrateur. In deze functies werk je aan het verwerken van financiële administraties, het opstellen van facturen en het boeken van inkoop- en verkooptransacties.

Daarna zet je de stap naar de rol van administrateur.
Jij kiest:

• Het zelfstandig voeren van administraties voor meerdere klanten of afdelingen
• Het verzorgen van periodieke afsluitingen en rapportages
• Het ondersteunen bij fiscale aangiften, zoals btw- of vennootschapsbelasting

Met meer ervaring kun je doorgroeien naar functies als:

• Senior administrateur, waarbij je de complexere administraties beheert en sparringpartner bent voor het management
• Assistent-controller, met focus op financiële analyses en procesoptimalisatie
• Controller, waar je verantwoordelijk bent voor de volledige financiële huishouding en rapportages binnen een organisatie

Bij WR helpen we je graag bij iedere stap in jouw carrière. Of je nu aan het begin staat of toe bent aan de volgende uitdaging.