Bankboek

Traditioneel worden boekhoudkundige mutaties verwerkt in dagboeken. Voordat de computerboekhouding bestond waren dit fysieke boeken. Naast boeken voor de inkopen, verkopen en kasgeld was er een boek voor bankmutaties; het bankboek. Veel boekhoudprogramma’s, zoals Exact en Accountview hebben een aparte tool voor het verwerken van bankafschriften. Deze programma’s hebben een speciaal dagboektype voor het bankboek. Elk boekstuk vertegenwoordigd één bankafschrift. Daarbij is het handig om boekstuknummers gelijk te laten lopen aan het nummer van het bankafschrift. Bij het invoeren wordt gevraagd naar het eindsaldo van het afschrift. Het programma vergelijkt dit met het eindsaldo van het vorige afschrift; het verschil dient te worden geboekt, voordat de boeking kan worden definitief gemaakt. Uiteraard is het verwerken van een bankrekening in de administratie ook mogelijk zonder de functionaliteit van een bankboek, bijvoorbeeld bij SAP, maar dan is extra controle van het saldo noodzakelijk.

Bedrijven met veel bankmutaties kiezen er vaak voor om hun bankafschriften electronisch in te lezen. Aan de hand van banknummer en / of omschrijving worden mutaties automatisch op de debiteuren- en crediteurenkaarten gezet en indien mogelijk aan individuele facturen gekoppeld. In beginsel is dit een prachtig systeem, waarmee veel tijd kan worden gewonnen. Toch zijn er een aantal situaties waarbij goed gecontroleerd moet worden waar de mutaties terecht komen:
• Soms komt een relatie zowel bij de debiteuren als de crediteuren voor.
• Worden storno’s en uitbetaalde creditfacturen correct verwerkt bij de betreffende debiteur?
• Lopen betaal- en incasso batches via een tussenrekening, of worden ze achteraf op de crediteuren- en debiteurenkaarten afgeboekt?
• Worden verzamelboekingen correct verwerkt?
• Zijn bankrekeningnummers uniek, of komen ze vaker voor zoals bij factorbedrijven?
• Lopen betalingen aan personeel, verzekeraars en de belastingdienst via de crediteurenadministratie of via tussenrekeningen?

Zowel bij automatische als bij handmatige verwerking van bankafschriften komt het voor dat er mutaties op het bankafschrift staan, waarvan de verwerker niet direct weet waar deze thuis horen. Vaak worden deze mutaties dan tijdelijk op een tussenrekening geparkeerd. Als deze rekening niet frequent wordt uitgezocht, zijn er zeer ongewenste situaties mogelijk:
• Automatisch geïncasseerde bedragen komen niet in de kosten terecht;
• Betalingen van inkoopfacturen worden niet afgeletterd op facturen, waardoor ze dubbel worden betaald;
• Storno’s van verkoopfacturen komen niet in het aanmaningstraject terecht;
• Betalingen van verkoopfacturen worden niet afgeletterd op facturen, waardoor er onterecht aanmaningen worden verstuurd.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.