Debiteurenadministratie

De taken van een debiteurenadministratie

1. Opstelling van de Algemene Voorwaarden tevens de leverings- en betalingsvoorwaarden.
2. Het bepalen van de brancherisico’s.
3. Het bepalen van het eigen bedrijfsrisico.
4. Het inwinnen van algemene informatie over de debiteurenportefeuille.
5. Het inwinnen van bedrijfs/kredietinformatie over potentiële klanten.
6. Het inwinnen van bedrijfs/kredietinformatie over potentiële klanten waarmee reeds contacten zijn gelegd of klanten die zich spontaan hebben aangemeld.
7. Het regelmatig inwinnen van bedrijfskredietinformatie over vaste klanten die af en toe worden bediend.
8. Overleg met brancheverenigingen of jurist over aanpassingen in de algemene- en betalingsvoorwaarden.
9. Het nemen van beslissingen over nieuwe en vaste klanten.
10. Het intern verstrekken van informatie over debiteuren.
11. Een visie uitwerken terzake speciale kredietvoorwaarden (leverancierskrediet).
12. Het maken van duidelijke kredietafspraken.
13. Het vaststellen en op schrift stellen van individuele kredietafspraken.
14. Het bepalen van een debiteurenbeleid.
15. Het regelmatig evalueren van het debiteurenbeleid.
16. Besluitvorming terzake oninbare vorderingen.
17. Het afschrijven van oninbare vorderingen.
18. Bepalen wie eindverantwoordelijkheid draagt voor verliesposten op debiteuren.
19. Het onderhouden van contacten met slechte debiteuren.
20. Het onderhouden van contacten met banken en andere geldgevers.
21. Het vaststellen van bevoegdheden van personen m.b.t. debiteurenbeheer.
22. Afdeling debiteurenbeheer opzetten.
23. Het selecteren van personeel voor debiteurenbeheer.
24. Het inrichten van de afdeling debiteurenbeheer ook eventueel toevoegen aan afdeling boekhouden.
25. Het inrichten van de administratie van het debiteurenbeheer.
26. Bepalen op welke wijze de geautomatiseerde administratie kan verlopen.
27. Het opleiden of scholen van personeel voor debiteurenbeheer.
28. De bevoegdheden van personeel debiteurenbeheer op schrift stellen.
29. Het op gang brengen van goede communicatie tussen debiteurenbeheer en andere afdelingen of medewerkers.
30. Het voeren van overleg met de afdeling Marketing.
31. Het inrichten van klanten/debiteurendossiers.
32. Het analyseren van oorzaken van verliezen op debiteuren.
33. Het bijhouden van verliezen en daarover rapportages opstellen.
34. Het gemiddeld aantal uitstaande dagen per debiteur vaststellen.
35. Het laten uitwerken van voorstellen die het aantal uitstaande dagen doen verminderen.
36. Het nemen van besluiten alvorens er aanmaningen de deur uitgaan.
37. Het opstellen van aanmaningsbrieven.
38. Het nazien van aanmaningsbrieven voordat die de deur uitgaan.
39. Het benaderen van moeilijke debiteuren per telefoon of persoonlijk.
40. Het onderhouden van contacten met afdelingen over betwiste vorderingen.
41. Het onderhouden van contacten met afdelingen die klachten behandelen in relatie tot debiteurenbeheer.
42. Het nemen van acties bij geruchten omtrent branches en individuele klanten.
43. Het opstellen en uitwerken van statistieken en rapportages.
44. Aanleggen van een zwarte lijst in overleg met andere bedrijven.
45. Het lezen/bijhouden van vakliteratuur.
46. Het onderzoek doen naar de mogelijkheden van factoring.
47. Het onderzoek doen naar de mogelijkheden van kredietverzekeren.
48. Het nemen van besluiten omtrent eventuele incasso-actie ( tijdig uit handen geven en welke vordering op welk tijdstip).
49. Het onderhouden van de contacten met het incassobureau.
50. Alle taken die gericht zijn op het verbeteren van het debiteurenbeleid en -beheer.