Debiteurenbeheer in 6 stappen

Debiteurenbeheer krijgt in veel bedrijven niet de aandacht die het verdient. Ondernemers zijn meer geïnteresseerd in de behaalde dan de betaalde omzet. In dit dossier: het opzetten van goed debiteurenbeheer in zes stappen.

1. Organiseer uw debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer is nog vaak ondergebracht bij de boekhouding, waar iemand het ‘er even bij doet’.
Beter is het om er een aparte taak van te maken. En nog beter is het om zelf geregeld tijd vrij te maken om met uw debiteurenbeheerder te overleggen. Uit onderzoek blijkt dat de helft van de ondernemers in het mkb minder dan vier uur per week aan debiteurenbeheer besteedt. Zij zitten hun debiteuren duidelijk te weinig achter de broek.

 

• Iemand met lef
  Stel voor het debiteurenbeheer iemand aan die met klanten kan omgaan. Het moet iemand zijn die de telefoon durft te pakken en afspraken durft te maken. En dus niet iemand die alleen goed is met getallen.
• Bevoegdheid
  Geef deze persoon ook de bevoegdheid om betalingsafspraken met klanten te maken, zodat er aan de telefoon meteen spijkers met koppen geslagen kunnen worden.
• Niet bij de boekhouding
  Het debiteurenbeheer onderbrengen op de boekhoudafdeling werkt goed als u alleen maar trouwe klanten heeft die altijd op tijd betalen. Is dat niet het geval, dan verdient het aanbeveling een aparte afdeling op te zetten of het debiteurenbeheer bij de controller onder te brengen.

2. Check uw klanten

Weet met wie u te maken heeft. Check nieuwe klanten omdat iedere nieuwe klant een verliespost kan betekenen.
Uw bestaande klanten dient u goed in de gaten te houden. Want eens een goede betaler is niet altijd een goede betaler. Als een vaste klant ineens langzamer gaat betalen, kan dat een signaal zijn dat er iets mis is met de kredietwaardigheid van het betreffende bedrijf.

Nieuwe klanten
Check uw nieuwe klanten snel. Bij voorkeur nog voor u er een verkoper op af stuurt voor een eerste acquisitiegesprek. Want ook zo’n eerste gesprek kost geld. Uw eigen indruk zegt natuurlijk wel wat, maar zeker niet alles. Vlak uw eigen indruk dus niet uit, maar verzamel ook bij derden gegevens.

 

• Uw klantenkring
  Ga na of iemand binnen uw eigen klantenkring al zaken doet met uw potentiële klant. Dat geeft u informatie uit de eerste hand over diens kredietwaardigheid. Heeft geen van uw klanten met deze partij zakelijke banden, dan kunt u kijken of de relaties van uw relaties deze ervaring misschien wel hebben. Vaak boort u op deze manier met maar een paar telefoontjes al veel waardevolle informatie aan.
• Kamer van Koophandel
  Bij de Kamer van Koophandel vindt u informatie over jaarrekeningen, BV-structuren, datum van oprichting en aantal medewerkers.
• Zoekmachines
  Type in Google bijvoorbeeld eens de bedrijfsnaam van uw potentiële klant plus een trefwoord als ‘kantonrechter’, ‘kantonrechtbank’, ‘failliet’, ‘curator’, ‘vordering’, ‘geding’, enzovoort. Het kost een beetje tijd, maar levert vaak verrassende ‘doorkijkjes’ op.
• Insolventieregister
  Ook is er een direct informatiekanaal via het Centraal Insolventieregister. Hier kunt u checken of uw potentiële klant betrokken is bij een faillissement, surseance van betaling of schuldsanering.

3. Algemene voorwaarden voor debiteurenbeheer

Goede algemene voorwaarden kunnen veel problemen voorkomen. Stuur ze op voor de eerste levering en lever pas als u ze getekend retour heeft ontvangen. In algemene voorwaarden naast de betalingsvoorwaarden bijvoorbeeld opnemen dat u eigenaar blijft van de geleverde goederen zolang deze nog niet zijn betaald (een eigendomsvoorbehoud). Verder dat de afnemer binnen een bepaald aantal dagen moet reclameren als de zending niet aan de eisen voldoet of dat de afnemer incassokosten verschuldigd is als hij niet op tijd betaalt.

Kleine lettertjes
Heel vaak wordt in de ‘kleine lettertjes’ van een offerte of factuur verwezen naar algemene voorwaarden die van toepassing zijn op de overeenkomst. Maar zo’n verwijzing is niet voldoende, oordeelde de Hoge Raad een aantal jaren geleden. Als uitgangspunt geldt dat u uw klant ‘een redelijke mogelijkheid moet hebben geboden’ om van uw voorwaarden kennis te nemen. U moet de voorwaarden bij het sluiten van de overeenkomst aan uw klant overhandigen.

Is dit redelijkerwijs niet mogelijk (bijvoorbeeld bij het sluiten van overeenkomsten via de telefoon of bij zeer omvangrijke voorwaarden), dan dient u aan de klant kenbaar te maken dat de algemene voorwaarden bij u ter inzage liggen of bij de Kamer van Koophandel of griffie van een gerecht zijn gedeponeerd. En dat ze op verzoek zullen worden toegezonden.

Bekendheidsformule
De Hoge Raad heeft in 2001 de zogenoemde ‘bekendheidsformule’ geïntroduceerd. Uitgangspunt is nog steeds dat de voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan uw klant worden overhandigd, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is. De Hoge Raad noemt twee mogelijke gevallen waarin de bekendheidsformule geldt. Ten eerste als er regelmatig gelijksoortige overeenkomsten tussen partijen worden gesloten, terwijl de voorwaarden bij het sluiten van de eerste overeenkomst aan de klant zijn overhandigd. In een winkel kan bovendien een bord hangen met de vermelding ‘wij zijn niet aansprakelijk voor…’

Eerst tekenen
Wilt u met succes gebruik maken van algemene voorwaarden en er zeker van zijn dat die voorwaarden als ‘het puntje bij het paaltje komt’ ook daadwerkelijk van toepassing zijn, dan dient u er zeker van te zijn dat de voorwaarden de andere partij voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand zijn gesteld en/of hij op de hoogte is van de inhoud ervan. Gebeurt dat niet, dan bestaat de kans dat achteraf een beroep wordt gedaan op de vernietigbaarheid van de voorwaarde(n) met alle (financiële) gevolgen van dien. Om problemen te voorkomen, moet u kunnen bewijzen dat de andere partij de algemene voorwaarden gezien heeft. Als u zeker wilt zijn van uw zaken, stuur de voorwaarden toe voor de eerste levering en doe pas zaken als ze getekend terug zijn gekomen.

4. De betalingstermijn

De gemiddelde betalingstermijn in ons land is dertig dagen. Kiest u eenmaal voor deze of een andere termijn, wijk er dan niet vanaf, ook niet incidenteel. Het is niet verstandig de betalingstermijn te laten afhangen van de wensen van de klant. Dat kan u een slecht imago bezorgen. Zeker als een klant die binnen dertig dagen moet betalen van een andere klant hoort dat die zestig dagen heeft.

Bellen
Bel rond de 20e dag van de betalingstermijn op en informeer of de zending naar wens is geweest en of de factuur klopt. Dat voorkomt latere discussies. Er zijn afnemers die eerst wachten tot de betalingstermijn bijna is verlopen en vervolgens gaan protesteren tegen de factuur. En dat kan gaan over een heel klein deel ervan. En terwijl de discussie loopt, wordt er nog steeds niet betaald. En zo vangt de afnemer nog een extra periode rente over uw geld. Een ander voordeel van een telefoontje is dat uw factuur weer bovenop de stapel komt te liggen.

Liever geen korting
Veel bedrijven geven korting als een afnemer eerder betaalt. Dat is niet verstandig omdat hiervan in de praktijk veel misbruik wordt gemaakt. Afnemers trekken het kortingbedrag van de factuur af en betalen vervolgens toch gewoon binnen dertig dagen. Wat u wel kunt doen, is een paar procent van het factuurbedrag terugstorten als iemand te vroeg betaalt. Of deze bedragen opsparen en aan het einde van het jaar een bedrag ineens terugbetalen.

Boeterente
Sinds december 2002 is er een wet die bepaalt dat facturen binnen dertig dagen na de factuurdatum betaald moeten zijn. Na dertig dagen mag u een fikse boeterente in rekening brengen.

5. Reageer direct

De aanmaning
Als de betalingstermijn eenmaal is verlopen, stuur dan na een paar dagen een herinnering. En indien nodig nog een tweede.
Bel om te controleren of de herinnering in goede orde is ontvangen. Herinner uw debiteur zo aan uw herinnering. Het kan altijd voorkomen dat post niet op de juiste plek belandt. Niemand kijkt dus vreemd op van zo’n vraag. Komt er ook na de eerste herinnering geen respons, stuur dan na nog eens tien dagen een tweede herinnering uit. En eventueel na nog eens tien dagen een laatste. Maak op een vriendelijke manier duidelijk dat u zich genoodzaakt ziet de vordering uit handen te geven als er binnen een week niet is betaald en wijs uw klant op de kostbare gevolgen hiervan.

 

• Zet in de eerste aanmaning niet dat het gaat om de eerste. De klant weet dan dat er in ieder geval nog een tweede komt en kan besluiten daar eerst nog op te wachten.
• Zet geen standaardteksten op uw aanmaning, maar iets origineels. Begin vriendelijk en laat de toon daarna oplopen naar een climax.
• U kunt uw aanmaningen sturen met een logo van een deurwaarder. Voor het gebruik van een dergelijk logo kunt u een overeenkomst sluiten met een gerechtsdeurwaarder die lid is van Incass Groep Nederland.

6. Het incassobureau

Krijgt u uw geld ondanks verschillende aanmaningen niet binnen, voeg dan de daad bij het woord en schakel een incassobureau in. De wanbetaler weet dan dat u niet met zich laat sollen. In de praktijk wordt lang gewacht met het inschakelen van een incassobureau Dat maakt de kans op succes aanzienlijk kleiner. De gemiddelde gevraagde betalingstermijn is dertig dagen. Maar gemiddeld betalen Nederlandse bedrijven ongeveer binnen 77 dagen. Dat is rijkelijk laat. Volgens de Richtlijn Betalingsverkeer schakelt u het best een incassobureau in als 90 dagen na de vervaldatum van de factuur nog niet betaald is.

Ook kleine vorderingen
Uit onderzoek van Graydon blijkt dat de helft van de ondervraagde ondernemers alleen vorderingen boven de 800 euro uit handen geeft. En dat terwijl veel incassobureaus een speciale service hebben die gericht is op het innen van kleine bedragen. Kleine afnemers betalen soms niet omdat ze erop gokken dat er voor kleine bedragen toch geen actie wordt ondernomen.

Klant kwijt?
Veel ondernemers zien af van een incassobureau omdat ze bang zijn dat ze de relatie met de klant zullen schaden. Maar een niet-betalende klant is eigenlijk geen klant. En het is dus maar de vraag of u überhaupt nog prijs stelt op een relatie.

Naar de deurwaarder
Een gerechtsdeurwaarder is allereerst een door de Kroon benoemde ambtenaar die de uitvoering van de rechtspraak ondersteunt. In die hoedanigheid stapt hij gewapend met een gerechtelijk vonnis bij wanbetalers binnen. Maar een gerechtsdeurwaarder is ook een zelfstandig ondernemer. Met die pet op voert hij incasso-opdrachten uit en kan hij ondersteuning bieden bij het debiteurenbeheer. De deurwaarders hebben hiervoor een vereniging opgericht: Incass. Deze vereniging zegt uw geld binnen te kunnen halen zonder dat de relatie met uw debiteuren wordt verstoord. Via Incass.nl vindt u aangesloten deurwaarders. Bij deze deurwaarders kunt u informatie inwinnen over diensten en tarieven. Een van de diensten houdt bijvoorbeeld in dat u het logo van Incasso op uw aanmaningen afdrukt.

Achter de hand
Zoek een incassobureau voordat u er een nodig heeft. Wanneer u er echt een nodig heeft, heeft u geen tijd meer om uitgebreid te zoeken.