Tips voor schriftelijk aanmanen

Tips voor schriftelijk aanmanen:

1. Zet in de eerste aanmaning niet dat het om de eerste aanmaning gaat. De klant weet dan, dat er in ieder geval nog een tweede aanmaning komt en kan besluiten nog op de volgende aanmaning te wachten alvorens te betalen. Het beste is om de volgende cyclus aan te houden:
• Stuur eerst een betalingsherinnering (= 1e aanmaning)
• Stuur hierna een aanmaning (= 2e aanmaning)
• Stuur hierna een sommatie (= 3e aanmaning)

2. Zet geen standaardteksten op uw aanmaning, maar bedenk iets origineels. Begin in ieder geval vriendelijk en laat daarna de toon oplopen naar een climax. Op het kenniscentrum van W+R zijn er ook diverse voorbeeldbrieven in het Engels, Frans en Duits.
3. In de laatste aanmaning, de sommatie, kun je het incassokantoor of de Gerechtsdeurwaarder noemen, eventueel met hun logo.

Vuistregels voor het omgaan met debiteuren:

• Maak voor jezelf helder wanneer je herinneringen, aanmaningen en eventueel sommaties verstuurt. Zet een tijdlijn op. Wijk niet van deze planning af.
• Probeer na het verzenden van de herinneringen de klanten telefonisch te benaderen. Doe dat eerst na ongeveer 3 dagen.
• Wacht na het verzenden van de sommatie niet te lang met het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau of deurwaarder anders verlies je geloofwaardigheid.
• Stel iedere week prioriteiten; kijk daarbij naar de hoogte van de vorderingen; geruchten in de markt, branche waarin uw debiteur werkzaam is, en kijk naar eerdere ervaringen met deze debiteur.

Tips voor Telefonisch incasseren:

Als je debiteuren gaat bellen zorg dan voor dat je een actuele openstaande postenlijst van je debiteuren hebt en dat de debiteuren al een aantal dagen de herinneringen in huis moeten hebben.

Zorg dat je tijdens het gesprek het volgende komt te weten:
• de verantwoordelijke persoon van de crediteurenadministratie;
• naam, telefoonnummer, fax, email en eventueel zijn of haar werktijden.
• Eventuele problemen die er met de levering zijn. Shop hiervoor bij met name de verkoopafdeling.

Houdt tijdens het gesprek de touwtjes in handen, laat je niet afschepen, maar zorg dat de openstaande vordering zo snel mogelijk kan worden betaald.

Indien je telefonisch een betaalafspraak met de debiteur maakt, bevestig dit dan met fax met verzendjournaal, zo heb je altijd een bewijsstuk in handen dat het telefoongesprek heeft plaatsgevonden.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.