Personeelsadministratie

Personeelsadministratie.

De personeelsadministratie is een belangrijk gebeuren binnen een bedrijf. In de eerste instantie om correcte vastleggingen te doen, die bovendien vertrouwelijk zijn.
Het verzamelen van de benodigde gegevens zijn van belang voor diverse zaken:

De salarisadministratie.
De wettelijke registratie ( zoals de EersteDagsMelding).
De personeelsopbouw en bezetting van de afdelingen (vacatures).
De beoordeling van het personeel (tijdens het dienstverband).
Enz..
Het is van groot belang standaard procedures te hanteren. Zo wordt er niets vergeten en hoeft niets steeds “het wiel opnieuw uitgevonden te worden”. Bij een kleiner bedrijf, waarbij 1 persoon dit gebeuren onder controle heeft kan e.e.a. gewoon op papier. Bij een groter bedrijf waarbij meerdere personen zich hiermee bezig houden is het praktisch om een checklist in een bestand vast te leggen, zodat de bevoegde personen kunnen zien wat er al gevraagd en/of ontvangen is. Dat voorkomt 2 keer naar het zelfde vragen of langs elkaar heen werken. Dat laatste komt bij de nieuwe werknemer erg rommelig over.

Een voorbeeld van een standaard procedure bij komst van een nieuwe werknemer:

===================================================
Doelstelling
Het administratief correct en volledig vervullen van alle handelingen, opgaven en andere informatieverstrekkingen (zowel in- als extern) bij indiensttreding van een werknemer.
Verantwoordelijkheden
De afdeling administratie is verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van indiensttreding van werknemers en het opnemen van de gegevens in het geautomatiseerde systeem.
Werkwijze
Indiensttreding:

Onderstaande zaken worden met de nieuwe werknemer doorgenomen en verstrekt:
Personeelsreglement
Brochure vakantiefonds
2 Recente Nieuwsbrieven
Werknemer tekent voor de ontvangst hiervan op formulier…… De op dit formulier vermelde Persoonlijke Beschermingsmiddelen worden, indien van toepassing, verstrekt. Dit formulier wordt gearchiveerd in het persoonsdossier.
Tevens wordt aan werknemer nog uitgereikt:
• Salaristabel + kopie van de voor hem geldende functiefamilie
• Informatie collectieve verzekeringen
• Informatie bedrijfssparen

Ter invulling of ondertekening worden z.s.m. de volgende documenten aan de nieuwe werknemer verstrekt.


Actie ADM

Verklaring loonheffingskorting werknemer Archiveren persoonsdossier
Arbeidscontract 1 exemplaar voor werknemer; ander exemplaar in persoonsdossier.
De werknemer dient zelf een kopie van zijn identiteitsbewijs, rijbewijs en kopieën van zijn diploma’s / certificaten in te leveren. Aan de hand hiervan wordt de opleidingsregistratie bijgewerkt waarna de kopieën worden gearchiveerd in het persoonsdossier.

De werknemer wordt aangemeld bij de volgende instanties (voor zover nog niet eerder vermeld):

a) UWV (via salarispakket)
b) Pensioenfonds (internet)
c) Vakantiefonds (indien van toepassing)
d) Subsidieverstrekker (indien van toepassing)
e) Arbodienst
f) EersteDagsMelding (internet belastingdienst VOOR in diensttreding)

Tevens dient de werknemer op te geven zijn banknummer en de afstand woon-werkverkeer enkele reis.

Op de checklist wordt afgevinkt welke van de bovenstaande zaken zijn afgehandeld of niet van toepassing zijn. De checklist wordt, na volledige invulling, bij het persoonsdossier gevoegd.

Verwijzingen
Voorlichting nieuw personeel
Urenstaat
Checklist nieuw personeel.
===================================================

De EDM (EersteDagsMelding): voordat een nieuwe medewerker bij een werkgever start moet de EDM gedaan worden. Via de site www.belastingdienst.nl moeten de gegevens doorgegeven worden. Dit zijn o.a. de naam, geboortedatum & burgerservicenummer.

Tevens moet de werknemer dus een verklaring invullen inzake de loonheffingskorting. Op dit formulier geeft de werknemer aan of hij / zij de loonheffingskorting toegepast wil zien. Dit is het geval bij één dienstbetrekking of bij de dienstbetrekking met het hoogste inkomen. Dit formulier is te downloaden bij de site van de belastingdienst.

Woonwerkverkeer vergoeding: wettelijk is toegestaan het volgende:
213 dagen x enkele reisafstand x 2 x € 0,19.

Auto van de zaak: indien men een auto van de zaak heeft krijgt de werknemer een bijtelling, tenzij men een verklaring geen privé-gebruik auto heeft ingevuld. Het verzoek hiertoe kan men eveneens downloaden op de eerder vermelde site.

Spaarloon: een werknemer kan per kalenderjaar bij één werkgever meedoen aan het spaarloon. Tip: doet een werknemer bij zijn oude werkgever mee, adviseer dan het restant bedrag daar in één keer te laten inhouden. Dat is fiscaal gezien erg aantrekkelijk.

Waarde-overdracht pensioen: geef de nieuwe werknemer de gegevens van de pensioenuitvoerder door, zodat hij / zij de mogelijkheid heeft aan waarde-overdracht te doen.

Collectieve verzekeringen: zeker in een periode van een welvarende economie is er sprake / risico van een groter personeelsverloop. Een belangrijk bindmiddel kan zijn goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals collectieve verzekeringen.

Verstrekte zaken: laat een werknemer altijd voor ontvangst tekenen als hij / zij bezittingen van de werkgever in bruikleen heeft ontvangen. Ook hier geldt: standaard contracten hanteren. Voorbeelden hiervoor zijn: Laptop, auto, sleutel, alarmpasje, gereedschap, beschermmiddelen, mobiel, en dergelijke.

Voor de beoordelings- & functioneringsgesprekken dient men ook met standaardformulieren te gaan werken. In deze gesprekken dienen ontwikkelingen, wensen ten aanzien van het functioneren en opleiding, afspraken vastgelegd en later geëvalueerd te worden.

Voor alle bovenstaande zaken geldt: bewaar alles in een (digitaal) personeelsdossier, in een vaste vorm zodat gegevens eenvoudig te vinden zijn. Tip: zaken die voor een eventuele belasting- of accountantscontrole van belang zijn voor in het dossier bewaren. Dat scheelt een hoop geblader en gezoek.

Identiteitsbewijs: Als men op het moment van in diensttreding eenmaal de identiteit van het nieuwe personeelslid heeft vastgesteld moet bij het verlopen van het ID / paspoort GEEN nieuw kopie gevraagd worden. De geldigheid op het moment van in diensttreding is voor de belastingdienst relevant. Voor mensen die met een auto van de zaak gaan rijden, is het WEL aan te bevelen een kopie van een geldig rijbewijs aanwezig te hebben.

Tip: bij het toezenden van het arbeidscontract direct om alle relevante gegevens in een standaard brief opvragen. Dat scheelt later een hoop gedoe !!


Op enig moment dient er ook weer afscheid van een personeelslid genomen te worden. Uiteraard is hier weer een standaard lijst af te werken.

Een voorbeeld hiervan:

Doelstelling
Het administratief correct en volledig vervullen van alle handelingen, opgaven en andere informatieverstrekkingen (zowel in- als extern) bij ontslag van een werknemer.
Verantwoordelijkheden
De afdeling administratie is verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van uitdiensttreding van werknemers en het opnemen van de gegevens in het geautomatiseerde systeem.

Uitdiensttreding
De werknemer krijgt een schriftelijke bevestiging met daarin een vermelding van de exacte datum waarop het dienstverband eindigt, ondertekend door de directie.
Er vindt een financiële afrekening plaats waarbij o.a. rekening moet worden gehouden met de volgende zaken:
a) verrekening van saldo snipperuren, denk daarbij aan:
- de correctie wegens eerder vertrek in het kalenderjaar
- de correctie in verband met de deelname aan het vakantiezegelfonds
- de correctie van de ATV –dagen in geval van meer dan 5% ziekte
- de correctie van de snipperdagen bij langdurige ziekte (zie CAO)
b) verrekening van studiekosten
c) evt. verrekening van toegekende premieloon (bedrijfssparen)
d) terugbetaling vergoeding voor PC, fietsplan, e.d.
e) evenredig deel van de eindejaarsuitkering
f) afrekening eventuele reiskosten, kilometervergoedingen, overuren
g) vakantiegeld indien niet meegedaan wordt aan het vakantiefonds
h) inhouding privé gesprekskosten mobiel (volgens nota)

Afmelding vindt plaats bij alle instanties waarbij ook aanmelding heeft plaatsgevonden, te weten: pensioenfonds, de arbodienst en eventueel vakantiefonds.

In de salarisadministratie dient de datum uit dienst ingevoerd te worden.

Op verzoek wordt aan de werknemer een getuigschrift verstrekt. Deze zal in de regel worden opgesteld door het desbetreffende afdelingshoofd, in samenspraak met PZ.

Alvorens tot betaling overgegaan wordt moet gecontroleerd worden of de onder genoemde zaken zijn ingeleverd:
• Bedrijfsauto met autopapieren Dagwaarde
• Tankpasje € 50
• Mobiel met oplader € 100
• Sleutel(s), sleutel kledingkast € 45
• Batch € 40
• Gereedschap € 600
• Lantaarn met oplader € 100

Bij niet inleveren worden bovenstaande bedragen op het netto uit te keren loon ingehouden. Na inlevering wordt het bedrag dan nabetaald.

Op de SALARISADMINISTRATIE zelf zal nog nader ingegaan worden.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.