Aansluiting salarisadministratie met het grootboek
Bij een interne of accountantscontrole wordt gecontroleerd of de salarisadministratie met het grootboek aansluit.
Voor deze controle is het belangrijk alles te noteren, gebruik daarvoor een spreadsheet.
De opzet is zeer eenvoudig. In principe is de staat een grote salarisberekening die aansluit met de aangifte loonheffing. De loonheffing wordt ook wel genoemd de loonbelasting.
Uit het salarispakket of de specificaties toegezonden door het salarisverwerker komen onder andere de journaalposten. In de totaaloverzichten staan de totalen van de aangifte. In deze specificaties staan ook de totalen per kostensoort. Naast de kostensoorten heb je natuurlijk ook de balansrekeningen. Denk aan netto lonen, te betalen loonheffing en de te betalen premies.
Zo kan je het grootboek naast de salarisadministratie leggen. Het is een kwestie van per kostensoort afchecken.
Audit-trail
Hou bij wat je doet. Doe dit bijvoorbeeld in een apart spreadsheet. Of werk met prints waar je jouw controles noteert. Zo maak je een navolgbaar dossier. Accountants noemen dat een audit-trail. Je ziet de controles in het dossier. Of dit digitaal is of op papier dat maakt niet uit. Zorg dat je zichtbaar alles controleert. Dan is de accountant blij, want die ziet wat je hebt gedaan.
Stappenplan
- Stap 1) Per maand de bedragen uit de journaalposten in een spreadsheet invoeren.
- Stap 2) Controleren of de totalen aansluiten met de aangifte-gegevens. De totalen in een jaar moeten natuurlijk aansluiten met de optelling van de maanden. Denk hierbij aan SV-loon, fiscaal loon en loonheffing. Dit in de maand en cumulatief.
- Stap 3) De grootboekkaarten en specificaties uitprinten en deze vergelijken met bijgevoegde staat. De minimaal 2 of 3 keer per jaar doen. Voorkom zo dat fouten bij het invoeren van de journaalposten (zoals cijferverdraaiingen) in de cijfers blijven zitten. Deze controle in ieder geval na de laatste journaalpost in december doen.
- Stap 4) De laatste versie uitprinten. Deze laten tekenen door de controller en bijvoegen bij het jaarwerk-dossier. Dit kan natuurlijk ook digitaal. Noteer wel de controles die zijn uitgevoerd en de resultaten.
Lees meer: