Aan iedere werknemer die in dienst komt, moet de werkgever een loonbelastingverklaring verstrekken. De loonbelastingverklaring is een formulier waarop de werknemer naam, adres, woonplaats en sofi-nummer opgeeft. Ook geeft hij op de verklaring aan of hij de loonheffingskorting wil laten verrekenen. Dit is het bedrag waarmee de loonheffing wordt verminderd. Aan de hand van de ingevulde verklaring stelt de werkgever vervolgens vast of hij de loonheffingskorting moet toepassen en uit welke heffingskortingen deze bestaat. Dit laatste is afhankelijk van de leeftijd van de werknemer en het soort loon dat wordt uitbetaald. Als de loonbelastingverklaring verkeerd ingevuld wordt, heeft dit gevolgen voor de loonheffing die op het salaris wordt ingehouden.

Wijzigingen
Steeds als er iets wijzigt in de persoonlijke situatie moet de werknemer een nieuwe verklaring invullen. Voorbeelden van wijzigingen zijn trouwen, scheiden of het krijgen van kinderen. De werknemer is niet verplicht een loonbelastingverklaring in te vullen als de wijziging in de persoonlijke situatie tot een lager bedrag aan belasting leidt. Als de werkgever weet dat de werknemer ook elders een dienstbetrekking heeft waar de werknemer zijn loonheffingskorting ontvangt, moet de werkgever een nieuwe
loonbelastingverklaring aan de werknemer uitreiken. De loonheffingskorting kan immers maar bij één werkgever worden toegepast.

Bewaren
De werkgever moet de loonbelastingverklaring bewaren bij de loonadministratie. De loonbelastingverklaring moet ten minste vijf jaar na afloop van het dienstverband worden bewaard. Werkgevers met minder dan tien werknemers kunnen de loonbelastingverklaringen opsturen naar de Belastingdienst.