Salarispakket Raet (ASAP/Primus)

Salarispakket Raet (ASAP/Primus)

Een zeer bekende aanbieder van salarispakketten is Raet. Voor diegenen die er (voor het eerst) mee gaan werken volgt hierna een summiere kennismaking.

Deze kennismaking betreft een versie waarbij in het bedrijf alle bedrijfseigene mutaties plaatsvinden die maandelijks in een bestandsvorm door middel van e-mail naar een servicebureau worden gestuurd. Dit servicebureau controleert de ingezonden bestanden en laat deze verwerken door Raet. Na verwerking komen de gegevens (salarisstroken, journaalposten, overzichten, betalingsoverzichten, e.d.) weer terug naar het bedrijf, naar keuze digitaal of op papier. Daarnaast krijgt men ook een bestand (extract) toegezonden die ingelezen moet worden, voordat men nieuwe mutaties invoert !

In principe heeft men 3 iconen voor het salarispakket, te weten:
Primus  start
Reset  herstart dbase
DBmaint  converteren bestandsgegevens (ook aanpassen periodenummer).

Binnen één bedrijf kunnen er meerdere vestigingen bestaan. De verwerkings- gegevens worden per vestiging (en indien gewenst ook op totaalniveau) aangereikt.

Zoals bij ieder salarispakket bestaan er stambestanden per vestiging & per personeelslid.

De bedrijfsgegevens worden gemuteerd in de BedrijfsInrichtingsModule (BIM). Binnen de BIM worden zaken gemuteerd als pensioen- en inhoudingsgegevens, de componentgegevens, bepaalde koppelingen (bijv.: component naar journaalpost), de uitvoergegevens (journaalposten, betalingsopdrachten, enz..).
Binnen de BIM wordt ook de maandelijkse salarisverwerking klaargezet.

De mutaties per personeelslid geschieden door vooraf aangelegde mutatievelden (per onderwerp) of via de optie snelmuteren ( employees, muteren, snel muteren).

Daarnaast is er per persoon een memoveld, waarin de gebruiker de mogelijkheid heeft om bepaalde afspraken / zaken vast te leggen die niet vergeten mogen worden.

Memo in Primus activeren door middel van knop nieuw rechtsonderaan.
(Scherm wordt dan wit in plaats van grijs). Afsluiten  in blauwe balk rechtermuisknop. Deze maandelijks per persoon nakijken.

Een andere mogelijkheid is het importeren van gegevens. Bij het invoeren van grotere hoeveelheid gegevens (overuren per urensoort, salarismutaties) is dat aan te bevelen. Kolommen zonder codering, lege kolommen & regels met benamingen verwijderen.
Primus, diverse functies, importeren, excel, verbinden. (excellijst moet open staan).
Altijd één foutmelding per kolom, verder niets invullen.
Start, evt. controle.
Start import, sluiten

Uiteraard is het mogelijk ook om gegevens te exporteren. Men kan aangeven welke componenten gewenst zijn: bijvoorbeeld NAW-, salaris-, vakantiedagengegevens.

Personeel selecteren is mogelijk met alle componenten. Diverse tegelijk d.m.v. EN-functie. (bijv. vrouw uit woonplaats E)
Tevens OF functie. (bijv. afdeling 1 & 5)

Componenten: nummers t.b.v. omschrijvingen.
102 – 399 aantallen / eenheden (negatief mogelijk)
Vanaf 400  in geldswaarde
700-serie  netto bijtellingen
800-serie  netto inhoudingen

De teksten van de componenten zijn –binnen bepaalde regels- vrij aan te maken. Denk er wel aan dat alle salarisbepalende componenten aan een grootboekrekening gekoppeld moeten zijn, anders kloppen de journaalposten niet. Vergeet men dit, is dit direct bij de journaalposten te zien !

Loonjournaalpost:
Indien er verschil ontstaat, kijken welk component dit veroorzaakt. Daarna in primus aanpassen. (LIEFST METEEN DOEN BIJ IN GEBRUIKNAME NIEUW COMPONENT).
Bedrijf, BIM, Uitvoer, Journaalposten, Definities

Omschrijving component wijzigen: bedrijf, BIM, algemeen, component, tekst.

Eigen componenten: Na inlezen extract. Rechtermuisknop, codering # ………….

Pensioeninhouding: meestal geschiedt de berekening automatisch, ook bestaat er een handmatige optie. Bijvoorbeeld in het geval van een DirecteurGrootAandeelhouder met een afwijkende pensioenregeling.

Zoals hiervoor genoemd valt er per onderwerp een invoerscherm voor personeelsmutaties aan te leggen. Dit geschiedt als volgt:
weghalen component  rechtermuisknop in veld klikken, enz..
verplaatsen  idem.
toevoegen  uit de lijst componenten, nieuw component slepen naar
invoerscherm

Mutaties: er zijn mogelijkheden:
Soort mutatie: 60 = vast (iedere maand loopt gegeven mee)
71 = terugboeking
72 = t.b.v. reeds uit dienst gemeld personeel
80 = éénmalige totaalwaarde (overschrijvend)
90 = variabele mutatie op vaste gegeven (éénmalige run)

Regelmatig komt men in de situatie dat een salarisstrook gecorrigeerd moet worden, bijvoorbeeld als iemand ontslagen wordt of bepaalde gegevens te laat binnenkomen.

Correcties:
Methode 1:
-Hele salarisspecificatie terugboeken met soort mutatie 71
-De nieuwe mutaties (variabele) opboeken met soort mutatie 72
Resultaat: de laatste salarisstrook wordt gecorrigeerd. En van de opboeking komt een nieuwe salarisstrook. Tevens komen er aanvullende journaalposten, enz..



Methode 2:
-Alleen de foutief ingevoerde componenten wijzigen met soort mutatie 72 (tegengestelde waarde)
Resultaat: Er komt een aanvullende salarisstrook met daarop de correcties / aanvullingen.

Nieuw personeel: de diverse schermen doorlopen. Door sluiten het volgende scherm.
Denk aan juiste bedrijf bij invullen componenten.

Een voorbeeld van in te vullen velden volgt hieronder:

Salarispakket Raet

Salarispakket Raet

Salarispakket Raet

Het pakket controleert of bepaalde essentiële gegevens ontbreken. Anders komt er een foutmelding.

Het uitprinten van een personeelslijst:
ga in de lijst namen van het personeel staan, rechtermuisknop, (bijvoorbeeld) alle medewerkers in dienst, icoon: diverse functies, kies: exporteren, componenten kiezen, gele veld overbrengen, enz.. , start export, excel lijst.

Indien personeel vertrekt:
Betaling per kas aanklikken & apart betalen !! Regulier- & spaarloon.
Datum uit dienst invoeren: 080/60 (verder niets doen)
Wel: vakantiegeld, restant snipperuren, eventuele andere uitkeringen uitbetalen. Denk aan inhoudingen studieschulden, niet ingeleverde zaken, e.d.

Vakantiedagenregistratie: het pakket heeft een uitgebreide snipperuren registratie. Grofweg bestaat de volgende onderverdeling:

Saldo dagen vorig jaar
Recht dit jaar
Telling
Opname tm vorige periode
Opname deze periode
Saldo beschikbaar

Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid separaat de TijdVoorTijdregeling (TVT) te registreren.

Een aparte materie is een bedrijf dat werkt met een vakantiezegelfonds. Bij deelname aan het vakantiezegelfonds wordt er geen vakantiegeld uitbetaald, maar maandelijks een bedrag netto gereserveerd die in juni tot uitbetaling komt. In dit bedrag zit 8% vakantiegeld & 15 vakantiedagen. 92,5% over het te reserveren bedrag moet bij het salaris worden bijgeteld, over 7,5% hoeft geen belasting betaald te worden.
Bijvoorbeeld: Berekening waarde vakantiefonds
Salaris*13.7%*.92,5%  475/60
Het salarispakket laat tevens het opgebouwde recht zien.
Opmerking: 1e nieuwe periode voor de opbouw cum. Waarde vak.bon (juli dus !) invoeren: 167/60/0 (nul). Men gaat immers opnieuw een tegoed opbouwen.

In de maand juni heeft dit consequenties voor het uit te betalen salaris. Van het aantal werkzame dagen in die maand moeten 15 dagen (bij een fulltimer) worden afgetrokken. Bij parttimers geldt uiteraard een evenredig gedeelte.

JUNI LOONBEREKENING FULL-TIMERS met vakantiezegels.
Deze krijgen minder (basis)salaris, 1,25 per deelgenomen maand. Tevens moet er rekening gehouden worden met het aantal ziektedagen in mei.
Voorbeeld: 12 maanden deelname & 10 dagen in mei ziek.
Werkdagen 22
Vak. Zegels 15  7 restant. Waarvan 10 ziek. Invoeren: 250/80 -3 (& 252/90 10)
Bij 3 dagen ziek: 250/80 4 (& 252/90 3)

JUNI LOONBEREKENING PART-TIMERS met vakantiezegels.
Fiscale dagen invoeren 257/80 7 (= 22 – 15  7)
250/80 afhankelijk van gemiddeld aantal gewerkte dagen per maand, minus waarde deelname vakantiefonds in dagen en aantal ziektedagen. Daarnaast ook van de parttimers de ziektedagen handmatig invoeren 252/90. Bij eventuele afronding van de arbeidsdagen het te weinig berekende salaris corrigeren met 400/90. Denk ook aan evenredig deel ouderschapsverlof inhouding (code 441(80)).
Voorbeeld: mevrouw S. Part werkt 50%, verdeeld over 3 dagen. Ze is in mei niet ziek geweest. Uitwerking: Arbeidsdagen in juni 13
Betaling vakantiefonds 7,5 dag (50% * 15 dagen)
In te houden dagen 8 (7,5 naar boven afgerond)

Invoeren 250(80) 5 (=13 – 8)
400(90) 44,40 (=0,5 dag te veel verrekend, 4 * uurloon)
257(80) 7 (fiscale dagen)
441(80) -95.83 Evenredig deel onbetaald zorgverlof

(PS De nummers zoals hiervoor genoemd zijn voorbeelden).

BELANGRIJK: in de maand waarin het vakantiefonds tot uitbetaling overgaat, wordt bij de salarisrun van die maand (juni) een afwijkend aantal arbeidsdagen ingevoerd. Wanneer er verder niets gedaan wordt, berekent het pakket automatisch een evenredig deel aan in te houden premies Pensioen. Om dit nu te voorkomen moet in die maand de deelfactor van de gefixeerde grondslag worden uitgezet en in de volgende maand (juli) weer worden aangezet. Bedrijf, BIM, regelingen, premieregelingen, overzicht premieregelingen, dubbelklikken, deeltijdfactor.
Juni  actie: vinkje uitzetten (2* wn & wg)
Juli  actie: vinkje aanzetten (2* wn & wg)

Bij eerder vertrek van een deelnemer aan het vakantiezegelfonds dient per maand 15/12 dagen te worden ingehouden. Veelal wordt dit in mindering op de restant snipperuren gebracht. Soms kan de korting ook in de vorm van minderuren geschieden.

Nabetalingen personeel die reeds vertrokken zijn:
Het aantal arbeidsdagen op 0 zetten.
Alle vergoedingen / inhoudingen idem.
Alle andere uitbetalingen /correcties opgeven met het desbetreffende component met soort mutatie 72.

Collectief muteren van een component:
1. Klik icoon aan --> nieuw of tijdelijk scherm.
2. Sleep componenten die gemuteerd moeten worden uit de componententabel
3. Ga dan met cursor in vakje component staan.
4. Rechtermuisknop  muteren veld via formulecalculator.
5. Verschijnt het scherm “opgave formule”
6. Tik de formule in (bijv.: 400(60)*1.022
7. Klik op ok.
8. Ga dan , indien meerdere componenten gewijzigd moeten worden, naar het volgende component.
9. Klik dan op autocopy.
10. Verschijnt: klaar met automatische groepsmutatie..

Nadat alle loonmutaties ingevoerd zijn, ASAP gegevens printen. Asap mutaties, overzicht mutaties printen, start overzicht, printen.
Daarna moeten de bestanden klaargezet worden:
ASAP-mutaties  overzicht mutaties, start overzicht.
Daarna bedrijf, BIM: algemeen, bedrijf, slipmededelingen, vaste opgave, salaris maand jaar, opslaan.
Verwerking, periodiek (of correctie), datum, (interpay aanklikken), afhalen Apeldoorn, opslaan. GEEN RERUN AANKLIKKEN !!

ASAP mutaties, aanmaken mutatiebestand, start, OK. Via outlook-bestand naar servicebureau. Bijvoorbeeld bestand: H:\DATA\ND54 …. ASP (Mijn documenten, H, Data, enz..)

Na terugontvangst loonrun: extracten teruglezen. Komen van servicebureau. In ieder geval voor het invoeren van nieuwe mutaties. Laatste extract bewaren i.v.m. update van eventueel verloren gegane gegevens. Denk ook aan datum.

Open DBMAINT (icoon) of onderhoud database , inloggen, bedrijf, import ASAP Extract, bestand via bladeren opzoeken, openen, start importeren, wel verwijderen, alle mutaties verwijderen.
PS Sla *.XNF file van mail op, waarvan geïmporteerd kan worden. H:/Extract /

Periode wordt niet automatisch aangepast.
Dus apart doen: einde periode, afsluiten periode, diverse malen “ja”.
Na eventuele correcties handmatig doen, einde periode, afsluiten periode.

Proforma loonberekening
Primus – bedrijf – controle bedrijfsinrichting
1) Bepaalde componenten slepen
2) Vergelijken met huidige strook
3) Daarna “stoeien” met gegevens.

Ook is het mogelijk op maat gemaakte overzicht te laten printen. Bijvoorbeeld basisloon deze periode, basisloon vorige periode & de mutatie. Dergelijke gegevens dienen ter controle voor de leidinggevenden en de accountantsdienst. Voor ieder component is het in principe mogelijk de mutaties in de stambestanden op deze wijze vast te leggen.

In de standaard lijsten zijn uiteraard controlemogelijkheden voor het SVW- & fiscale loon voorhanden. Zie ook het beschrevene omtrent “aansluiting salarissen met grootboek”.

Ook de betaalopdrachten kunnen naar keuze digitaal of op papier worden aangeleverd. Het annuleren van opdrachten is mogelijk.

Het bovenstaande verhaal is niet compleet, maar geeft aan de nieuwe gebruiker wel een idee van het werking van het pakket. Het servicebureau staat klaar om de gebruiker van dienst te zijn bij vragen, problemen of storingen. Ook (interne) cursussen behoren tot de mogelijkheden.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.