Succesverhaal Commercieel Administratief Medewerker

Succesverhaal: Van eerste belletje tot vaste plek op het bedrijfsbureau

Toen “Daan” (36) uit de regio Alkmaar via WR reageerde op een rol als Commercieel Administratief Medewerker Bedrijfsbureau, zei hij het meteen eerlijk: hij zocht geen baan “achteraf aan een bureau”, maar een functie waarin hij echt de verbinding kon zijn tussen mensen, planning en resultaat. WR zag direct de match met een organisatie in Noord-Holland die wereldwijd maatwerk houten wand- en plafondsystemen levert voor grote bouwprojecten — een plek waar verkoop, productie, inkoop en transport elke dag op elkaar moeten aansluiten.

Eerste contact: “Ik wil iets breder dan alleen logistiek”

WR sprak Daan voor het eerst telefonisch na een korte online aanmelding. In dat gesprek werd snel duidelijk waarom hij interessant was:

• Hij werkte al in logistieke administratie (orders koppelen, magazijnadministratie, routes plannen, inkomende goederen verwerken).
• Hij had jarenlang ervaring in de praktijk (chauffeur/koerier), waardoor hij transport en levertijden niet “op papier” zag, maar in het echt.
• Hij had een afgeronde hbo-opleiding Logistiek & Economie en was sterk met systemen zoals Excel en SAP.
• Hij was beschikbaar voor 32 uur en vond werken op kantoor prima (geen thuiswerkwens).
• Hij had rijbewijs B en een auto — belangrijk, omdat de locatie lastig bereikbaar is met OV.

Zijn kernwoorden — betrouwbaar, zorgvuldig, leergierig en kritisch — sloten aan bij de rol: een “pittige” functie in een dynamische omgeving, waar snel schakelen belangrijk is.

Voorbereiding door WR: scherp krijgen wat de opdrachtgever écht bedoelt

WR nam vóór het voorstellen contact op met de manager van de afdeling (Customer Order Service / bedrijfsbureau) om exact uit te vragen waar de pijn zat. Het bleek een functie die “moeilijk in één woord” te vangen is: iemand die verkooporders vertaalt naar productie-instructies, in een ERP-systeem werkt en ondertussen continu afstemt met klanten, werkplaats, inkoop en transporteurs.

WR vertaalde dat naar een concreet profiel en bereidde Daan gericht voor. Geen algemene tips, maar heel praktisch:

• Concrete voorbeelden meenemen van orderverwerking, planningen en situaties waarin het “roerig” was en hij toch overzicht hield.
• De basis van Epicor ERP vooraf doornemen (terminologie, orderflow, productie-instructies) en de link leggen met zijn SAP-ervaring.
• Zijn logistiek inzicht expliciet maken: levertijden, transportafstemming, realistische planning.
• Vragen voorbereiden die laten zien dat hij het proces begrijpt, zoals:
• “Hoe ziet een typische werkdag eruit op het bedrijfsbureau?”
• “Welke systemen gebruiken jullie dagelijks naast het ERP?”
• “Wat is de grootste uitdaging in deze functie — en waar gaat het vaak mis?”
• “Hoe verloopt de inwerkperiode en met wie werk ik het meest samen?”

Ook regelde WR alles rondom de afspraak: datum, route, contactpersoon en een heldere briefing over werktijden (start vroeg), dresscode en de cultuur (open, betrokken, korte lijnen).

Eerste gesprek: de klik tussen praktijk en kantoor

Daan kwam bewust 15 minuten eerder aan — een tip van WR — zodat hij rustig kon landen en alvast informeel contact maakte. In het gesprek zat hij aan tafel met de manager en een collega van het bedrijfsbureau. De rode draad: kan hij de brug zijn tussen afdelingen en tegelijkertijd nauwkeurig blijven in administratie?

Daan maakte het verschil door zijn ervaring concreet te maken. In plaats van “ik ben goed in plannen”, vertelde hij hoe hij:

• binnenkomende goederen verwerkt en direct koppelt aan orders, zodat de keten niet stilvalt;
• routes plant voor chauffeurs en daarin rekening houdt met realistische doorlooptijden;
• in drukte toch nauwkeurig blijft, omdat één fout in een order grote gevolgen kan hebben.

Toen het gesprek op ERP kwam, bleef hij rustig: hij kende Epicor nog niet, maar legde helder uit hoe hij in SAP gewend was te werken met orderstromen, artikeldata en processtappen. Dat gaf vertrouwen: hij hoefde het systeem niet al te kennen, maar wel snel kunnen leren.

Tweede gesprek: verdieping én salarisbespreking

Na een positieve terugkoppeling regelde WR snel het tweede gesprek. Dit gesprek ging meer de diepte in: hoe hij omgaat met interne druk, spoedorders, wijzigingen vanuit verkoop en vragen vanuit de werkplaats.

WR had Daan vooraf geholpen om zijn voorkeuren helder te formuleren: 32 uur (maandag t/m donderdag) paste perfect, maar hij wilde ook weten hoe het zit met contractopbouw. De opdrachtgever werkte met:

• een eerste contract van 7 maanden,
• daarna doorgaans verlenging richting een jaar,
• en vervolgens uitzicht op onbepaalde tijd.

De salarisrange was vooraf door WR afgestemd, zodat er geen verrassingen aan tafel zouden ontstaan: €3.000 – €3.500 (afhankelijk van ervaring). Tijdens het tweede gesprek bracht WR’s voorbereiding rust: Daan kon professioneel aangeven wat hij waard is, zonder hard te hoeven “onderhandelen”. De werkgever waardeerde zijn realistische insteek en zijn bereidheid om het vak intern te leren.

Meeloopmoment: proefochtend op het bedrijfsbureau

Omdat de functie breed en dynamisch is, stelde de werkgever een proefochtend voor. WR regelde de planning en gaf Daan een praktische checklist mee:

• Neem een notitieblok mee en schrijf termen, namen van systemen en processtappen op.
• Bereid een korte introductie voor richting collega’s: wie je bent, wat je meebrengt, waar je enthousiast van wordt.
• Stel vragen en observeer de “ongeschreven regels” (overlegmomenten, lunch, wie beslist wat).

Tijdens de proefochtend liep Daan mee in het orderproces: van binnenkomst van een verkooporder naar het maken van werkinstructies voor productie, tussentijds contact met interne afdelingen en het afstemmen van leveringen. Hij merkte dat de afdeling soms echt “aan” staat: veel schakels, veel details, weinig ruimte voor ruis. Juist dat sprak hem aan.

Aanneming: WR regelt het rond

Na de proefochtend volgde snel het verlossende telefoontje: de werkgever wilde met Daan door. WR pakte de afronding professioneel op:

• afstemming van startdatum en werkdagen (32 uur, ma t/m do);
• controle van de belangrijkste arbeidsvoorwaarden (salaris binnen de range, contractduur, werktijden);
• verwachtingen over inwerken en samenwerking met verkoop/inkoop/werkplaats;
• heldere bevestiging per mail, zodat alles zwart-op-wit klopte.

Daan omschreef het later simpel: “Ik hoefde nergens achteraan. WR zette alles klaar, ik hoefde alleen goed voorbereid te verschijnen.”

Na 1 maand: van ‘nieuw’ naar ‘betrouwbare schakel’

Na vier weken was Daan nog volop aan het leren, maar al zichtbaar onderdeel van het team. Hij kende de basisflow in het ERP, wist wie hij moest bellen bij vragen en had zijn eerste orders zelfstandig vertaald naar duidelijke instructies.

Wat er vooral opviel:

• Hij communiceerde helder met collega’s op de werkvloer — praktisch en zonder omwegen.
• Hij hield overzicht in drukte, juist omdat hij gewend is aan planning en deadlines.
• Hij was zorgvuldig met data: aantallen, specificaties, levertijden.

WR checkte na de eerste maand actief in bij zowel Daan als de werkgever. Kleine punten — zoals welke interne afkortingen veel worden gebruikt en hoe escalaties lopen — werden direct opgepakt, zodat Daan sneller verder kon groeien.

Na 3 maanden: grip op het proces en vertrouwen aan twee kanten

Na drie maanden draaide Daan mee als volwaardig collega. Epicor was niet langer “nieuw”; hij werkte ermee zoals hij eerder met SAP had gedaan: procesmatig, nauwkeurig en met oog voor uitzonderingen.

De manager merkte dat hij precies bracht wat ze zochten: iemand die niet alleen verwerkt, maar ook vooruitdenkt. Bijvoorbeeld door tijdig vragen te stellen over specificaties, transportafspraken en haalbare levertijden — vóórdat een order de werkplaats in ging.

Daan zelf zei het zo: “Het is afwisselend en soms pittig, maar ik voel dat ik hier verschil maak. En omdat WR het traject zo strak begeleidde, stapte ik met vertrouwen binnen.”

FAQ

• 1) Wat doet WR precies tijdens het sollicitatieproces?
  WR regelt het volledige traject: intake, match, contact met de opdrachtgever, gesprekplanning, voorbereiding, terugkoppeling en de afronding van de arbeidsvoorwaarden.
• 2) Moet je al ervaring hebben met Epicor ERP?
  Nee. In dit traject was Epicor een pré, maar belangrijker was aantoonbaar inzicht in orderprocessen en ervaring met vergelijkbare systemen (zoals SAP) en nauwkeurige administratie.
• 3) Hoe verloopt de salarisbespreking via WR?
  WR stemt de salarisrange vooraf af met de werkgever en bereidt jou voor op het gesprek, zodat je professioneel en realistisch je wensen kunt bespreken zonder verrassingen.
• 4) Kan er een meeloopdag of proefochtend onderdeel zijn van het proces?
  Ja. Zeker bij brede functies kan een proefochtend helpen om wederzijds te toetsen of het werk, tempo en de samenwerking passen. WR regelt de planning en bereidt je hierop voor.
• 5) Wat als je nog twijfels hebt na het eerste gesprek?
  Dan bespreek je dat met WR. Wij helpen je de juiste vragen te formuleren, vergelijken verwachtingen met de realiteit en zorgen dat je een weloverwogen keuze maakt.