Dagboeken en subadministraties - Deel 1

Hoofdstuk 4    Dagboeken en subadministraties

Voordat er gestart wordt met boeken, worden de boekingsdocumenten gesorteerd. Deze sortering is afhankelijk van de gebruikte dagboeken. In de boekhouding wordt er nog geen administratie gevoerd voor de afzonderlijke debiteur, crediteur of per afzonderlijk artikel. Deze zaken worden bijgehouden in de subadministratie.

Financiële documenten

In de voorgaande hoofdstukken hebben wij de kern van de boekhouding beschreven: het verwerken van financiële feiten in het grootboek. Om het bijwerken van het grootboek makkelijker te maken worden de financiële feiten eerst in een bepaalde vorm gegoten, men maakt er journaalposten van. De journaalposten zijn dus een voorbereiding op het boeken van de grootboekrekening.

Financiële  journaalposten  grootboekrekening

Financiële feiten komen voort uit financiële documenten. Een betaling van een afnemer aan het bedrijf staat op een bankafschrift. Op het bankafschrift staat ook de betaling van het bedrijf aan een leverancier. Bij inkoop van goederen op rekening ontvangt het bedrijf een inkoopfactuur en bij verkoop van goederen op rekening stuurt het bedrijf een factuur. Bij kastransacties zijn er kasbonnen. Deze financiële documenten zijn de basis van de boekhouding, op grond van deze boekingsstukken maakt men de boeking in het grootboek.

In deze serie is een financieel feit tot nu toe omschreven. Het leermateriaal zou erg omvangrijk worden als we voor ieder financieel feit het hele boekingsstuk zouden opnemen. Bedenk echter dat er achter ieder financieel feit een boekingsdocument aanwezig is.

Standaard boekingsstukken zijn:
• Kasstukken: kasbonnen en kwitanties. Een kwitantie is een bewijs dat men iets contant heeft betaald.
• Bankstukken : afschriften van de bank dat men periodiek ontvangt
• Facturen: inkoopfactuur ontvang je van de leverancier of verkoopfacturen die men stuurt naar de afnemers.

Boekingsdocument voor een verkoop is de kopie verkoopfactuur die in de adminstratie van de onderneming terug te vinden is.
Een creditnota is een document waarbij opnieuw een correctienota wordt gemaakt i.v.m. een onjuiste verzonden verkoopfactuur naar de afnemer. Dat wil zeggen dat de afnemer niet hoeft te betalen. Ook een creditnota kan van een leverancier worden ontvangen. Wordt een creditnota aan een afnemer gezonden dan is een kopie van deze creditnota het boekingsdocument. Niet voor alle boekingen zijn er standaard boekingsstukken. In sommige gevallen moet er speciaal boekingsstuk gemaakt worden, bv. bij de correctie van de grootboekrekening Kas bij een kastekort. Deze boekingsstukken worden wel diversenstukken genoemd. Belangrijk is in ieder geval dat er voor een boeking altijd een boekingsstuk aanwezig moet zijn.
Alle boekenstukken die we versturen en of ontvangen vormen de basis van de boekingen en moeten goed bewaard worden.Als er verderop in het proces iets niet klopt, moeten we de originele documenten erbij kunnen halen om te zien waar het mis is gegaan.

De boekingsdocumenten worden eerst gesorteerd naar soort en worden alle inkoopfacturen, alle verkoopfacturen, alle kasstukken etc. eerst bij elkaar gelegd.of in ordners opgeborgen.
Vervolgens worden de boekingsdocumenten per soort gesorteerd op nummer (bijv. op verkoop factuurnummer), op datum, op alfabetische naam, volgorde van de afnemer etc. keuze voor de sorteer methode is afhankelijk van de organisatie.
Alle boekingen in het grootboek gebeuren met een verwijzing naar het boekingsstuk.

Voorbeeld
Winkelier Rensink heeft in mei o.a. de volgende boekingsstukken ontvangen. 

 

Winkelier Rensink geeft zelf aan deze inkoopfactuur boekstuknummer 177/I. De schoenen zijn ontvangen en in het magazijn opgenomen.

Van de ontvangen partij blijken 5 schoenen beschadigd te zijn. Na overleg met CPX BV stuurt winkelier Rensink de schoenen retour en ontvangt de volgende creditnota:


Winkelier Rensink geeft zelf aan deze creditfactuur boekstuk nummer 355/IC



Winkelier Rensink gebruikt o.a. de volgende grootboekrekeningen:
110 Bank 700 Voorraad spijkerbroeken
130 Debiteuren 840 Opbrengst verkopen
140 Crediteuren 800 Inkoopwaarde verkopen

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.