Dagboeken en subadministraties - Deel 4
Oefenopgave 1De voglend dagboeken worden in een bedrijf gebruikt:
• Inkoopboek
• Verkoopboek
• Bankboek
• Kasboek
• Memoriaal
In welke dagboek worden de volgende boekingsdocumenten geboekt
2-9 Per kas verkocht voor € 23.500,-
Afgeleverd zijn: 15 dozen Cola, 50 dozen Up, 35 dozen Sinas, 40 dozen Cassis
5-9 Rekeningafschrift Bank: bij Kuiper € 3,500,-
11-9 Gekocht op rekening bij Scholten BV en ontvangen:
350 dozen Cola ả € 11,50- = € 4.025,-
12-9 Betaald per kas aan Jansen BV:
Openstaand bedrag van 3 Juni € 1,111,-
Factuur 665/I € 5.800,-
€ 6.911,-
17-9 Rekeningafschrift bank: af: Hertzel € 36.800,-
21-9 Verkocht op rekening aan ZonT en geleverd:
55 dozen Cola, 30 dozen Up, 80 dozen Sinas en 180 dozen Cassis € 3.500,-
25-9 Gekocht op rekening bij Scholten BV en ontvangen:
55 dozen Up en 30 dozen Cassis € 2,500,-
Gekocht op rekening bij Hertzel en ontvangen:
60 dozen Cassis € 2,500,-
27-9 Voor privegebruik 18 dozen Cassis uit de zaak genomen.
29-9 Rekening afschrift bank: Bij ZonT € 2.380,50
30-9 Ontvangen creditnota van Wimper BV wegens retour gezonden goederen
65 dozen Up € 1,590,-
Subadministratie
Tot nu hebben we de boekingen op de grootboekrekeningen 130 Debiteuren, 140 Crediteuren en 700 Voorraad goederen niet nader gespecificeerd. Van de debiteuren, crediteuren en de voorraad worden op de grootboekrekeningen (totaal) bedragen bijgehouden, maar niet de vordering per debiteur of de schuld per crediteur of de voorraad per artikel.
Subgrootboeken
Behalve het kennen van de bedragen van de grootboekrekening is het voor de onderneming belangrijk te weten wat er nog van een bepaalde afnemer te vorderen is en hoeveel de onderneming aan elke leverancier schuldig is. Hiertoe wordt voor de debiteuren, crediteuren en voorraad een subadministratie opgezet.
De grootboekrekeningen 130 Debiteuren, 140 Crediteuren en 700 Voorraad worden ook wel collectieve grootboekrekeningen genoemd. Een subgrootboek is een boek dat een specificatie geeft van de boekingen op een grootboekrekening.
Debiteurenboek
Het debiteurenboek geeft de specificatie van de (collectieve) grootboekrekening Debiteuren.
We noemen het debiteuren ook wel het subgrootboek debiteuren of de debiteurenadministratie. In de debiteurenadministratie wordt van elke debiteur een overzicht gemaakt. Vroeger maakte men de aantekening in een boek. Later gebruikte men hiervoor kaarten. Voor elke debiteur is er een kaart waarop de subgrootboekrekening wordt bijgehouden. De debiteurenkaarten werden alfabetisch in een kaartenbak bewaard, waardoor er eenvoudig nieuwe debiteuren ingevoegd of oude verwijderd konden worden.
Een subgrootboekrekening voor Debiteur Jansen zou er als volgt uit kunnen zien:
Vorenstaande subgrootboekrekening wordt bijgehouden in dezelfde vorm als de grootboekrekening Debiteuren. De boekingsregels zijn ook hetzelfde als voor de grootboekrekening debiteuren:
• Bij toename van de vordering (=bezit) wordt de subgrootboekrekening gedebiteerd.
• Bij afname van de vordering (=schuld) wordt de subgrootboekrekening gecrediteerd.
Het nadeel van deze vorm is dat niet op elke moment het te vorderen bedrag van de debiteur kan worden afgelezen. Daarom gebruikt men meestal de gewijzigde staffelvorm. Er komt dan een kolom bij voor het saldo.
Bij de gewijzigde staffelmethode is het te vorderen bedrag elk moment af te lezen.
Uit de debiteurenadministratie kan een saldilijst worden opgesteld. Op een saldilijst wordt per debiteur het saldo vermeld. Dit saldo geeft het bedrag aan wat de onderneming nog van de debiteur te vorderen heeft, of wel het openstaande saldo. Telt men alle saldi bij elkaar op, dan krijg je het totaal van de te vorderen bedragen. Dit eindsaldo moet gelijk zijn aan het saldo van de grootboekrekening Debiteuren.
Voorbeeld I
Op de balans per 1 jan. van een handelsonderneming staat o.a. de grootboekrekening Debiteuren voor € 175.805,-
De saldilijst per 1 januari geeft aan:
1301 S. Pompen € 45.220,-
1302 P. Wagers - 37.485,-
1303 T. Som - 45.500,-
1304 K. Loper - 47.600,-
€ 175.805,-
In de maand jan vinden er verkopen plaats. De afnemer krijgt een factuur en de kopiefactuur gaat naar de debiteurenadministratie. In jan hebben de volgende verkopen plaatsgevonden.
U ziet dat W. Kortland niet op de saldilijst van 1 jan. staat. W. Kortland is dus een nieuwe debiteur. Aan W. Kortland wordt debiteurennummer 1305 toegekend.
De debiteur van deze onderneming betalen allemaal per bank. De ontvangst van het geld staat op een bankafschrift. In jan. hebben we de volgende ontvangsten plaats gehad:
De Handelsonderneming gebruikt o.a. de volgende grootboekrekeningen:
110 Bank 700 Voorraad goederen
130 Debiteuren 840 Opbrengst verkopen
140 Crediteuren 800 Inkoopwaarde
De debiteurenadministratie stelt op grond van de kopie verkoopfacturen en de bankafschriften de subgrootboekrekeningen van de afnemers samen in de gewijzigde staffelvorm:
datum boekstuk nr. omschrijving debet credit saldo
De verkopen en betalingen worden dagelijks, chronologisch, per debiteur op de subgrootrekeningen bijgeschreven. Aan het eind van januari zien de subgrootboekrekeningen er als volgt uit.
Per 31 jan. stelt men de saldilijst debiteuren samen.
Saldilijst debiteuren per 31 januari:
1301 L. Toeters € 52.122,-
1302 P. Wagers € 49.147,-
1303 T. Som € 42.483,-
1304 K. Loper € 31.892,-
1305 W. Kortland € 28.679,-
Het bijwerken van de subgrootboekrekeningen met de hand is een secuur werkje. Op welke manier is te controleren of het allemaal goed is gegaan en de saldi kloppen?
Dit is te controleren door het totaalbedrag van de saldilijst te vergelijken met het saldo op de grootboekrekening debiteuren, deze twee bedragen moeten gelijk zijn.
We werken de grootboekrekening Debiteuren aan de hand van de gegeven financiële feiten post voor post bij. De grootboekrekening Debiteuren ziet er dan als volgt uit:
U ziet dat het saldo “naar Balans” van de grootboekrekening Debiteuren op 31 jan. aansluit op de saldilijst Debiteuren per 31 jan.