Dagboeken en subadministraties - Deel 8

Archivering
Informatie wordt vaak verward met het begrip gegevens. Hoewel de begrippen veel met elkaar te maken hebben, zijn niet hetzelfde.

Gegevens worden pas informatie als de gegevens een betekenis hebben voor de ontvanger. Machines (zoals computers) kunnen informatie niet begrijpen zoals een mens dat kan, zij kunnen slechts data (gegevens) verwerken. Een bekend voorbeeld van het onderscheid tussen informatie en gegevens is uit te leggen aan de hand van een telefoonboek. De telefoonnummers uit het telefoonboek zijn gegevens. Ze kunnen worden verwerkt. Men kan de telefoonnummers oplopend sorteren op abonneenummer, maar men kan de gegevens ook sorteren op achternaam. Men kan een selectie maken van alle nummers met een bepaald netnummers. Als iemand het telefoonnummer van zijn moeder zoekt in het telefoonboek, omdat nummer vervolgens te bellen, dan is dat ene nummer de informatie.

Archiveren is het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten.
Het woord archief wordt gebruikt voor:
- de verzameling van informatiedragers
- de (fysieke) plaats waar de documenten worden bewaard.

Functie van een archief
Er zijn twee belangrijke functies van een archief:
1. geheugenfunctie
als je wilt weten wat er in een bepaalde gesloten overeenkomst vermeld staat kun je de overeenkomst terugzoeken in het archief.
2. bewijsfunctie
diverse overheidsorganen willen aan de hand van de bewaarde documenten kunnen controleren of u als ondernemer voldoet aan alle eisen. Voor de belastingdienst geldt dat bepaalde documenten nodig zijn voor de controle van de aangifte. Er bestaat wettelijk bewaarplicht. Voor documenten die de belastingdienst moeten kunnen inzien, geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Dit bestaat in de Algemene Wet Inzake Rijksbelastingen

Soorten archieven
Archieven kunnen op verschillende manieren ingedeeld worden:
1. wie gebruikt het archief?
2. wat is de mate van gebruik van het archief?
3. wat is de vorm van het archief?

Wie gebruikt het archief?
Er wordt onderscheid gemaakt in:
 persoonlijk archief: dit archief wordt door de desbetreffende persoon (medewerker) geraadpleegd. Dit kunnen de documenten van een werknemer in zijn bureaulade zijn maar ook zijn digitale bestanden. Bijvoorbeeld notulen van een vergadering.
 Afdelingsarchief: dit archief wordt alle medewerkers van de afdeling gebruikt en moet ook voor al deze medewerkers toegankelijk zijn, bijvoorbeeld het personeelsarchief op de afdeling personeelszaken.
 Centraal archief: dit archief moet door alle medewerkers geraadpleegd kunnen worden.

Wat is de mate van gebruik van het archief?
Er wordt onderscheid gemaakt in:
 Dynamisch archief: dit is een archief in beweging, in het dynamisch archief zitten documenten die nog met enige regelmaat geraadpleegd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan orderbonnen waarvoor nog facturen gemaakt moeten worden. Het dynamisch archief bevindt zich op de werkplek.
 Semi-statisch archief: dit noemt met wel een archief ‘’half tot rust’’. Dit betreft afgehandelde zaken. Hiervoor kun je archiefdozen of stellingen gebruiken die zich buiten de werkplek bevinden. Dit archief wordt minder geraadpleegd dan dynamisch archief.
 Statisch archief: dit is een onbewegelijk archief. Deze documenten worden opgeborgen met vermelding van inhoud en bewaartermijn.

Wat is de vorm van het archief?
Er wordt onderscheid gemaakt in:
 Fysiek archief: hierin zitten de tastbare zaken dus de papieren documenten
 Elektronisch archief: dit is een digitale archief.

Elektronisch archief
Het elektronisch archief wordt steeds meer gebruikt omdat dit de volgende voordelen biedt:
 Het raadplegen van een elektronisch archief is eenvoudiger en gaat sneller
 Het elektronisch archief neemt veel minder (fysieke) ruimte in
 Het elektronisch archief biedt meer ruimte voor standaarddocumenten zoals standaardbrieven en contacten.
 Het elektronisch archief is steeds opnieuw gebruikbaar
 De gegevens uit het elektronisch archief zijn door te printen weer snel op papier beschikbaar.

Het maken van back-ups
Bij het gebruiken van een elektronisch archief is het maken van back ups erg belangrijk.
Back ups zijn kopieën van gegevens die zich voorbeeld op de harde schijf van een computer bevinden. Deze kopieën worden preventief gemaakt om belangrijke gegevens veilig te stellen voor het geval er zich daadwerkelijk problemen voordoen.
Een back up is het veiligst indien het op de een externe mediadrager (diskette, cd, usb-stick) wordt gezet, dus opslaan op een andere plaats dan op de harde schijf van de computer.
Indien gewenst kan een back up weer op de harde schijf worden teruggeplaatst

Er zijn verschillende benaderingen mogelijk om een back op te maken.
 Back ups van de volledige harde schijf, de zogenaamde image back ups. Image back ups zijn vooral geschikt om in geval van een catastrofale fout van een harde schijf, de vervangende harde schijf snel volledig identiek in te richten.
 Back ups op bestandniveau. Back ups op bestandenniveau zijn bedoeld om in geval van fouten in een of meer bestanden (voorbeeld het onbedoeld verwijderen van een deel ervan, of het verwijderen van een bestandsmap) de bestanden weer terug te kunnen plaatsen zonder dat daarbij de rest van het systeem beïnvloed wordt.

Back – uptips
 Stel een back upstrategie op ( wanneer, wat veilig te stellen).
 Maak frequent back ups
 Bewaar diverse generaties dus schrijf niet over de oudere back up heen want als het misgaat hebt u niks meer.
 Probeer eens om iets terug te zetten.

De belastingdienst en het elektronisch archief
Sinds januari 2005 zijn ondernemers verplicht hun aangifte omzetbelasting elektronisch in te dienen bij de fiscus. Sinds januari 2006 geldt dit ook voor de loonbelasting. Administratieve gegevens vallen onder de wettelijke bewaarplicht, dus ook digitale data.
De wettelijke bewaarplicht voor de financiële stukken, zoals verkoopfacturen bedraagt 7 jaar en is bedoeld voor mogelijke controles door de belastingdienst.

Een bewaartijd van 7 jaar geldt in elk geval voor de basisgegevens zoals grootboek, debiteuren en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in en verkoopadministratie en loonadministratie. Voor uw btw- administratie en voor gegevens over uw transacties in onroerend goed geldt een bewaarplicht van tien jaar. Voor non- profit instellingen gelden dezelfde termijnen.
Gegevens die volledig elektronisch worden aangemaakt en verzonden of ontvangen, bijvoorbeeld elektronische facturen of bestellingen, moeten bewaard worden in datzelfde systeem. Verder moeten ze binnen een redelijke termijn toegankelijk zijn voor controle.

Dat de aangiften voortaan elektronisch moeten plaatsvinden, betekent niet dat u gegevens van de afgelopen jaren die onder de bewaarplicht vallen met terugwerkende kracht moet gaan digitaliseren. Die kunt u gewoon op de oude manier bewaren. De regel is immers dat ze moeten worden bewaard in de oorspronkelijke vorm, waarin ze in uw administratie zijn opgenomen.

Het overzetten van gegevens naar een ander formaat, naar een ander opslagsysteem of naar een andere computersysteem (conversie) is aan strikte regels gebonden.
Dit mag u uitsluitend doen als u onder andere:
 Alle gegevens overzet
 Dat op de juiste wijze doet
 Ervoor zorgt dat de gegevens op het nieuwe opslagmedium tijdens de gehele bewaartermijn snel beschikbaar zijn.
 Alle gegevens van uw eigen controles van deze conversies bewaart.

Voor het archiveren van digitale gegevens maakt men tegenwoordig gebruik van optical disk. Een optical disk heeft een capaciteit van 30 cd-roms. Steeds meer ondernemingen schakelen over op imagelink. Imagelink houdt in dat alle documenten die het bedrijf binnenkomen, digitaal opgeslagen worden. Hiertoe worden de documenten allemaal gescand. Zo ontstaat het papierloze kantoor.


Rangschikking/sortering van de documenten in een archief
Voor de indeling van de documenten in een archief zijn er drie mogelijkheden:
1. Documenten worden ingedeeld in series.
Een serie is een reeks documenten van dezelfde soort bijvoorbeeld inkoopfacturen.
2. documenten worden ingedeeld in rubrieken.
Voor elk soort document is een rubriek beschikbaar. Een voetbalvereniging kan bijvoorbeeld gebruikmaken van de rubrieken bestuur, financiën, ledenadministratie en competitie.
3. Documenten worden ingedeeld in dossiers.
Een dossier is een reeks van documenten over hetzelfde onderwerp, bijvoorbeeld alle documenten betreffende de werving en selectie van een nieuwe verkoopmanager.


Daarna moeten de documenten nog gerangschikt worden binnen deze indeling. Dit kan op de volgende manieren:
• Alfabetisch lexicografisch: op volgorde van alfabet
• Numeriek: op nummervolgorde
• Alfanumeriek: combinatie met letters en cijfers
• Chronologisch: op volgorde van tijd


Hulpmiddelen bij het opbergen
Als bepaald is hoe er gearchiveerd moet worden, kunnen de geschiktste hulpmiddelen voor het opbergen worden gekozen. Er zijn veel opbergsystemen zoals:
• Archiefkasten
• Hangmappensysteem
• Ordners
• Archiefdozen

Archief beheer
Het archiefbeheer omvat vier taken:
1. toegankelijkheid.
2. bewaren/niet bewaren
3. uitlenen
4. beveiliging


Toegankelijkheid van het archief
Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
• Rechtstreeks toegankelijk archief. Hiervan is sprake als je een dossier of document direct uit een archiefkast kunt pakken.
• Niet rechtstreeks toegankelijk archief. Hiervan is sprake als je eerst een kaartenbak of een register moet raadplegen om te zien waar het document zich bevindt.

Beveiliging archief
Beveiliging draait om de vraag: wie mag welke documenten inzien? Zo mogen persoonsdossiers niet zomaar door iedereen bekeken worden. Bij de privacywetgeving wordt dit nog uitgebreid behandeld. Vertrouwelijke informatie is natuurlijk niet voor iedereen beschikbaar. Bij een papieren archief kan door middel van een stempel of sticker aangegeven worden of een document vertrouwelijk is. Bij een digitaal archief kan een document beschermd worden met een wachtwoord.

Uitlenen van documenten
Een goede registratie van documenten die het archief verlaten is erg belangrijk. Soms gebeurt het dat een dossier te lang bij iemand blijft liggen. Als een andere werknemer dit dossier nodig heeft, is het belangrijk te weten bij wie het dossier ligt. Voor het uitlenen wordt daarom wel een uitleenregister of uitleenkaart gebruikt.

Soms wordt er een kopie gemaakt uit het dossier. Zo blijft het dossier in tact. Bij een elektronisch dossier is het maken van een kopie zeer simpel en blijft het originele in tact en voor iedereen te raadplegen.

Bewaren/niet bewaren
Archiveren kost geld. Niet alleen omdat de archieven ruimte innemen, maar ook omdat er veel arbeidstijd mee gemoeid is. Het is echter niet noodzakelijk alles voor altijd te bewaren. Hoelang je moet bewaren en wat je moet bewaren is afhankelijk van:
• Wettelijke bepalingen: overheidsinstanties moeten volgens de archiefwet hun administraties 50 jaar bewaren en daarna overdragen aan het rijksarchief.
De belastingdienst hanteert een bewaartermijn van 7 jaar.
• Bedrijfsregelingen: elke bedrijf mag een eigen regeling bedenken voor de bewaartermijn en de documenten die bewaard moeten worden. De bedrijfsregeling mag echter nooit in strijd zijn met de wettelijke regelingen.

Als documenten verplaatst worden van het dynamische naar het semistatische archief of van het semistatisch archief naar het statisch archief noemt men dit opschonen.

Als de bewaartermijn verstreken is mag men het archief vernietigen.

Oefenopgave 4
1. noem drie voordelen van een elektronisch archief ten opzichte van een papieren archief.
2. wat is een back-up?
3. hoe lang moeten financiële gegevens bewaard blijven?


Oefenopgave 5
Over de maand september heeft Yvesste Vroom de volgende gegevens verzameld:

Specificatie debiteuren per 1 september
Kuiper Alkmaar € 1.200,-
Blij Heiloo € 1.400,-
Winder Limmen € 1.000,-
€ 7.000,-

Specificatie voorraad goederen per 1 september
Cola 200 dozen € 8,- per doos € 1.600,-
Up 400 dozen € 8,- per doos € 3.200,-
Sinas 300 dozen € 9,- per doos € 2.700,-
Cassis 1.00 dozen € 10,- per doos € 10.000,-
€ 17.500,-

2-9 K-79 Per kas verkocht voor € 1.400,-
Afgeleverd zijn: 20 dozen Cola, 30 dozen Up, 25 dozen Sinas, 50 dozen Cassis

5-9 B-58 rekeningafschrift Bank: bij Kuiper € 1.200,-

11-9 I-109 Gekocht op rekening bij Scholten BV en ontvangen: 400 dozen Cola a € 8,- = € 3.200,-

K-80 betaald per Kas aan Scholten BV:
Openstaand bedrag van 1 september € 2.200,-
Factuur I-109 - 3.200,-
€ 5.400,-

17-9 B-59 Rekeningafschrift Bank: af: Hertzel € 2.600,-

21-9 V-305 Verkocht op rekening aan Blij en afgeleverd: 60 dozen Cola, 60 dozen up, 100 dozen Sinas en 200 dozen Cassis € 4.500,-

25-9 I-110 Gekocht op rekening op Hertzel en ontvangen: 600 dozen Cassis € 6.000,-

27-9 M-18 Voor privégebruik 20 dozen Cassis uit de zaak genomen

29-9 B-60 Rekeningafschrift bank: bij Blij € 1.400,-

30-9 IC-26 Ontvangen creditnota van Scholten BV wegens retour gezonden goederen 100 dozen Up € 800,-


Yves Vroom gebruikt o.a. de volgende grootboekrekeningen:
041 Privé 700 Voorraad goederen

100 Kas 800 Inkoopwaarde verkopen
110 Bank 840 Opbrengst verkopen
130 Debiteuren
140 Crediteuren

Gevraagd:
1. Journaliseer vorenstaande financiële feiten
2. stel de grootboekrekeningen Debiteuren, Crediteuren en voorraad goederen samen over september en sluit de rekening af per 30 september.

De liniatuur van een grootboekrekening is als volgt:

Naam van de grootboekrekening
Datum Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit

3. werk de kaarten in de debiteuren, crediteuren- en voorraadadministratie bij. De kaarten worden bijgehouden in gewijzigde staffelvorm.
4. stel de saldilijst debiteuren, de saldilijst crediteuren en de voorraadstaat samen per 30 september en controleer met de grootboeken uit vraag 2

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.