Dagboeken en subadministraties - Deel 9

Samenvatting

Voordat men gaat boeken worden de boekingsdocumenten gesorteerd naar dagboek.
Een onderneming gebruikt minimaal de volgende dagboeken:
• inkoopboek
• verkoopboek
• bankboek
• kasboek
• diverse postenboek of memoriaal

Bij sommige grootboekrekeningen is er behoefte aan een specificatie. Als de specificatie wordt bijgehouden in geld, spreekt men van subgrootboeken. Voorbeelden van subgrootboeken zijn het debiteurenboek en het crediteurenboek. Als de specificatie wordt bijgehouden in hoeveelheden, spreekt men van bijboeken. Voorbeeld van een bijboek is het voorraadboek.

Met behulp van de saldilijst wordt de aansluiting met de grootboekrekening gecontroleerd.

Archiveren is het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten.
Functies archief
- geheugenfunctie
- bewijsfunctie

indelingen archief - wie gebruikt het archief
- persoonlijk archief
- afdelingsarchief
- centraal archief
- mate van gebruik
- Dynamisch archief
- Semistatisch archief
- Statisch archief
- - vorm
- Fysiek archief
- Digitaal archief

Een back-up is een elektronische kopie van gegevens. De bewaartermijn van financiële gegevens bedraagt 7 jaar.

Archief beheer omvat
1. toegankelijkheid
2. beveiliging
3. uitlenen van documenten
4. bewaren/niet bewaren

Enkele begrippen:

Standaard boekingsstukken zijn:
• Kasstukken: kasbonnen en kwitanties. Een kwitantie is een bewijs dat men iets heeft betaald.
• Bankstukken : afschriften van de bank.
• Facturen: van leveranciers ontvangen (inkoopfactuur) of naar afnemers gestuurd (verkoopfactuur).

Enkelvoudige journaalposten:
De grootboekrekeningen post voor post bijwerken, noemt men enkelvoudige journaalposten en enkelvoudige overdrachtsposten.

Collectieve journaalposten:
Het bijwerken van de grootboekrekeningen aan de hand van het journaal in totaalbedragen, noemt men collectieve journaalposten en collectieve overdrachtsposten.

Dagboeken:
Inkoopboek
Verkoopboek
(Post) bankboek
Kasboek
Diverse-postenboek of Memoriaal

Contant betalen:
Per kas betalen noemt men contant betalen.

Subgrootboek:
Een subgrootboek is een boek dat een specificatie geeft van de boekingen op een grootboekrekening.

Debiteurenadministratie:
We noemen het debiteurenboek ook wel het subgrootboek debiteuren of de debiteurenadministratie.

Gewijzigde staffelvorm:
Bij de gewijzigde staffelmethode is het te vorderen bedrag elk moment af te lezen.

Saldilijst:
Op een saldilijst wordt per debiteur het saldo vermeld.
Crediteurenadministratie:
In de crediteurenadministratie wordt voor elke crediteur een overzicht gemaakt.

Voorraadstaat:
Uit de voorraadadministratie wordt elke periode een lijst gemaakt met saldi van de soorten goederen. Bij de voorraadadministratie spreken we niet van een saldilijst maar van een voorraadstaat.

Archiveren:
Archiveren is het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten.

Elektronisch archief:
Het elektronisch archief wordt steeds meer gebruikt omdat dit de volgende voordelen biedt:
1. Het raadplegen van een elektronisch archief is eenvoudiger en gaat sneller.
2. Het elektronisch archief neemt veel minder (fysieke) ruimte in.
3. Het elektronisch archief biedt meer ruimte voor standaarddocumenten zoals standaard brieven en contracten,
4. Het elektronisch archief is steeds opnieuw bruikbaar.
5. De gegevens uit het elektronisch archief zijn door te printen weer snel op papier beschikbaar.

Back-up:
Bij het gebruik van een elektronisch archief is het maken van back-ups erg belangrijk.

Imagelink:
Imagelink houdt in dat alle documenten die het bedrijf binnenkomen, digitaal opgeslagen worden.

Archief beheer:
Het archiefbeheer omvat 4 taken:
1. Toegankelijkheid van het archief
2. Beveiliging van het archief
3. Uitlenen van documenten
4. Bewaren/niet bewaren

Opschonen:
Als documenten verplaatst worden van het dynamische naar het semistatische archief of van het semistatische archief naar het statische archief noemt men dit opschonen.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.