Voordat er gestart wordt met boeken, worden de boekingsdocumenten gesorteerd. Deze sortering is afhankelijk van de gebruikte dagboeken. In de boekhouding wordt er nog geen administratie gevoerd voor de afzonderlijke debiteur, crediteur of per afzonderlijk artikel. Deze zaken worden bijgehouden in de subadministratie.
Financiële documenten
In de voorgaande hoofdstukken hebben wij de kern van de boekhouding beschreven: het verwerken van financiële feiten in het grootboek. Om het bijwerken van het grootboek makkelijker te maken worden de financiële feiten eerst in een bepaalde vorm gegoten, men maakt er journaalposten van. De journaalposten zijn dus een voorbereiding op het boeken van de grootboekrekening.
Financiële ïƒ journaalposten ïƒ grootboekrekening
Financiële feiten komen voort uit financiële documenten. Een betaling van een afnemer aan het bedrijf staat op een bankafschrift. Op het bankafschrift staat ook de betaling van het bedrijf aan een leverancier. Bij inkoop van goederen op rekening ontvangt het bedrijf een inkoopfactuur en bij verkoop van goederen op rekening stuurt het bedrijf een factuur. Bij kastransacties zijn er kasbonnen. Deze financiële documenten zijn de basis van de boekhouding, op grond van deze boekingsstukken maakt men de boeking in het grootboek.
In deze serie is een financieel feit tot nu toe omschreven. Het leermateriaal zou erg omvangrijk worden als we voor ieder financieel feit het hele boekingsstuk zouden opnemen. Bedenk echter dat er achter ieder financieel feit een boekingsdocument aanwezig is.
Standaard boekingsstukken zijn:
• Kasstukken: kasbonnen en kwitanties. Een kwitantie is een bewijs dat men iets contant heeft betaald.
• Bankstukken : afschriften van de bank dat men periodiek ontvangt
• Facturen: inkoopfactuur ontvang je van de leverancier of verkoopfacturen die men stuurt naar de afnemers.
Boekingsdocument voor een verkoop is de kopie verkoopfactuur die in de adminstratie van de onderneming terug te vinden is.
Een creditnota is een document waarbij opnieuw een correctienota wordt gemaakt i.v.m. een onjuiste verzonden verkoopfactuur naar de afnemer. Dat wil zeggen dat de afnemer niet hoeft te betalen. Ook een creditnota kan van een leverancier worden ontvangen. Wordt een creditnota aan een afnemer gezonden dan is een kopie van deze creditnota het boekingsdocument. Niet voor alle boekingen zijn er standaard boekingsstukken. In sommige gevallen moet er speciaal boekingsstuk gemaakt worden, bv. bij de correctie van de grootboekrekening Kas bij een kastekort. Deze boekingsstukken worden wel diversenstukken genoemd. Belangrijk is in ieder geval dat er voor een boeking altijd een boekingsstuk aanwezig moet zijn.
Alle boekenstukken die we versturen en of ontvangen vormen de basis van de boekingen en moeten goed bewaard worden.Als er verderop in het proces iets niet klopt, moeten we de originele documenten erbij kunnen halen om te zien waar het mis is gegaan.
De boekingsdocumenten worden eerst gesorteerd naar soort en worden alle inkoopfacturen, alle verkoopfacturen, alle kasstukken etc. eerst bij elkaar gelegd.of in ordners opgeborgen.
Vervolgens worden de boekingsdocumenten per soort gesorteerd op nummer (bijv. op verkoop factuurnummer), op datum, op alfabetische naam, volgorde van de afnemer etc. keuze voor de sorteer methode is afhankelijk van de organisatie.
Alle boekingen in het grootboek gebeuren met een verwijzing naar het boekingsstuk.
Voorbeeld
Winkelier Rensink heeft in mei o.a. de volgende boekingsstukken ontvangen.
Winkelier Rensink geeft zelf aan deze inkoopfactuur boekstuknummer 177/I. De schoenen zijn ontvangen en in het magazijn opgenomen.
Van de ontvangen partij blijken 5 schoenen beschadigd te zijn. Na overleg met CPX BV stuurt winkelier Rensink de schoenen retour en ontvangt de volgende creditnota:
Winkelier Rensink geeft zelf aan deze creditfactuur boekstuk nummer 355/IC
Winkelier Rensink gebruikt o.a. de volgende grootboekrekeningen:
110 Bank 700 Voorraad spijkerbroeken
130 Debiteuren 840 Opbrengst verkopen
140 Crediteuren 800 Inkoopwaarde verkopen
Uitwerking:
Als we het grootboek voor deze journaalposten bijwerken, nemen we dus ook het boekstuk nummer op.
Tot nu toe hebben we van elk boekingsdocument een aparte journaalpost gemaakt.
Vervolgens hebben we de grootboekrekeningen post voor post bijgewerkt. We spreken in dit geval van enkelvoudige journaalposten en enkelvoudige overdrachtsposten.
In een handmatig gevoerde administratie kan dit enorm veel werk met zich brengen. Daarom is er in de tijd van het handmatig boekhouden naar een methode gezocht om dit proces sneller te laten verlopen. Dit gebeurde door de financiële feiten, na het sorteren en nummeren te noteren in een dagboek. Vanuit het dagboek worden de journaalposten gemaakt in het journaal.
Als volgt:
Dagboek posten van de financiele feiten:
• Inkopen op rekening: Inkoopboek
• Verkopen op rekening: Verkoopboek
• Ontvangsten en betalingen per giro: Giroboek
• Ontvangsten en betalingen per bank: Bankboek
• Ontvangsten en betalingen per kas: Kasboek
• Overige mutaties: Diverse – postenboek of Memoriaal
We nemen het inkoopboek als voorbeeld. Als een onderneming inkoopfacturen ontvangst dan noteert hij deze in het inkoopboek. Een inkoopboek kan er aan het eind van de maand januari als volgt uitzien:
Per dagboek wordt periodiek (aan het einde van de week of aan het einde van de maand) het totaalbedrag bepaald en ge – journaliseerd.
Van de bovenstaande financiele feiten worden geen aparte journaalposten gemaakt, maar wordt als een geheel gejournaliseerd. Van dit inkoopboek wordt het volgende journaal gemaakt:
Vervolgens werkt men aan de hand van het journaal de grootboekrekeningen bij, dus ook in totaalbedragen. We spreken in dit geval van collectieve journaalposten en collectieve overdrachtsposten.
U begrijpt dat het journaliseren en boeken van totaalbedragen minder tijd vraagt dan het post voor post journaliseren en boeken. De methode van collectieve overdrachtsposten wordt tegenwoordig niet meer gebruikt omdat het bezwaar van het vele werk wordt weggenomen door het gebruik van de computer.
Computerboekhouden
Bij het computerboekhouden worden alle financiële feiten post voor post geboekt. Bij de computerboekhouding wordt echter wel gebruikgemaakt van de term dagboek. Voordat de financiële feiten worden geboekt, worden de boekingsdocumenten eerst gesorteerd. De gesorteerde boekingsdocumenten worden daarna in een dagboek van de computer geboekt. Op basis van de boekhouding in een dagboek van de computer, zorgt de computer ervoor dat de grootboekrekeningen worden bijgewerkt.
Het aantal dagboeken en de gebruikte soorten dagboeken is afhankelijk van het bedrijf. Vervolgens worden de volgende dagboeken gehanteerd.
• Inkoopboek
• Verkoopboek
• (post)bankboek
• Kasboek
• Diverse-postenboek of Memoriaal
Inkoopboek
Het inkoopboek wordt gebruikt voor de inkopen op rekening en voor de retourinkopen. Voor het bijwerken van gegevens ontvangt het bedrijf facturen en of creditnota’s van leveranciers. Het is een factuurboek want voor het bijwerken van het inkoopboek is een inkoopfactuur of een ontvangen creditnota nodig. Let op; contante inkopen komen niet in het inkoopboek maar in het kasboek.
Verkoopboek
Het verkoopboek wordt gebruikt voor de verkopen op rekening en voor de retourverkopen. Het bijwerken van verkoopboek is nodige alle verzonden facturen naar afnemers en of de creditnota’s. Contante verkopen komen niet in het verkoopboek maar in het kasboek.
(Post) bankboek
Het (post)bankboek is voor de ontvangsten en uitgaven per (post)bankboek. Het (post)bankboek wordt bijgewerkt aan de hand van de bankafschriften. Het is gebruikelijk om voor elke (post)bankrekening die de onderneming gebruikt een eigen bankboek te maken. Als een onderneming dus een rekening heeft bij de Postbank en bij de Rabobank, dan zij er twee bankboeken: Postbankboek en Rabo bankboek. Als de onderneming geen postbankrekening heeft is er natuurlijk ook geen Postbankboek. Het (post)bankboek is een financieel boek.
Kasboek
In het kasboek worden de ontvangsten en uitgaven per kas genoteerd. Het kasboek wordt bijgewerkt aan de hand van kasbewijzen. Een voorbeeld van een kasbewijs is de kassabon die je ontvangt als je iets per kas betaalt. Per kas betalen noemt men contant betalen. Het Kasboek is een financieel boek.
Diverse-postenboek of Memoriaal
Boekingsdocumenten die niet in een van de vorige dagboeken ondergebracht kunnen worden, komen in het diverse-postenboeken. Het diverse postenboek wordt ook memoriaal genoemd. Een voorbeeld van zo’n post is het priveverbruik van goederen.
De voglend dagboeken worden in een bedrijf gebruikt:
• Inkoopboek
• Verkoopboek
• Bankboek
• Kasboek
• Memoriaal
In welke dagboek worden de volgende boekingsdocumenten geboekt
2-9 Per kas verkocht voor € 23.500,-
Afgeleverd zijn: 15 dozen Cola, 50 dozen Up, 35 dozen Sinas, 40 dozen Cassis
5-9 Rekeningafschrift Bank: bij Kuiper € 3,500,-
11-9 Gekocht op rekening bij Scholten BV en ontvangen:
350 dozen Cola ả € 11,50- = € 4.025,-
12-9 Betaald per kas aan Jansen BV:
Openstaand bedrag van 3 Juni € 1,111,-
Factuur 665/I € 5.800,-
€ 6.911,-
17-9 Rekeningafschrift bank: af: Hertzel € 36.800,-
21-9 Verkocht op rekening aan ZonT en geleverd:
55 dozen Cola, 30 dozen Up, 80 dozen Sinas en 180 dozen Cassis € 3.500,-
25-9 Gekocht op rekening bij Scholten BV en ontvangen:
55 dozen Up en 30 dozen Cassis € 2,500,-
Gekocht op rekening bij Hertzel en ontvangen:
60 dozen Cassis € 2,500,-
27-9 Voor privegebruik 18 dozen Cassis uit de zaak genomen.
29-9 Rekening afschrift bank: Bij ZonT € 2.380,50
30-9 Ontvangen creditnota van Wimper BV wegens retour gezonden goederen
65 dozen Up € 1,590,-
Subadministratie
Tot nu hebben we de boekingen op de grootboekrekeningen 130 Debiteuren, 140 Crediteuren en 700 Voorraad goederen niet nader gespecificeerd. Van de debiteuren, crediteuren en de voorraad worden op de grootboekrekeningen (totaal) bedragen bijgehouden, maar niet de vordering per debiteur of de schuld per crediteur of de voorraad per artikel.
Subgrootboeken
Behalve het kennen van de bedragen van de grootboekrekening is het voor de onderneming belangrijk te weten wat er nog van een bepaalde afnemer te vorderen is en hoeveel de onderneming aan elke leverancier schuldig is. Hiertoe wordt voor de debiteuren, crediteuren en voorraad een subadministratie opgezet.
De grootboekrekeningen 130 Debiteuren, 140 Crediteuren en 700 Voorraad worden ook wel collectieve grootboekrekeningen genoemd. Een subgrootboek is een boek dat een specificatie geeft van de boekingen op een grootboekrekening.
Debiteurenboek
Het debiteurenboek geeft de specificatie van de (collectieve) grootboekrekening Debiteuren.
We noemen het debiteuren ook wel het subgrootboek debiteuren of de debiteurenadministratie. In de debiteurenadministratie wordt van elke debiteur een overzicht gemaakt. Vroeger maakte men de aantekening in een boek. Later gebruikte men hiervoor kaarten. Voor elke debiteur is er een kaart waarop de subgrootboekrekening wordt bijgehouden. De debiteurenkaarten werden alfabetisch in een kaartenbak bewaard, waardoor er eenvoudig nieuwe debiteuren ingevoegd of oude verwijderd konden worden.
Een subgrootboekrekening voor Debiteur Jansen zou er als volgt uit kunnen zien:
Vorenstaande subgrootboekrekening wordt bijgehouden in dezelfde vorm als de grootboekrekening Debiteuren. De boekingsregels zijn ook hetzelfde als voor de grootboekrekening debiteuren:
• Bij toename van de vordering (=bezit) wordt de subgrootboekrekening gedebiteerd.
• Bij afname van de vordering (=schuld) wordt de subgrootboekrekening gecrediteerd.
Het nadeel van deze vorm is dat niet op elke moment het te vorderen bedrag van de debiteur kan worden afgelezen. Daarom gebruikt men meestal de gewijzigde staffelvorm. Er komt dan een kolom bij voor het saldo.
Bij de gewijzigde staffelmethode is het te vorderen bedrag elk moment af te lezen.
Uit de debiteurenadministratie kan een saldilijst worden opgesteld. Op een saldilijst wordt per debiteur het saldo vermeld. Dit saldo geeft het bedrag aan wat de onderneming nog van de debiteur te vorderen heeft, of wel het openstaande saldo. Telt men alle saldi bij elkaar op, dan krijg je het totaal van de te vorderen bedragen. Dit eindsaldo moet gelijk zijn aan het saldo van de grootboekrekening Debiteuren.
Voorbeeld I
Op de balans per 1 jan. van een handelsonderneming staat o.a. de grootboekrekening Debiteuren voor € 175.805,-
De saldilijst per 1 januari geeft aan:
1301 S. Pompen € 45.220,-
1302 P. Wagers – 37.485,-
1303 T. Som – 45.500,-
1304 K. Loper – 47.600,-
€ 175.805,-
In de maand jan vinden er verkopen plaats. De afnemer krijgt een factuur en de kopiefactuur gaat naar de debiteurenadministratie. In jan hebben de volgende verkopen plaatsgevonden.
U ziet dat W. Kortland niet op de saldilijst van 1 jan. staat. W. Kortland is dus een nieuwe debiteur. Aan W. Kortland wordt debiteurennummer 1305 toegekend.
De debiteur van deze onderneming betalen allemaal per bank. De ontvangst van het geld staat op een bankafschrift. In jan. hebben we de volgende ontvangsten plaats gehad:
De Handelsonderneming gebruikt o.a. de volgende grootboekrekeningen:
110 Bank 700 Voorraad goederen
130 Debiteuren 840 Opbrengst verkopen
140 Crediteuren 800 Inkoopwaarde
De debiteurenadministratie stelt op grond van de kopie verkoopfacturen en de bankafschriften de subgrootboekrekeningen van de afnemers samen in de gewijzigde staffelvorm:
datum boekstuk nr. omschrijving debet credit saldo
De verkopen en betalingen worden dagelijks, chronologisch, per debiteur op de subgrootrekeningen bijgeschreven. Aan het eind van januari zien de subgrootboekrekeningen er als volgt uit.
Per 31 jan. stelt men de saldilijst debiteuren samen.
Saldilijst debiteuren per 31 januari:
1301 L. Toeters € 52.122,-
1302 P. Wagers € 49.147,-
1303 T. Som € 42.483,-
1304 K. Loper € 31.892,-
1305 W. Kortland € 28.679,-
Het bijwerken van de subgrootboekrekeningen met de hand is een secuur werkje. Op welke manier is te controleren of het allemaal goed is gegaan en de saldi kloppen?
Dit is te controleren door het totaalbedrag van de saldilijst te vergelijken met het saldo op de grootboekrekening debiteuren, deze twee bedragen moeten gelijk zijn.
We werken de grootboekrekening Debiteuren aan de hand van de gegeven financiële feiten post voor post bij. De grootboekrekening Debiteuren ziet er dan als volgt uit:
U ziet dat het saldo “naar Balans” van de grootboekrekening Debiteuren op 31 jan. aansluit op de saldilijst Debiteuren per 31 jan.
Bij gebruik van een computer gebeurt eigenlijk hetzelfde alleen neemt de computer u veel werk uit handen. In de computer boekt u de financiële feiten post voor post in het dagboek van de computer.
Aan de hand van kopie verkoopfacturen boekt u in het verkoopboek van de computer in. U geeft daarbij aan om welk debiteur het gaat. Nu zal de computer zowel de grootboekrekeningen als de debiteurenadministratie bijwerken. En de controle of het saldo van de subadministratie en de grootboekrekening na de boekingen klopt, wordt ook door de computer uitgevoerd.
Crediteurenboek
Het crediteurenboek geeft de specificatie van de (collectieve) grootboekrekening crediteuren.
We noemen het crediteurenboek ook wel het subgrootboek crediteuren of de crediteurenadministratie. In de crediteurenadministratie wordt voor elke crediteur een overzicht gemaakt.
Een subgrootboekrekening voor Crediteur Belinda zou er als volgt uit kunnen zien:
Vorenstaande subgrootboek rekening wordt bijgehouden in dezelfde vorm als de grootboekrekening Crediteuren. De boekingsregels zijn ook hetzelfde als voor de grootboekrekening Crediteuren:
• Bij toename van de schuld wordt de sub grootboekrekening gecrediteerd.
• Bij afname van de schuld wordt de sub grootboekrekening gedebiteerd.
Bij gebruik van de gewijzigde staffelvorm ziet de crediteurenkaart van Belinda er als volgt uit:
Bij de gewijzigde staffelmethode is het verschuldigde bedrag elk moment af te lezen.
Net als bij de debiteuren wordt uit de crediteurenadministratie elke periode een saldilijst gemaakt waarvan het eindsaldo gelijk moet zijn aan het saldo van de grootboekrekening Crediteuren.
Voorbeeld 1
OP de balans per 1 jan. van een handelsonderneming staat o.a. de grootboekrekening
140 Crediteuren met een saldo van € 162.500,-
De saldilijst uit het crediteuren boek per 1 januari:
1401 A. Zwaan € 51.300,-
1402 J. Gilze – 63.100,-
1403 Y. Verboom – 48.100,-
€ 162.500,-
Uit de boekingsstukken blijkt dat in januari de volgende inkopen zijn gedaan:
a. Fonstein is een nieuwe crediteur waaraan crediteurennummer 1404 wordt toegekend.
De crediteurenadministratie heeft kopie inkoopfacturen ontvangen.
Uit de bankafschriften blijken de volgende betalingen van de ondernemingen aan crediteuren:
De handelsonderneming gebruikt o.a. de volgende grootboekrekeningen:
110 Bank 700 Voorraadgoederen
130 Debiteuren
140 Crediteuren 800 Inkoopwaarde verkopen
840 Opbrengst verkopen
Gevraagd:
Stel de subgroot boekrekeningen voor de leveranciers samen in de gewijzigde staffelvorm:
Maak de saldilijst crediteuren per 31 januari
Op welke manier kunt u het antwoord van vraag 2 controleren?
Uitwerking:
1.
2. Saldilijst crediteuren per 31 januari:
1401 A. Zwaan € 53.550,-
1402 J. Gilze – 62.857,-
1403 Y. Verboom – 54.692,-
1404 Fonstein – 82.110,-
€ 253.209,-
3. Het bedrag van € 253.209,- moet gelijk zijn aan het saldo op de grootboekrekening Crediteuren. De grootboekrekening Crediteuren ziet er bij post voor post inboeken als volgt uit:
U ziet dat het saldo van de grootboekrekening gelijk is aan het totaal van de saldilijst. Dat moet ook, want de subadministratie is een specificatie van de grootboekrekening.
De inventarisgegevens per 1 december bij handelsonderneming Dorrestein te Heiloo vermelden ondermeer:
Saldilijst debiteuren saldilijst crediteuren
1301 Jansen € 1.400,- 1401 Karstens € 3.200,-
1302 Rietveld € 2.200,- 1402 Lopkes € 2.400,-
€ 3.600,- € 5.600,-
In de loop van december kwamen de volgende transacties voor:
Gevraagd:
1. stel de subgrootboekrekeningen voor de afnemers samen in de gewijzigde staffelvorm:
2. stel de saldilijst debiteuren samen per 31 december.
3. controleer de aansluiting van de saldilijst debiteuren door de grootboekrekening Debiteuren op te stellen in de volgende vorm:
Breng de financiële feiten post voor post over naar de grootboekrekening.
4. stel de subgrootboekrekeningen voor de leveranciers samen in de gewijzigde staffelvorm:
5. stel de subgrootboekrekeningen voor de leveranciers samen in de gewijzigde staffelvorm:
6. controleer de aansluiting van de saldilijst crediteuren door de grootboekrekening crediteuren op te stellen in de volgende vorm.:
Breng de financiële feiten post voor post over naar de grootboekrekening.
Bij de voorraadadministratie gelden dezelfde boekingsregels als voor de grootboekrekening Voorraad goederen:
• bij toename van de voorraad (=bezit) wordt de subgrootboekrekening gedebiteerd.
• Bij afname van de voorraad (=bezit) wordt de subgrootboekrekening gecrediteerd.
Een subgrootboekrekening van de voorraad herenschoenen in de gewijzigde staffelvorm zou er als volgt uit kunnen zien:
Voorraad herenschoenen inkoopprijs € 30,-
Ook de voor de andere soorten goederen, bijvoorbeeld damesschoenen, kinderschoenen en sportschoenen houdt men een subgrootboekrekening bij.
Uit de voorraadadministratie wordt elke periode een lijst gemaakt met saldi van de soorten goederen. Bij de voorraadadministratie spreken we niet van een saldilijst maar van een voorraadstaat. Net zoals de debiteuren en crediteuren moet het eindsaldo van de voorraadstaat gelijk zijn aan het saldo van de grootboekrekening voorraad.
Bijboeken
De voorraadadministratie wordt vaak alleen in hoeveelheden bijgehouden. We spreken dan van een bijboek. Een bijboek is dus een subgrootboek in een bijzondere vorm.
Meestal kiest men bij de voorraadkaarten ook voor de gewijzigde staffelvorm. Een voorraadkaart kan er als volgt uitzien:
Voorraad herenschoenen inkoopprijs € 30,-
Periodiek, maar ten minste één keer per jaar moeten de voorraden in het magazijn worden geïnventariseerd ( = geteld). Deze voorraad wordt dan vergeleken met de volgens de voorraadadministratie aanwezige voorraden. Eventuele voorraadverschillen dienen verwerkt te worden.
Volgens worden de totalen van de voorraadkaarten verzameld op een voorraadstaat.
De aantallen worden omgerekend in geld. Het totaalbedrag van de voorraadstaat moet kloppen met het saldo van de grootboekrekening voorraad goederen.
Voorbeeld:
Een tabakimporteur heeft op 1 september de volgende voorraden tabak:
Sumatra 2.400 kg
Havana 1.700 kg
Virginia 4.000 kg
De inkoopprijzen van de tabaksoorten zijn als volgt:
Sumatra € 3,50 per kg
Havana € 4,- per kg
Virginia € 3,- per kg
In de maand September vinden de volgende transacties plaats:
1 sep. Ontvangen 3.000 kg Sumatra volgens I-327
2 sep. Geleverd 1.000 kg Havana volgens V-13
5 sep. Ontvangen 3.000 kg Vrginia volgens I-927
7 sep. Ontvangen 5.000 kg Havana volgens I-818
10 sep. Geleverd 3.500 kg Virginia volgens V-14
12 sep. Geleverd 2.700 kg Sumatra volgens V-15
17 sep. Ontvangen 3.000 kg Virginia volgens I-928
20 sep. Ontvangen 3.200 kg Havana volgens I-819
24 sep. Geleverd 2.700 kg Havana volgens V-16
27 sep. Geleverd 1.300 kg Sumatra volgens V-17
29 sep. Geleverd 2.000 kg Virginia volgens V-18
30 sep. Ontvangen 2.500 kg Sumatra volgens I-328
Gevraagd:
Stel de voorraadkaarten samen
Voorraad Virginiatabak Inkoopprijs € 3,-
Datum Boekstuknr. Omschrijving Bij Af Saldo
1-9
5-9
10-9
17-9
29-9
I-927
V-14
I-928
V-18
Voorraad
Gekocht
Verkocht
Gekocht
Verkocht 4.000
3.000
3.000
3.500
2.000 4.000
7.000
3.500
6.500
4.500
2. stel de voorraadstaat samen per 30 september.
Voorraadstaat
Voorraad Hoeveelheid Prijs Totaal
Sumatratabak
Havanatabak
Virginiatabak 3.900
6.200
4.500 € 3,50
€ 4,-
€ 3,- € 13.650,-
€ 24.800,-
€ 13.500,-
€ 51.950,-
Stel de grootboekrekening voorraad goederen samen om de aansluiting met de voorraadkast te controleren.
Voorraad goederen
Datum Boekstuknr Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit
1-9
1-9
2-9
5-9
7-9
10-9
12-9
17-9
20-9
24-9
27-9
29-9
30-9 BB
I-327
V-13
I-927
I-818
V-14
V-15
I-928
I-819
V-16
V-17
V-18
I-328 Balans
Ontvangen 3000 kg Sumatra
Geleverd 1.000 kg Havana
Ontvangen 3.000 kg Virginia
Ontvangen 5.000 kg Havana
Geleverd 3.500 kg Virginia Geleverd 2.700 kg Sumatra
Ontvangen 3.000 kgVirginia
Ontvangen 3.200 kg Havana
Geleverd 2.700 kg Havana
Geleverd 1.300 kg Sumatra
Geleverd 2.000 kg Virginia
Ontvangen 2.500 kg Sumatra
Naar Balans
€ 27.200,- *
– 10.500,-
– 9.000,-
– 20.000,-
– 9.000,-
– 12.800,-
– 8.750,-
€ 4.000,-
– 10.500,-
– 9.450,-
– 10.800,-
– 4.550,-
– 6.000,-
– 51.950,-
€ 97.250,- € 97.250,-
* Beginvoorraad: 2.400 kg Sumatra x € 3,50 + 1.700 kg Havana x € 4,- + 4.000 kg Virginia x € 3,- = € 27.200,-
Informatie wordt vaak verward met het begrip gegevens. Hoewel de begrippen veel met elkaar te maken hebben, zijn niet hetzelfde.
Gegevens worden pas informatie als de gegevens een betekenis hebben voor de ontvanger. Machines (zoals computers) kunnen informatie niet begrijpen zoals een mens dat kan, zij kunnen slechts data (gegevens) verwerken. Een bekend voorbeeld van het onderscheid tussen informatie en gegevens is uit te leggen aan de hand van een telefoonboek. De telefoonnummers uit het telefoonboek zijn gegevens. Ze kunnen worden verwerkt. Men kan de telefoonnummers oplopend sorteren op abonneenummer, maar men kan de gegevens ook sorteren op achternaam. Men kan een selectie maken van alle nummers met een bepaald netnummers. Als iemand het telefoonnummer van zijn moeder zoekt in het telefoonboek, omdat nummer vervolgens te bellen, dan is dat ene nummer de informatie.
Archiveren is het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten.
Het woord archief wordt gebruikt voor:
– de verzameling van informatiedragers
– de (fysieke) plaats waar de documenten worden bewaard.
Functie van een archief
Er zijn twee belangrijke functies van een archief:
1. geheugenfunctie
als je wilt weten wat er in een bepaalde gesloten overeenkomst vermeld staat kun je de overeenkomst terugzoeken in het archief.
2. bewijsfunctie
diverse overheidsorganen willen aan de hand van de bewaarde documenten kunnen controleren of u als ondernemer voldoet aan alle eisen. Voor de belastingdienst geldt dat bepaalde documenten nodig zijn voor de controle van de aangifte. Er bestaat wettelijk bewaarplicht. Voor documenten die de belastingdienst moeten kunnen inzien, geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Dit bestaat in de Algemene Wet Inzake Rijksbelastingen
Soorten archieven
Archieven kunnen op verschillende manieren ingedeeld worden:
1. wie gebruikt het archief?
2. wat is de mate van gebruik van het archief?
3. wat is de vorm van het archief?
Wie gebruikt het archief?
Er wordt onderscheid gemaakt in:
 persoonlijk archief: dit archief wordt door de desbetreffende persoon (medewerker) geraadpleegd. Dit kunnen de documenten van een werknemer in zijn bureaulade zijn maar ook zijn digitale bestanden. Bijvoorbeeld notulen van een vergadering.
 Afdelingsarchief: dit archief wordt alle medewerkers van de afdeling gebruikt en moet ook voor al deze medewerkers toegankelijk zijn, bijvoorbeeld het personeelsarchief op de afdeling personeelszaken.
 Centraal archief: dit archief moet door alle medewerkers geraadpleegd kunnen worden.
Wat is de mate van gebruik van het archief?
Er wordt onderscheid gemaakt in:
 Dynamisch archief: dit is een archief in beweging, in het dynamisch archief zitten documenten die nog met enige regelmaat geraadpleegd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan orderbonnen waarvoor nog facturen gemaakt moeten worden. Het dynamisch archief bevindt zich op de werkplek.
 Semi-statisch archief: dit noemt met wel een archief ‘’half tot rust’’. Dit betreft afgehandelde zaken. Hiervoor kun je archiefdozen of stellingen gebruiken die zich buiten de werkplek bevinden. Dit archief wordt minder geraadpleegd dan dynamisch archief.
 Statisch archief: dit is een onbewegelijk archief. Deze documenten worden opgeborgen met vermelding van inhoud en bewaartermijn.
Wat is de vorm van het archief?
Er wordt onderscheid gemaakt in:
 Fysiek archief: hierin zitten de tastbare zaken dus de papieren documenten
 Elektronisch archief: dit is een digitale archief.
Elektronisch archief
Het elektronisch archief wordt steeds meer gebruikt omdat dit de volgende voordelen biedt:
 Het raadplegen van een elektronisch archief is eenvoudiger en gaat sneller
 Het elektronisch archief neemt veel minder (fysieke) ruimte in
 Het elektronisch archief biedt meer ruimte voor standaarddocumenten zoals standaardbrieven en contacten.
 Het elektronisch archief is steeds opnieuw gebruikbaar
 De gegevens uit het elektronisch archief zijn door te printen weer snel op papier beschikbaar.
Het maken van back-ups
Bij het gebruiken van een elektronisch archief is het maken van back ups erg belangrijk.
Back ups zijn kopieën van gegevens die zich voorbeeld op de harde schijf van een computer bevinden. Deze kopieën worden preventief gemaakt om belangrijke gegevens veilig te stellen voor het geval er zich daadwerkelijk problemen voordoen.
Een back up is het veiligst indien het op de een externe mediadrager (diskette, cd, usb-stick) wordt gezet, dus opslaan op een andere plaats dan op de harde schijf van de computer.
Indien gewenst kan een back up weer op de harde schijf worden teruggeplaatst
Er zijn verschillende benaderingen mogelijk om een back op te maken.
 Back ups van de volledige harde schijf, de zogenaamde image back ups. Image back ups zijn vooral geschikt om in geval van een catastrofale fout van een harde schijf, de vervangende harde schijf snel volledig identiek in te richten.
 Back ups op bestandniveau. Back ups op bestandenniveau zijn bedoeld om in geval van fouten in een of meer bestanden (voorbeeld het onbedoeld verwijderen van een deel ervan, of het verwijderen van een bestandsmap) de bestanden weer terug te kunnen plaatsen zonder dat daarbij de rest van het systeem beïnvloed wordt.
Back – uptips
 Stel een back upstrategie op ( wanneer, wat veilig te stellen).
 Maak frequent back ups
 Bewaar diverse generaties dus schrijf niet over de oudere back up heen want als het misgaat hebt u niks meer.
 Probeer eens om iets terug te zetten.
De belastingdienst en het elektronisch archief
Sinds januari 2005 zijn ondernemers verplicht hun aangifte omzetbelasting elektronisch in te dienen bij de fiscus. Sinds januari 2006 geldt dit ook voor de loonbelasting. Administratieve gegevens vallen onder de wettelijke bewaarplicht, dus ook digitale data.
De wettelijke bewaarplicht voor de financiële stukken, zoals verkoopfacturen bedraagt 7 jaar en is bedoeld voor mogelijke controles door de belastingdienst.
Een bewaartijd van 7 jaar geldt in elk geval voor de basisgegevens zoals grootboek, debiteuren en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in en verkoopadministratie en loonadministratie. Voor uw btw- administratie en voor gegevens over uw transacties in onroerend goed geldt een bewaarplicht van tien jaar. Voor non- profit instellingen gelden dezelfde termijnen.
Gegevens die volledig elektronisch worden aangemaakt en verzonden of ontvangen, bijvoorbeeld elektronische facturen of bestellingen, moeten bewaard worden in datzelfde systeem. Verder moeten ze binnen een redelijke termijn toegankelijk zijn voor controle.
Dat de aangiften voortaan elektronisch moeten plaatsvinden, betekent niet dat u gegevens van de afgelopen jaren die onder de bewaarplicht vallen met terugwerkende kracht moet gaan digitaliseren. Die kunt u gewoon op de oude manier bewaren. De regel is immers dat ze moeten worden bewaard in de oorspronkelijke vorm, waarin ze in uw administratie zijn opgenomen.
Het overzetten van gegevens naar een ander formaat, naar een ander opslagsysteem of naar een andere computersysteem (conversie) is aan strikte regels gebonden.
Dit mag u uitsluitend doen als u onder andere:
 Alle gegevens overzet
 Dat op de juiste wijze doet
 Ervoor zorgt dat de gegevens op het nieuwe opslagmedium tijdens de gehele bewaartermijn snel beschikbaar zijn.
 Alle gegevens van uw eigen controles van deze conversies bewaart.
Voor het archiveren van digitale gegevens maakt men tegenwoordig gebruik van optical disk. Een optical disk heeft een capaciteit van 30 cd-roms. Steeds meer ondernemingen schakelen over op imagelink. Imagelink houdt in dat alle documenten die het bedrijf binnenkomen, digitaal opgeslagen worden. Hiertoe worden de documenten allemaal gescand. Zo ontstaat het papierloze kantoor.
Rangschikking/sortering van de documenten in een archief
Voor de indeling van de documenten in een archief zijn er drie mogelijkheden:
1. Documenten worden ingedeeld in series.
Een serie is een reeks documenten van dezelfde soort bijvoorbeeld inkoopfacturen.
2. documenten worden ingedeeld in rubrieken.
Voor elk soort document is een rubriek beschikbaar. Een voetbalvereniging kan bijvoorbeeld gebruikmaken van de rubrieken bestuur, financiën, ledenadministratie en competitie.
3. Documenten worden ingedeeld in dossiers.
Een dossier is een reeks van documenten over hetzelfde onderwerp, bijvoorbeeld alle documenten betreffende de werving en selectie van een nieuwe verkoopmanager.
Daarna moeten de documenten nog gerangschikt worden binnen deze indeling. Dit kan op de volgende manieren:
• Alfabetisch lexicografisch: op volgorde van alfabet
• Numeriek: op nummervolgorde
• Alfanumeriek: combinatie met letters en cijfers
• Chronologisch: op volgorde van tijd
Hulpmiddelen bij het opbergen
Als bepaald is hoe er gearchiveerd moet worden, kunnen de geschiktste hulpmiddelen voor het opbergen worden gekozen. Er zijn veel opbergsystemen zoals:
• Archiefkasten
• Hangmappensysteem
• Ordners
• Archiefdozen
Archief beheer
Het archiefbeheer omvat vier taken:
1. toegankelijkheid.
2. bewaren/niet bewaren
3. uitlenen
4. beveiliging
Toegankelijkheid van het archief
Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
• Rechtstreeks toegankelijk archief. Hiervan is sprake als je een dossier of document direct uit een archiefkast kunt pakken.
• Niet rechtstreeks toegankelijk archief. Hiervan is sprake als je eerst een kaartenbak of een register moet raadplegen om te zien waar het document zich bevindt.
Beveiliging archief
Beveiliging draait om de vraag: wie mag welke documenten inzien? Zo mogen persoonsdossiers niet zomaar door iedereen bekeken worden. Bij de privacywetgeving wordt dit nog uitgebreid behandeld. Vertrouwelijke informatie is natuurlijk niet voor iedereen beschikbaar. Bij een papieren archief kan door middel van een stempel of sticker aangegeven worden of een document vertrouwelijk is. Bij een digitaal archief kan een document beschermd worden met een wachtwoord.
Uitlenen van documenten
Een goede registratie van documenten die het archief verlaten is erg belangrijk. Soms gebeurt het dat een dossier te lang bij iemand blijft liggen. Als een andere werknemer dit dossier nodig heeft, is het belangrijk te weten bij wie het dossier ligt. Voor het uitlenen wordt daarom wel een uitleenregister of uitleenkaart gebruikt.
Soms wordt er een kopie gemaakt uit het dossier. Zo blijft het dossier in tact. Bij een elektronisch dossier is het maken van een kopie zeer simpel en blijft het originele in tact en voor iedereen te raadplegen.
Bewaren/niet bewaren
Archiveren kost geld. Niet alleen omdat de archieven ruimte innemen, maar ook omdat er veel arbeidstijd mee gemoeid is. Het is echter niet noodzakelijk alles voor altijd te bewaren. Hoelang je moet bewaren en wat je moet bewaren is afhankelijk van:
• Wettelijke bepalingen: overheidsinstanties moeten volgens de archiefwet hun administraties 50 jaar bewaren en daarna overdragen aan het rijksarchief.
De belastingdienst hanteert een bewaartermijn van 7 jaar.
• Bedrijfsregelingen: elke bedrijf mag een eigen regeling bedenken voor de bewaartermijn en de documenten die bewaard moeten worden. De bedrijfsregeling mag echter nooit in strijd zijn met de wettelijke regelingen.
Als documenten verplaatst worden van het dynamische naar het semistatische archief of van het semistatisch archief naar het statisch archief noemt men dit opschonen.
Als de bewaartermijn verstreken is mag men het archief vernietigen.
Oefenopgave 4
1. noem drie voordelen van een elektronisch archief ten opzichte van een papieren archief.
2. wat is een back-up?
3. hoe lang moeten financiële gegevens bewaard blijven?
Oefenopgave 5
Over de maand september heeft Yvesste Vroom de volgende gegevens verzameld:
Specificatie debiteuren per 1 september
Kuiper Alkmaar € 1.200,-
Blij Heiloo € 1.400,-
Winder Limmen € 1.000,-
€ 7.000,-
Specificatie voorraad goederen per 1 september
Cola 200 dozen € 8,- per doos € 1.600,-
Up 400 dozen € 8,- per doos € 3.200,-
Sinas 300 dozen € 9,- per doos € 2.700,-
Cassis 1.00 dozen € 10,- per doos € 10.000,-
€ 17.500,-
2-9 K-79 Per kas verkocht voor € 1.400,-
Afgeleverd zijn: 20 dozen Cola, 30 dozen Up, 25 dozen Sinas, 50 dozen Cassis
5-9 B-58 rekeningafschrift Bank: bij Kuiper € 1.200,-
11-9 I-109 Gekocht op rekening bij Scholten BV en ontvangen: 400 dozen Cola a € 8,- = € 3.200,-
K-80 betaald per Kas aan Scholten BV:
Openstaand bedrag van 1 september € 2.200,-
Factuur I-109 – 3.200,-
€ 5.400,-
17-9 B-59 Rekeningafschrift Bank: af: Hertzel € 2.600,-
21-9 V-305 Verkocht op rekening aan Blij en afgeleverd: 60 dozen Cola, 60 dozen up, 100 dozen Sinas en 200 dozen Cassis € 4.500,-
25-9 I-110 Gekocht op rekening op Hertzel en ontvangen: 600 dozen Cassis € 6.000,-
27-9 M-18 Voor privégebruik 20 dozen Cassis uit de zaak genomen
29-9 B-60 Rekeningafschrift bank: bij Blij € 1.400,-
30-9 IC-26 Ontvangen creditnota van Scholten BV wegens retour gezonden goederen 100 dozen Up € 800,-
Yves Vroom gebruikt o.a. de volgende grootboekrekeningen:
041 Privé 700 Voorraad goederen
100 Kas 800 Inkoopwaarde verkopen
110 Bank 840 Opbrengst verkopen
130 Debiteuren
140 Crediteuren
Gevraagd:
1. Journaliseer vorenstaande financiële feiten
2. stel de grootboekrekeningen Debiteuren, Crediteuren en voorraad goederen samen over september en sluit de rekening af per 30 september.
De liniatuur van een grootboekrekening is als volgt:
Naam van de grootboekrekening
Datum Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit
3. werk de kaarten in de debiteuren, crediteuren- en voorraadadministratie bij. De kaarten worden bijgehouden in gewijzigde staffelvorm.
4. stel de saldilijst debiteuren, de saldilijst crediteuren en de voorraadstaat samen per 30 september en controleer met de grootboeken uit vraag 2
Een onderneming gebruikt minimaal de volgende dagboeken:
• inkoopboek
• verkoopboek
• bankboek
• kasboek
• diverse postenboek of memoriaal
Bij sommige grootboekrekeningen is er behoefte aan een specificatie. Als de specificatie wordt bijgehouden in geld, spreekt men van subgrootboeken. Voorbeelden van subgrootboeken zijn het debiteurenboek en het crediteurenboek. Als de specificatie wordt bijgehouden in hoeveelheden, spreekt men van bijboeken. Voorbeeld van een bijboek is het voorraadboek.
Met behulp van de saldilijst wordt de aansluiting met de grootboekrekening gecontroleerd.
Archiveren is het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten.
Functies archief
– geheugenfunctie
– bewijsfunctie
indelingen archief – wie gebruikt het archief
– persoonlijk archief
– afdelingsarchief
– centraal archief
– mate van gebruik
– Dynamisch archief
– Semistatisch archief
– Statisch archief
– – vorm
– Fysiek archief
– Digitaal archief
Een back-up is een elektronische kopie van gegevens. De bewaartermijn van financiële gegevens bedraagt 7 jaar.
Archief beheer omvat
1. toegankelijkheid
2. beveiliging
3. uitlenen van documenten
4. bewaren/niet bewaren
Enkele begrippen:
Standaard boekingsstukken zijn:
• Kasstukken: kasbonnen en kwitanties. Een kwitantie is een bewijs dat men iets heeft betaald.
• Bankstukken : afschriften van de bank.
• Facturen: van leveranciers ontvangen (inkoopfactuur) of naar afnemers gestuurd (verkoopfactuur).
Enkelvoudige journaalposten:
De grootboekrekeningen post voor post bijwerken, noemt men enkelvoudige journaalposten en enkelvoudige overdrachtsposten.
Collectieve journaalposten:
Het bijwerken van de grootboekrekeningen aan de hand van het journaal in totaalbedragen, noemt men collectieve journaalposten en collectieve overdrachtsposten.
Dagboeken:
Inkoopboek
Verkoopboek
(Post) bankboek
Kasboek
Diverse-postenboek of Memoriaal
Contant betalen:
Per kas betalen noemt men contant betalen.
Subgrootboek:
Een subgrootboek is een boek dat een specificatie geeft van de boekingen op een grootboekrekening.
Debiteurenadministratie:
We noemen het debiteurenboek ook wel het subgrootboek debiteuren of de debiteurenadministratie.
Gewijzigde staffelvorm:
Bij de gewijzigde staffelmethode is het te vorderen bedrag elk moment af te lezen.
Saldilijst:
Op een saldilijst wordt per debiteur het saldo vermeld.
Crediteurenadministratie:
In de crediteurenadministratie wordt voor elke crediteur een overzicht gemaakt.
Voorraadstaat:
Uit de voorraadadministratie wordt elke periode een lijst gemaakt met saldi van de soorten goederen. Bij de voorraadadministratie spreken we niet van een saldilijst maar van een voorraadstaat.
Archiveren:
Archiveren is het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten.
Elektronisch archief:
Het elektronisch archief wordt steeds meer gebruikt omdat dit de volgende voordelen biedt:
1. Het raadplegen van een elektronisch archief is eenvoudiger en gaat sneller.
2. Het elektronisch archief neemt veel minder (fysieke) ruimte in.
3. Het elektronisch archief biedt meer ruimte voor standaarddocumenten zoals standaard brieven en contracten,
4. Het elektronisch archief is steeds opnieuw bruikbaar.
5. De gegevens uit het elektronisch archief zijn door te printen weer snel op papier beschikbaar.
Back-up:
Bij het gebruik van een elektronisch archief is het maken van back-ups erg belangrijk.
Imagelink:
Imagelink houdt in dat alle documenten die het bedrijf binnenkomen, digitaal opgeslagen worden.
Archief beheer:
Het archiefbeheer omvat 4 taken:
1. Toegankelijkheid van het archief
2. Beveiliging van het archief
3. Uitlenen van documenten
4. Bewaren/niet bewaren
Opschonen:
Als documenten verplaatst worden van het dynamische naar het semistatische archief of van het semistatische archief naar het statische archief noemt men dit opschonen.