Hoofdstuk 2    Grootboekrekeningen

 
Iedere wijzing in de balans moet verwerkt worden. Het grootboek heb je nodig, omdat je in werkelijkheid niet de balans bedragen door kan strepen of nieuwe balans samen kan stellen, je hebt ruimte nodig om deze mutaties te verwerken.

Deel 1  Hoe leg je grootboekrekeningen aan?

Voor ieder bezitting, schuld en eigenvermogen leggen we een aparte grootboekrekening aan. Een verzameling van grootboekrekeningen noemen we grootboek. In een grootboek zet je alle financiele veranderingen per grootboekrekening, die je later geheel in balans zet.

Er zijn twee vormen voor een grootboekrekening:
• Scontrovorm: dit is de traditionele vorm. Er is debet- en een creditkolom met daarvoor ruimte voor de bijhorende datum en omschrijving.

• Gewijzigde scontrovorm: dit is de vorm die gebruikt wordt bij computerboekhoudingen. Er is in dit geval een kolom voor de datum en de omschrijving en daarna een debet- en een creditkolom. 

Niet in elk computerprogramma is de liniatuur gelijk. In sommige computerprogramma`s komt eerst de omschrijving en daarna de datum. Ook kan er sprake zijn van extra kolommen, bijvoorbeeld voor het nummer.

Als je grootboekrekening en balans met elkaar vergelijkt zie je dat ze dezelfde vorm hebben.
De balans en het grootboek zijn dan ook met elkaar verbonden zo zie je dat alle posten die op de balans voorkomen ook voorkomen in het grootboek. Een grootboek kan je zien als een uitgerekte balans, waarbij iedere balanspost een eigen grootboekrekening krijgt om bij te kunnen houden wat er met die balanspost precies gebeurt. Om weer een balans te krijgen schuif je alle grootboekrekeningen weer in elkaar. De balans geeft een bepaald moment een weergave van de stand van de posten in het grootboek.

Hoe open je het grootboek?
Aan het begin van een nieuwe boekingsperiode wordt het grootboek geopend aan de hand van de beginbalans. In het grootboek wordt voor elke bezitting, elk schuld en het eigen vermogen een rekening gebruikt. We doen dit als volgt:

• Een rekening van het bezit wordt geopend voor elke bezitting. Het bedrag waarvoor de bezitting op de balans debet staat , brengen we over op de debetkolom van de grootboekrekening.
• Een rekening van schuld wordt geopend voor elke schuld. Het bedrag waarvoor deze schuld op de balans credit staat , brengen we over op de creditkolom van de grootboekrekening.
• De rekening eigen vermogen wordt geopend en het bedrag van de balans wordt overgebracht naar de creditkolom van de grootboekrekening. Met andere woorden de gegevens van de balans hoeven maar te worden overgeschreven.

Aan de hand van de balans van WR leading in finance per 1 februari 20XX zullen we het grootboek openen.

We stellen grootboekrekeningen in de vorm die gebruikelijk is bij computerboekhouden.

We vermelden eerst de datum van boekingsperiode in dit geval dus 1 februari. Bij de omschrijving vermelden we waar het bedrag vandaan is gekomen, in dit geval dus “ van balans” of Balans.