Tot nu toe staan de grootboekrekeningen in een willekeurige volgorde. Maar als we veel grootboekrekeningen gaan gebruiken is het nodig om de grootboekrekeningen logisch te ordenen.
Verwante grootboekrekeningen worden zo veel mogelijk bij elkaar geplaatst; Waarbij het zogenaamde decimale rekeningstelsel wordt gehanteerd. Het decimale rekeningstelsel rangschikt de grootboekrekeningen in tien hoofdgroepen, rubrieken genaamd. De tien rubrieken zijn: 0. Rekeningen van vaste activa, eigen vermogen en schulden op lange termijn 1. Rekeningen van vorderingen en schulden op korte termijn en (rekeningen van) betalingsmiddelen 2. Tussenrekeningen 3. Rekeningen van voorraden grondstoffen en hulpstoffen 4. Hulprekeningen van het eigen vermogen, zijnde de kostenrekeningen 5. Rekeningen van indirecte kosten 6. Fabricagerekeningen 7. Rekeningen van voorraden handelsgoederen (bij handelsondernemingen) 8. Hulprekeningen van het eigen vermogen, zijnde de verkooprekeningen (rekeningen van verkoop) 9. Hulprekeningen van het eigen vermogen, zijnde rekeningen voor bijzondere resultaten
Een eenvoudig handelsbedrijf zal de rubrieken 3, 5 en 6 meestal niet gebruiken.
Balansrekeningen zijn in dit stelsel opgenomen in de rubrieken 0,1,2,3 en 7.
De hulprekeningen van het eigen vermogen die het resultaat van de onderneming bepalen, de resultatenrekeningen staan in de rubrieken 4,5,6,8 en 9. Deze rekeningen worden ook wel rekeningen van verlies en winst genoemd.
Vorenstaande indeling is zeer belangrijk om uit het hoofd te kennen. Zo kunt namelijk ook van tot nu toe onbekende grootboekrekeningen weten of de grootboekrekening op de balans komt of op de resultatenrekening.
Meestal gebruikt men voor een grootboekrekening 3 cijfers: 1ste cijfer is het rubrieknummer 2de cijfer is het groepsnummer 3de cijfer is het volgnummer binnen de groep.
Voorbeeld 420 Huisvestingskosten algemeen Huisvestingskosten algemeen is een hulprekening van het eigen vermogen = een kostenrekening. • 4 is het rubrieknummer van de kosten Binnen de rubriek kosten worden diverse kostengroepen onderscheiden: Bijvoorbeeld loonkosten, huisvestingskosten, kantoorkosten etc. Huisvestingskosten behoren tot de groep huisvestingskosten. • 2 is het nummer van de groep huisvestingskosten Tot de groep huisvestingskosten behoren bijvoorbeeld de Huisvestingskosten, de kosten van gas, water en elektra de kosten van onderhoud etc. • 1 is het volgnummer voor huurkosten winkelpand binnen de groep huisvestingkosten.
Elk bedrijf heeft zijn eigen rekeningschema. Het heeft dus geen zin deze nummers uit het hoofd te leren. Het is wel handig om te weten in welke rubriek een rekening thuishoort want dat beperkt het zoeken. Op het examen wordt bij elke opgave een rekeningschema gegeven.
Een voorbeeld van een rekeningschema vindt u hieronder: 003 Inventaris 700 Voorraad goederen 040 Eigen vermogen 041 Privé 076 Lening
100 Kas 800 Inkoopwaarde verkopen 110 Bank 830 Kortingen bij verkoop 130 Debiteuren 840 Opbrengst verkopen 140 Crediteuren 180 Te verrekenen omzetbelasting 181 Te betalen omzetbelasting 182 Af te dragen omzetbelasting