Workshop Projectadministratie

Overzicht workshop “Projectadministratie”

Doel
De workshop “projectadministratie” behandeld op een beknopte wijze de administratieve vastlegging en beheersing van de start van een project tm de facturatie.

Doelgroep
Deze workshop is bestemd voor zowel beginnende financials als met enige ervaring (M.B.O. niveau), die zich in dit onderwerp willen verdiepen.

Onderwerpen

• Projectadministratie
• Kenmerken van projecten
• Projectmanagement
• Projectadministratie
• Projectstadia
• Het vastleggen van gegevens en controle bij invoer
• Tarieven
• Materialen
• Voorcalculatie
• Nacalculatie
• (De-) Centrale vastlegging van uren
• Het vastleggen van gegevens
• Accorderen nacalculatie
• Facturering op “regiebasis”
• Handmatige facturering
• Termijnfacturering
• Integratie met de financiële administratie
• Overzichten en projectdossier

Duur van de workshop
Twee uur

Projectadministratie:

In veel organisaties wordt “ projectmatig “ gewerkt. Dit geldt voor veel grote maar ook voor kleine organisaties in zowel de profit als de non-profit sector.
Over het algemeen geldt dat er sprake is van projectmatig werken als een aantal onderling samenhangende activiteiten, met een begrenzing van de in te zetten middelen, uiteindelijk dienen te leiden tot een vooraf geformuleerd resultaat.

Kenmerken van projecten:

Een project bestaat meestal uit afzonderlijke verplichtingen die met verschillende leveranciers, aannemers, onderzoekinstellingen e.d. zijn aangegaan. Gedacht kan worden aan een aanbesteding van een werk, een researchprogramma of een aanschaffingsplan. Het financiële beheer van een project vergt bewaking van de uitgaven voor de duur van het project.
Een belangrijk kenmerk van een project is dat de inzetbaarheid van middelen beperkt is. Dit geldt met name voor de inzet van “ menskracht “ – de uren die door medewerkers aan het project worden besteed – van de te gebruiken materialen en voor de financiële middelen die aangewend kunnen worden.
Verder is van belang dat een project binnen een bepaalde periode gerealiseerd dient te worden: het project moet op de geplande afleverdatum “ af “ zijn. Als in een organisatie meerdere projecten gelijktijdig worden uitgevoerd, dient de inzet van de beschikbare middelen over de projecten verdeeld te worden. De benodigde inzet van middelen leidt daarmee tot een planning, waaruit duidelijk wordt in hoeverre de realisatie van de projecten binnen de gestelde tijdslimieten haalbaar is.

Projectmanagement:

Bij een projectmatige werkwijze is sprake van management op projectniveau; de projectmanager is verantwoordelijk voor het bereiken van het geformuleerde resultaat van het project binnen de gestelde limieten in tijd en geld. De projectmanager dient daartoe gedurende de looptijd van het project voordurend inzicht te hebben in de voortgang van de werkzaamheden en de mate waarin de beoogde doelstellingen woorden behaald. Met name bij langdurige projecten is een voordurende bewaking van de voortgang van belang. Na afloop van een project dient een evaluatie uitgevoerd te worden waarbij het eindresultaat wordt getoetst aan de vooraf gestelde doelstellingen.

Projectadministratie:

Het voeren van een projectadministratie geeft inzicht in de geplande en de werkelijke inzet van middelen per project. Het administratieve proces is dus een belangrijk hulpmiddel bij de bewerking van de voortgang van de projecten. Daarnaast dient de projectadministratie ook als bron van informatie voor het
“ overall “ management van de organisatie; de informatie uit de projectadministratie dient hierdoor als hulpmiddel bij het nemen van strategische beslissingen op het gebied van o.a. het financiële beleid en het personeelsbeleid van een organisatie. Binnen een projectadministratie kunnen de volgende dingen worden vastgelegd:
A de basisgegevens van de projecten
- alle informatie over het project zoals; projectnummer, kostenplaats, projectleider, klantgegevens
B de voorcalculatie
- dient als begroting van het offertebedrag aan de klant, de bruto marge, de in te zetten uren middelen en materialen
C de nacalculatie
- registratie van de ingezette uren, middelen en materialen
D de projectfacturering
- facturering aan de klant; kan zowel als één factuur als termijnfacturering naar gelang de afspraak
E het projectdossier
- alle notities, afspraken en documenten dienen te worden vastgelegd c.q. gearchiveerd

Projectstadia:

Over het algemeen kan een project op hoofdniveau in 4 fasen worden ingedeeld, te weten;
A voorcalculatie
- deze fase betreft het “ offertestadium “ van een project. Op basis van een nauwkeurige calculatie van de bestede uren, gebruik van materialen en overige kosten ( zoals inhuur van personeel ) kan een offerte worden uitgebracht aan de klant en worden de projectbudgetten vastgesteld
B nacalculatie
- het project is nu een “ order “ geworden. De werkelijke bestede uren, materialen en overige kosten
worden als kosten per project vastgelegd
C conceptfase
- de geboekte nacalculatiegegevens worden in dit geval niet direct overgenomen maar eerst op een conceptfactuur geplaatst. Dit concept kan eerst worden gecontroleerd en desgewenst worden bewerkt voordat de uiteindelijke projectfactuur wordt gegenereerd
D facturering
- de projectkosten worden aan de klant in rekening gebracht. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden:
- de factuur wordt gebaseerd op de in de nacalculatie vastgestelde kosten
- de factuur wordt gemaakt op basis van een in de voorgecalculeerde opgenomen bedrag

Het vastleggen van gegevens en controle bij invoer:

Aangezien in vrijwel iedere organisatie een andere invulling wordt gegeven aan het begrip “ project “ wordt veel gekozen voor het vastleggen van de basisgegevens in zo min mogelijk velden in een daarvoor geschikt computerprogramma. Autorisatie op tabbladen zorgt ervoor dat de gebruikers van een projectadministratie alleen de voor hen relevante gegevens te zien krijgen of kunnen muteren.

Tarieven:

Voor de bepaling van de kosten en opbrengsten die met een project gemoeid zijn, wordt normaliter gebruik gemaakt van een kostprijstarief en verkooptarief per uur of per eenheid. Hierdoor kunnen tarieven per medewerker, per werksoort of per project worden vastgelegd.

Materialen:

Naast het boeken van uren en eenheden dient ook het gebruikmaken van materialen geboekt te worden. Zowel in de voorcalculatie als in de nacalculatie kunnen artikelen worden meegenomen. Deze bepalen mede de kostprijs als in de gecalculeerde opbrengst van het project. Ook kunnen dan de artikelen via de projectfacturering aan de klant in rekening worden gebracht.

Voorcalculatie:

In de voorcalculatie wordt een begroting gemaakt van de te verwachte kosten per project door uren, materialen en een heden vast te leggen. In de voorcalculatie kunnen vaak de kostprijs- en de verkooptarieven handmatig worden vastgelegd.

Nacalculatie:

In de nacalculatie worden de bestede kosten vastgelegd, hiervoor zijn 3 mogelijkheden;
A urenregistratie
- vastlegging van de voor een bepaald object gewerkte uren. Dit kunnen uren per medewerker zijn of uren per werksoort of per afdeling. Vaak kunnen als aparte kosten ook de kosten voor verreden kilometers, maken van rapporten, tekeningen of fotokopieën opgevoerd worden
B materiaalverbruik
- tijdens het opboeken van een artikelregel wordt direct aangegeven dat het artikel is verbruikt. Hiervoor wordt automatisch het geboekte aantal op de voorraad in mindering gebracht
C doorboeken financiële mutaties
- bij het boeken van de kosten en inkoopfacturen kan vaak direct een projectnummer en een werksoort in de boekingen worden opgenomen. Hierdoor worden deze boekingen niet alleen in het financiële pakket verwerkt, maar ook automatisch in de nacalculatie van een project

(De-) Centrale vastlegging van uren:

De urenregistratie vindt vaak plaats via centrale vastlegging, waarbij de administratie op basis van urenstaten de uren van de medewerkers boekt. Ook kan tegenwoordig een decentrale registratie van uren doorgevoerd worden waarbij medewerkers via Internet hun uren kunnen boeken.

Het vastleggen van gegevens:

Ook is het vaak mogelijk om vanuit een extern softwarepakket uren in de nacalculatie te importeren.

Accorderen nacalculatie:

Alle in de nacalculatie geboekte uren, eenheden, artikelen, kosten en inkoopfacturen dienen geaccordeerd te worden, voordat de geboekte regels beschikbaar zijn voor verdere verwerking.

Facturering op “ regiebasis “:

Bij facturering op regiebasis worden de in de nacalculatie geboekte uren, eenheden, kosten en inkoopfacturen één op één doorbelast aan de klant.

Handmatige facturering:

Uiteraard kan er naast de facturering op “ regiebasis “ – ook gewoon handmatig gefactureerd worden. Hierbij worden de factuurregels handmatig ingevoerd.

Termijnfacturen:

Bij heel grote projecten wordt vaak in termijnen gefactureerd. Dit vindt vaak plaats op de aangegeven vervaldata of bij het afsluiten van een projectfase. Daarbij wordt het vastgestelde termijnbedrag in rekening gebracht of een vastgesteld percentage van de aanneemsom van het project.

Integratie met de financiële administratie:

In veel gevallen is het mogelijk om de projectadministratie als “ subadministratie “ van het grootboek mee te laten draaien. Bij het boeken van de opbrengsten en verkoopfacturen wordt dan ook een projectnummer en werksoort opgegeven. Deze boeking wordt dan niet alleen in de projectadministratie geregistreerd, maar ook direct in het grootboek van de financiële administratie doorgevoerd. Nadat een project volledig is afgerond kan dit worden afgemeld in de projectadministratie waarna de definitieve kosten en opbrengsten als projectresultaat in het grootboek verwerkt gaan worden.

Overzichten en projectdossier:

Uiteraard kunnen er de nodige overzichten worden gemaakt die de stand van zaken m.b.t. een bepaald project weergeeft. Vaak kunnen deze overzichten in één Excelsheet worden samengebracht om daar eventueel verder te bewerken. Per project is een dossier aangelegd waarin alle informatie is opgenomen. Hierin kunnen ook notities en de te ondernemen acties worden vastgelegd.

© Wim Maassen



Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.