Het maken van de juiste financiële rapportages blijft altijd een uitdagende klus. Het maakt uit voor wie de rapportage wordt opgesteld. Een rapportage op managementniveau is anders dan een rapportage voor een Raad van Bestuur. Informatiesystemen maken veel rapportages mogelijk. Het is de kunst de informatie zo te groeperen en presenteren dat de business optimaal wordt weergegeven.

Een hoofd financiën of (junior) controller moet de vertaalslag maken van operationeel naar strategisch. Dit vertaalt zich in verschillende rapportages. Een Raad van Bestuur is meestal niet geïnteresseerd in details. Men wil wel op grote lijnen op de hoogte worden gehouden. Voor een hoofd financiën of controller zijn dit de uitdagende dingen. Managers op operationeel niveau hebben vaak de neiging rapportages te maken op hun eigen niveau. En dat terwijl het bestuur enkel geïnteresseerd is welke impact de operationele resultaten voor de strategie voor het bedrijf heeft.

Elk bedrijf dient jaarlijks een jaarrekening samen te stellen. Bij een eenmanszaak of VOF moet je namelijk het resultaat van jouw bedrijf bij de aangifte inkomstenbelasting opgeven. En bij een bv. moet je het resultaat bij de aangifte vennootschapsbelasting opgeven. Voor een bv. geldt ook de deponering plicht van de jaarstukken bij de Kamer van Koophandel.

Jaarrekeningen bestaan uit de verlies- en winstrekening, de balans en een toelichting op beiden. Op de verlies- en winstrekeningen staan de omzet, kosten en resultaat vermeld. Op de balans staan de activa (bezittingen en vorderingen) en de passiva (eigen vermogen en schulden) vermeld per 31 december.

Waarom financiële rapportages?
Indien je goed inzicht in jouw onderneming wil houden, stel dan periodiek een financiële rapportage op. Het gaat dan om tussentijdse verlies- en winstrekening en, indien gewenst, een tussentijdse balans.

In de financiële rapportages worden naast de presentatie van de cijfers grafieken toegepast. Ontwikkelingen in resultaat, omzet en kosten kun je dan goed vergelijken. De grafieken tonen de omzet, de verschillende kosten en het totale resultaat. De kosten kunnen onderverdeeld worden in personeelskosten, huisvestingskosten, verkoopkosten, algemene kosten en afschrijvingen.

Door wie?
Een administrateur of assistent accountant kan de jaarrekening opstellen. Je hebt direct inzicht in hoe het met jouw bedrijf gesteld is en vergelijkingsmateriaal voor eerdere of toekomstige perioden. Dit kan naar wens per maand, kwartaal, half jaar of jaarlijks plaatsvinden.

De periodieke afsluitingen dient als borg voor de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de financiële transacties. Hierdoor ontstaat een basis voor de samenstelling van rapportages voor interne en externe belanghebbenden.

Periodieke rapportages geven inzicht in hoe het met het bedrijf gaat en hoe het ervoor staat. Deze rapportages kunnen vervolgens belangrijke informatie geven over de financiële status, begrotingen en beslissingen. Een overzichtelijke weergave van deze gegevens kan bepalen welke beslissingen je moet nemen, zonder grote risico’s te lopen. Een periodieke rapportage biedt hierbij meer flexibiliteit dan alleen een jaarlijks rapport.

Soorten periodieke afsluitingen
Er zijn verschillende soorten periodieke afsluitingen. Deze zijn o.a.:

• Dagafsluiting
• Maandafsluiting
• Kwartaalafsluiting
• Jaarafsluiting

Meer informatie over dit onderwerp:

• Gedetailleerde procesomschrijvingen