Grootboekschema

Om te kunnen zien wat een bedrijf aan bezittingen, schulden, kosten, omzetten, enz..heeft, dient er een grootboekschema opgebouwd te worden. Dit moet bij de inrichting van het pakket te gebeuren. Anders kan er immers niets geboekt worden.

De volgorde van het aanleggen is als volgt:

Maak hoofdverdichtingen aan. Deze indeling is de grofste indeling / wijze waarop cijfers gepresenteerd kunnen worden.
Maak daarna verdichtingen aan. Deze moeten allemaal gekoppeld zijn aan een hoofdverdichting.
Maak grootboekrekeningen aan. Deze zitten op hun beurt weer aan een verdichting vast.

Indien er op bovengenoemde volgorde gewerkt wordt kan een logische en duidelijke opbouw van het grootboekschema plaatsvinden. Bij het aanmaken van het grootboekschema dient tevens aangegeven te worden of het grootboek- rekeningnummer bij de activa / passiva, debet- / creditzijde danwel bij de kosten / opbrengsten hoort.

Het kan gebeuren dat een bepaalde balanspost op het ene moment een tegoed en later weer een schuld aangeeft.
Een voorbeeld hiervan is “te betalen BTW”. Bij de presentatie van de maandcijfers dient erop gelet te worden of de balans ook op dit punt er logisch uitziet.

Indien er een resultatenrekening (dus geen balansrekening) wordt aangemaakt dient ook een grootboeknummer
opgegeven te worden waar het resultaat aan het eind van het jaar heen geboekt kan worden. Dit is noodzakelijk
voor de jaarovergang. Let op: dit rekeningnummer dient wel als eerste aangemaakt te worden. Anders lukt het uiteraard niet het nieuwe resultatenrekeningnummer aan te leggen.

Probeer grootboeknummers die verband met elkaar houden nummers toe te kennen die zoveel mogelijk bij elkaar horen:

Voorbeelden
machines, afschrijving machines & afschrijvingskosten machines.
0110, 01101 & 4710.
auto’s, afschrijving auto’s & afschrijvingskosten auto’s.
0140, 01401 & 4740.
egalisatie verzekeringspremie brandschade
1182 & 4482
egalisatie verzekeringspremie aansprakelijkheid
1185 & 4485

Nog een wetenswaardigheid: Indien een bedrijf een langlopende lening bij een geldverschaffer heeft lopen, staat deze op de balans als langlopende schuld. Echter indien binnen het komende jaar een gedeelte van die schuld afgelost moet worden, dient dat gedeelte als KORTlopende schuld op de balans zichtbaar gemaakt te worden. In principe is dit een publicatie-aangelegenheid, maar het is toch een punt van aandacht.

Consolidatie: indien er sprake is van intercompany bedrijven moeten alle de zelfde indeling van de hoofdverdichting, verdichting & grootboek hanteren. Het is aan te bevelen dat de grootste administratie (waar naar toe geconsolideerd moet worden) ook alle grootboekrekening mutaties van de onderliggende bedrijven opneemt in de eigen administratie.