Het functioneringsgesprek is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker over het functioneren van de medewerker. In het gesprek wordt vooral gekeken naar de toekomst. Daarnaast wordt stilgestaan bij het heden. De volgende onderwerpen komen aan bod:
- Het stellen van doelen
- Wat gaat er goed?
- Wat kan worden verbeterd?
- Hoe kunnen verbeteringen tot stand worden gebracht?
In het functioneringsgesprek wordt aandacht besteed aan de ontwikkeling van de loopbaan. Daarom maken we geen onderscheid tussen het functioneringsgesprek en het loopbaangesprek.
Een functioneringsgesprek is een open overlegsituatie. Een medewerker moet de vrijheid krijgen zich te uiten zonder dat dit van invloed is op zijn beoordelingsgesprek en/of salaris. Zowel werknemer als leidinggevende uiten zich met als doel de verhoging van de kwaliteit van het werk en het optimaliseren van de onderlinge samenwerking. Daarnaast is het de bedoeling dat eventuele knelpunten aan het licht komen en zo mogelijk weggenomen
Binnen het functioneringsgesprek is ook ruimte om de behoefte of noodzaak van een opleiding te bespreken en daarop actie te ondernemen.
Doel functioneringsgesprek
Door functioneringsgesprekken te voeren, kijkt u naar het heden en voornamelijk naar de toekomst. Daarbij maakt u gebruik van de afgelopen periode. U richt zich op de functiebeschrijving en kijkt hoe uw medewerker deze taken uitvoert. Daarnaast is het doel om open over het functioneren van zowel leidinggevende als medewerker te communiceren.
Opbouw functioneringsgesprek
Het is aan te bevelen om een logische opbouw voor het functioneringsgesprek te kiezen. De volgende opbouw van het gesprek is gestructureerd en werkt goed in de praktijk.
- Agenda vaststellen
- Introductie
- Bespreek de punten van de medewerker
- Bespreek de punten van de leidinggevende
- Herhaal de gemaakte afspraken en zet ze op papier
- Afsluiten
Agenda functioneringsgesprek
Stel van tevoren een agenda op met een aantal gespreksonderwerpen en informeer de medewerker hierover, zodat deze zich kan voorbereiden en mogelijk nog andere agendapunten kan inbrengen.
Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn:
- De hoofdtaken waar de medewerker mee bezig is geweest.
- Zijn er taken bijgekomen of afgegaan sinds het laatste functioneringsgesprek?
- Hoe ervaart de medewerker zijn takenpakket?
- Hoe kijkt de medewerker tegen zijn functioneren aan?
- Hoe ervaart de chef het takenpakket van de medewerker?
- De behoefte aan scholing.
De leidinggevende maakt de afspraak minimaal 1 week van tevoren met de medewerker.
Voorbeeld gespreksopbouw functioneringsgesprek
Introductie
- Zorg voor een ongedwongen start
- Inventariseer de gesprekspunten
- Stel de gesprekstijd vast
Bespreek de punten van de medewerker
- Vraag door totdat u zijn problemen begrijpt
- Laat de medewerker zoveel mogelijk zelf met oplossingen komen
- Noteer de problemen en oplossingen
Bespreek de punten van de leidinggevende
- Verduidelijk uw punten, toets of de medewerker u begrijpt
- Vraag naar zijn mening en mogelijke oplossingen
- Toets of hij achter de oplossingen staat
Zet de gemaakte afspraken op papier
- Herhaal de gemaakte afspraken
- Wees zo concreet mogelijk; stel vast wie wat doet en wanneer
- Leg de gemaakte afspraken vast en geef de medewerker een afschrift
Afsluiten
- Sluit het gesprek af met een evaluatie
- Maak een volgende afspraak