Hoe voer je een 1-op-1-gesprek met een werknemer?

Hoe voer je een constructief 1-op-1-gesprek met een medewerker? Hoe bereid je je voor en wat zijn leuke (persoonlijke) vragen om te stellen? WR voorziet je van inzichten.

Er zijn genoeg goede redenen te bedenken voor een 1-op-1-gesprek tussen een baas en een werknemer. Misschien heb je iets uit te leggen aan een personeelslid, of vice versa. In beide gevallen moet de inhoud van de dialoog vertrouwelijk blijven. Bovendien is voor gevoelige onderwerpen de nodige tact vereist, bijvoorbeeld bij kritiek op werkgedrag.

Een 1-op-1 gesprek is een gesprek onder vier ogen, een gelijkwaardige interactie tussen twee personen. Dit type conversatie wordt ook wel een bilateraal gesprek genoemd (bi = twee, lateraal = zijde) en vindt (als het goed is) met regelmaat plaats tussen een leidinggevende en een werknemer.

Tijdens een ‘bilagesprek’ communiceer je op directe wijze. Dit stelt je in staat om:

• oplossingen voor problemen te vinden;
• misverstanden te voorkomen;
• argumenten voor te leggen aan je gesprekspartner;
• verwachtingen te formuleren;
• ernstige waarschuwingen te geven, als dat noodzakelijk is.

Na afloop moet de aanleiding of reden voor de bijeenkomst en wat de ander belangrijk vindt helder zijn.

Gesprekken tussen gesprekspartners die zich niet op hetzelfde hiërarchische niveau bevinden, kunnen onder andere de volgende vormen aannemen:

Een functioneringsgesprek vindt doorgaans minstens één keer per jaar plaats, waarbij je evalueert wat er in de afgelopen twaalf maanden is bereikt. Er is ruimte voor complimenten, maar ook voor suggesties en wensen met betrekking tot toekomstige ontwikkelingen.

Zowel de sollicitant als de interviewer bevinden zich in de situatie dat zij de andere persoon niet kennen. Zelfs met een nauwgezette voorbereiding kan het lastig zijn om in te schatten wat de ander drijft.

Bij een coach-, kritiek- of correctiegesprek ga je als leidinggevende in op zaken als wangedrag of ontevredenheid over het functioneren van een medewerker. In principe moet zo’n discussie oplossingsgericht zijn, omdat de voortzetting van de arbeidsverhouding meestal het hoofddoel is. Mits er geen sprake is van ernstige tekortkomingen.

Meer loon wordt altijd op prijs gesteld door een werknemer. Deze wens communiceren richting het management is echter een vaardigheid op zich. Andersom kan het voor jou als leidinggevende net zo lastig zijn om, ondanks goede prestaties, een verzoek af te wijzen tijdens een salarisonderhandeling.

Als leidinggevende bevind je je duidelijk in een voordelige positie, simpelweg door de hiërarchie. Bovendien heb je meer ervaring dan de medewerker en een zekere routine. Tegelijkertijd zijn er altijd onzekere factoren die je een ongemakkelijk gevoel kunnen geven, want ieder persoon reageert anders. Zelfs bij terechte kritiek bestaat de kans dat een werknemer in tranen uitbarst. Hoe breng je onaangename beslissingen over? Sommige vaklui zijn mondig en geneigd verontwaardigd te reageren. Hoe ga je daarmee om?

Met een duidelijke procedure dam je risico’s in. Beantwoord ter voorbereiding de volgende vragen:

• Waarover gaat het gesprek?
• Wat zijn je doelstellingen (minimaal en maximaal)?
• Wat gaat goed en wat kan beter?
• Welke reacties kun je verwachten?
• Welke gespreksonderwerpen moeten er vermeden worden?
• Welke intentie(s) en doelen heeft de andere partij?
• Waar kunnen eventueel conflicten ontstaan?
• Hoe kan een gemeenschappelijk doel worden geformuleerd?
• Welke informatie en documenten moet je bij de hand hebben?
• Welke (persoonlijke) vragen stel je?

De voorbereiding omvat niet alleen de inhoud van de procedure, maar ook de randvoorwaarden. Als je als supervisor een persoonlijk gesprek met een personeelslid organiseert, moet je voor een rustige omgeving zorgen en zeker weten dat niemand je stoort.

Geef structuur aan het personeelsgesprek met een concrete leidraad om onverwachte wendingen te voorkomen en veiligheid in te bouwen. Maak van tevoren duidelijk welk onderwerpen tijdens de ontmoeting worden besproken en wat het tijdschema is. Wie zal het eerst spreken? Doe geen beloftes die je niet kunt nakomen, zoals een hoger salaris. Tenslotte: als je kalm bent en laat blijken dat je de werknemer waardeert, vergroot je de kans op een succesvol gesprek. Succes!