Slim plannen is tijd winnen

Dagen vliegen voorbij en er is geen tijd om kritisch naar de indeling van die dagen te kijken. Toch loont dat de moeite. Letterlijk.

1. Houd uw doelen voor ogen

Goede leiders weten exact wat ze op korte en lange termijn willen bereiken. Alleen al door dat uit te stralen op medewerkers, leveranciers en klanten, bereiken ze die doelen. In tegenstelling tot clichémanagers die altijd te weinig tijd overhouden, die op cruciale momenten niet bereikbaar zijn en nooit superfit zijn omdat ze altijd achter de feiten aanlopen. Durf te bepalen waar u over drie maanden, over een jaar en over vijf jaar wilt staan. Aan de hand daarvan kunt u bepalen wat belangrijk is en wat niet.

2. Creëer uw ideale dag

Hoe deelt u uw dag in? Wanneer bent u het meest productief? Waaraan verspilt u de meeste tijd? Waar zou u meer aandacht aan willen besteden? Haal het meeste uit uw beste uren door de belangrijkste taken in die tijd te plannen. Bedenk hoe u de andere uren ook het meest efficiënt kunt benutten. Maak ten slotte een uur vrij voor taken die er vaak bij inschieten. Dat is de eerste ‘winst’ waardoor timemanagement makkelijk vol te houden is.

3. Zorg voor de ideale werkomgeving

Rommelige kantoren en volgepakte bureaus zijn bronnen van stress en tijdverlies. Het zoeken naar papieren en het verplaatsen van stapels en mappen kost niet alleen onnodig veel tijd, maar veroorzaakt vooral verlies van focus. Opruimen dwingt tot het nemen van beslissingen. Geef de dingen hun plaats.

4. Ontdek de kracht van lijsten

Lijsten dwingen tot nadenken en brengen knelpunten boven water. U stelt met een lijst meteen prioriteiten en zet denkprocessen in gang. De Amerikaanse motivatiegoeroe Jim Rohn zei daarom: ‘Begin nooit aan een dag die nog niet ingedeeld is.’

5. Leg bestanden aan

Niet alles hoeft nu, nu, nu. Verzamel ideeën en informatie over projecten in een bestand. Digitaal of gewoon op papier. Zo ontstaat meer ruimte om helder te denken en tijd om u te concentreren op zaken die wel direct moeten worden afgehandeld. Bovendien kunt u zo gemakkelijker delegeren.

6. Blijf de baas

De baas deelt zijn eigen tijd in. De invloed van de telefoon, de computer of toevallige voorbijganger moet beperkt zijn. Een leider koestert de contacten met anderen en weet dat het belangrijk is om initiatieven te prijzen. Reserveer daar elke dag tijd voor. Wat werkelijk belangrijk is, verdient de volle aandacht. Daar moet dus speciaal tijd voor worden vrijgemaakt. Maar beperk de verstoringen tot een minimum.

7. Luister

Doe alles voor de volle 100 procent. Voorkom dubbel werk door aandachtig te luisteren naar gesprekspartners. Stel scherpe vragen en maak meteen vervolgafspraken. Waarom is er vaak geen tijd om iets in één keer goed te doen, maar wel in twee of drie keer?

8. Neem een assistent

Zorg dat werkdruk nooit een excuus kan zijn. Neem een assistent die tijdrovende klussen kan overnemen, kan delegeren en uw agenda bewaakt. Als u blijft doen wat een assistent zou kunnen doen, dan besteelt u uw onderneming van uw inbreng. Samenwerken met een deeltijdassistent dwingt bovendien tot het stellen van prioriteiten, het aanleggen van dossiers en heat kritisch kijken naar uw takenpakket.

9. Manage uzelf

Tijdmanagement is eigenlijk vooral zelfmanagement. Hou zou u zichzelf meer kunnen motiveren? Waarom schort het aan discipline? Heeft u voldoende plezier in uw werk? Welke dingen schuift u voor u uit? Wie zou u vaker willen spreken? Hoe zou u zich beter kunnen ontspannen? Zelfkennis is het begin van voorspoed.

 

Lees meer over leidinggeven