Consolidatie binnen fiscale eenheid

Het consolideren binnen een fiscale eenheid binnen het administratie pakket.

Vaak bestaan binnen een fiscale eenheid diverse BV’s die onderling diensten aan elkaar verlenen. De opsplitsing van een fiscale eenheid kan onder meer te maken hebben met risicospreiding, een geografische spreiding of een maximale personeelgrootte in verband met de aansluiting bij een bepaald pensioenfonds.
In het eenvoudige voorbeeld dat nu volgt gaan we uit van de volgende situatie:

BV A is de moedermaatschappij die in de maatschappij naar buiten toe treedt. In A zitten de kapitaalgoederen & worden de inkopen gedaan. Ook de facturatie naar klanten geschiedt door A.

Doordat door de aansluiting bij een bepaald pensioenfonds er een voorwaarde bestaat dat de maximale personeelgrootte per BV 25 personen is, zijn de personeelsleden ondergebracht bij 4 dochterbedrijven (de BV’s B, C, D & E). Deze dochters zijn 100% eigendom van BV A.

De personeelsleden werken allen voor BV A. De gemaakte uren worden maandelijks door middel van uurtarieven doorberekend van uit de 4 BV’s aan BV A. Alle 5 BV’s boeken de ontstane debiteuren- of crediteurenpositie meteen af naar de rekening courant positie ten opzichte van elkaar. Met andere woorden: BV A boekt de ontstane crediteurenpost meteen als schuld af en de overige BV’s de debiteurenpost als tegoed af naar het rekening courant.

Voor de rest staat op de balans van BV A op de activa een deelneming van de 4 andere BV’s.

Van alle BV’s is in het administratiepakket een separate administratie aangemaakt. Zeer belangrijk is dat deze administraties identiek aan elkaar zijn. In het onderhavige geval wordt iedere aanpassing in het grootboekschema van B, C, D of E ook bij A doorgevoerd. Dus de administraties van de 4 (personeels-) BV’s zijn een beperktere versie van die van BV A !! Denk eraan dat ook de hoofdverdichtingen & verdichtingen gelijk aan elkaar moeten zijn.

Op het moment dat de verkoopnota’s van B, C, D & E gemaakt worden komt de opbrengst uiteraard credit op grootboekrekening 8000 te staan. BV A boekt de kosten debet in rubriek 4000. BV A heeft de urenkosten als volgt opgesplitst: productieuren op 4400, montage-uren op 4500, overige uren op 4600.

Stel dat in een bepaalde maand de volgende gegevens van toepassing zijn:

De BV’s B, C, D & E hebben doorbelast aan BV A: 30000, 20000, 40000 & 10000.
BV A heeft de kosten geboekt op 4400: 45000, op 4500: 35000 & op 4600: 20000.

Op rekening courant staat op 1401 bij BV A credit & bij BV B debet: 45000
1402 C 60000
1403 D 70000
1404 E 50000

Voor de rest staat dus op de balans van BV A voor alle BV’s een post deelnemingen op de grootboeknummers 1201 tot en met 1204 een bedrag van 30000 debet per BV.

Aan het eind van de maand wordt vanuit het administratiepakket (uiteraard) per BV de balans en de resultatenrekening gerapporteerd. Echter is dit voorbeeld wil het management ook het totaal (dus geconsolideerd) zien op regelniveau. Hoe doe je dat??

In administratiepakketten bestaat vaak de optie “consolideren” . Wat doet het pakket dan als je deze optie gebruikt? Het pakket telt dan de vooraf aangegeven administraties in een “totaal-administratie” domweg op. Natuurlijk is het totaal dan goed, maar dan zitten de onderlinge balansposten en resultaatpost er nog in. Die moeten eruit gehaald worden !!
De eenvoudigste manier is als volgt te werk te gaan:

Maak 2 extra administraties aan: één voor de te maken correcties en één totaal-administratie voor de daadwerkelijke rapportering. Ook hier geldt: de hoofdverdichtingen, de verdichtingen & het grootboekschema moeten gelijk zijn aan die van BV A !!

Dus: in de totaal-administratie worden dan opgeteld de BV’s A tot en met E plus de correctie-administratie. Uiteraard is het totale resultaat gelijk aan de aparte BV’s A tot en met E.

Wat moet er is dit geval gecorrigeerd worden?

De omzet en de kosten van de uren: 8000 debet 100000 Totaal BV’s B tot en met E
4400 credit 45000 BV A
4500 credit 35000 BV A
4600 credit 20000 BV A

De deelnemingen & eigen vermogen: 1201 credit 30000
1202 credit 30000
1203 credit 30000
1204 credit 30000
0200 debet 120000 Totaal BV’s B tot en met E

De rekening couranten: NIETS BOEKEN WANT DEZE LOPEN AL TEGEN ELKAAR WEG
OMDAT DE GROOTBOEKNUMMERS GELIJK AAN ELKAAR ZIJN !!

DENK AAN de volgende punten:
Het totaal van de correcties moet altijd nihil zijn. Zowel wat betreft de balans- als de resultatenrekeningposten. Het betreft hier immers geen resultaatcorrectie, maar een presentatiecorrectie !!

NA HET MAKEN VAN DE CORRECTIES MAG PAS WORDEN OVERGEGAAN TOT HET DAADWERKELIJK CONSOLIDEREN MET HET ADMINISTRATIE-PAKKET.

Let op !! Het kan door het samentellen voorkomen dat een bepaalde post die bij BV A als activa post op de balans staat door het samentellen van alle BV’s een passiva post moet zijn. Dit moet dan bij de verdichtingen aangepast worden. Het is immers een slordig (onjuist) gezicht als er een creditpost bij de activa of een debetpost bij de passiva staat, tenzij een telling van bij elkaar behorende zaken in het totaal wel aan de juiste zijde staat (zoals loonheffing of BTW).

In bovenstaand voorbeeld is er vanuit gegaan dat de deelnemingen nog niet gecorrigeerd waren. Normaliter hoeft dat alleen aan het begin van het jaar omdat deze door het jaar heen in principe niet wijzigen.

Verder is voorbij gegaan aan de onderlinge rentekosten, het overboeken van rekening courantbedragen, enz.. om het voorbeeld eenvoudig te houden.

Uiteraard kan er ook sprake zijn van andere onderlinge zaken. Het principe wijzigt daardoor echter niet.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.