In ieder bedrijf komen ze voor: bedrijfswagens. Er zijn wat punten van aandacht voor de administratie.
Er zijn wat opties om een auto van de zaak te hebben: in eigendom, huren of leasen (in diverse vormen).
Erg veel voorkomend is de operationele lease. Dus alle (gewenste) kosten zijn inbegrepen. Het kan zijn dat het voordeliger is de leasewagens zelf te verzekeren omdat het schadeverloop gunstig is (hoge no-claim kortingen). Een aspect wat de laatste tijd ook vaak voorkomt is het bedingen van de
winterbandenregeling. Een leasemaatschappij zal dit met een minimale of geen verhoging van het maandbedrag doen, omdat het risico van schade onder winterse omstandigheden afneemt.
Piet Jansen heeft een auto van de zaak. Deze is wat duurder dan het toegestane maandbedrag, waardoor Piet een eigen bijdrage moet betalen.
Piet’s wagen is een Volvo V50 diesel met een cataloguswaarde van € 38.109,=.
Piet dient een eigen bijdrage te betalen van € 50,=
De leasemaatschappij stuurt een maandelijkse nota van € 878,=.
De diesel wordt rechtstreeks aan het bedrijf (door middel van een pasje) berekend.
Wat moet er gedaan / geboekt worden?
1) Er moet een grootboekkaart aangelegd worden waarop alle kosten geboekt kunnen worden.
2) In de salarisadministratie moet € 50 netto bij Piet ingehouden worden. Daarnaast krijgt Piet een bijtelling. Deze is 22% van de cataloguswaarde per jaar. De eigen bijdrage moet daarop ingehouden worden.
Dus de bijtelling is: 22% van € 38109 gedeeld door 12 is € 699,=. Minus € 50,= eigen bijdrage is € 649,=.
De eigen bijdrage moet ten gunste van de autokosten geboekt worden. Wel 19% BTW eruit halen. Dit te boeken met de salarisjournaalpost.
Let op: als Piet de wagen niet privé gebruikt, dient hij een "verklaring geen privé-gebruik auto" via de
belastingdienst aan te vragen. Piet moet dan wel een sluitende kilometeradministratie aan de belastingdienst
kunnen overleggen. (Op jaarbasis mag dan maximaal 500 km privé worden gereden). Deze verklaring
is via de site www.belastingdienst.nl aan te vragen.
3) Er moet ook BTW afgedragen worden over de auto omdat deze privé gebruikt wordt. De berekening hiervan is
als volgt: € 38109 maal 12% maal 25% is € 1143 per jaar. Deze forfairtaire bijtelling dient als volgt geboekt te
worden:
autokosten Volvo (4-rubriek): 1143 debet (kosten) Dit geldt voor alle wagens:
af te dragen BTW privé-gebruik (1-rubriek): 1143 credit (schuld) lease of eigendom.
4) Tevens moet voor het jaarverslag vastgelegd worden wat de leaseverplichtingen zijn. De accountantsdienst wil een overzicht conform onderstaand voorbeeld hebben: 
5) Indien men auto’s in eigendom heeft, dienen deze als vaste activa in de administratie opgenomen te worden.
Over het algemeen worden de wagens in 5 jaren afgeschreven tot op de geschatte restwaarde.
Dus als de restwaarde van Piet’s Volvo 20% zal zijn, dient er per jaar € 38109 maal 80% gedeeld door 5 jaren is € 6097,44 afschrijving geboekt te worden.
afschrijvingskosten auto’s (4-rubriek): 6097,77 debet (kosten)
afschrijving auto’s (0-rubriek): 6097,44 credit (vermindering vaste activa).
Dus niets op de grootboekkaart van de auto zelf boeken !!