Regelingen / faciliteiten ten behoeve van het personeel

Een werkgever die zijn werknemers extra wil motiveren & aan het bedrijf wil binden zal diverse regelingen in het leven kunnen roepen.

Daar zijn verschillende mogelijkheden voor, zoals:
• Bedrijfsfitness
• Spaarloon
• Kinderopvang
• Geschenkenregeling
• Vergoedingen
• Fietsplan
• Studie(kosten)regeling
• Personeelsvereniging / personeelsfeesten
• Collectieve verzekeringen
• Deelname pensioenfonds
• Auto, mobiel, laptop, enz. van de zaak
• Overige

Hierbij wordt op bovengenoemde zaken ingegaan. De werkgever dient wel op te letten dat hij binnen de kaders van de wetgeving blijft handelen. Zie onder andere de site van de belastingdienst of bel de belastingtelefoon (0800-0543).

Bedrijfsfitness

In het kader van het terugdringen van het ziekteverzuim en het feit dat “iedereen” te zwaar wordt, mag de werkgever fitness aan het personeel aanbieden. De regeling moet wel voor 90% van het personeel openstaan en gegeven worden op het bedrijf, bij de aangegeven sportschool of op een vestiging van het fitnessbedrijf waarmee een overeenkomst afgesloten is.

Spaarloon

Een werknemer mag per kalenderjaar € 613 sparen. Het voordeel voor de werknemer is dat het bedrag bruto wordt ingehouden, terwijl het netto op een (geblokkeerde) spaarrekening wordt gezet. Na 4 jaren valt het bedrag vrij. Men mag het bedrag eerder deblokkeren in wettelijk vastgelegde situaties, zoals huwelijk, aankoop woning, betaling premie lijfrentepolis. De werknemer moet dit wel kunnen aantonen !!

Een nieuwe werknemer mag pas vanaf 1 januari deelnemen ter voorkoming van een dubbele deelname (bij de oude en nieuwe werkgever). Het maximum bedrag geldt per persoon per jaar totaal en NIET per werkgever. De werkgever moet 25% loonheffing over de gespaarde bedragen betalen. Mag niet in combinatie met de levensloopregeling.

Kinderopvang

Deze is wettelijk geregeld: zowel de overheid, de ouders als de werkgever betalen 1/3 deel. De ouders moeten een aanvraag indienen bij de belastingdienst.

Geschenkenregeling

Een werkgever mag de werknemer tot aan het grensbedrag van € 70 per kalenderjaar geschenken (zoals kerstpakketten) verstrekken, ook al werkt de werknemer niet het hele jaar bij de werkgever. Het geschenk hoeft niet aan een erkende feestdag gekoppeld te zijn. De werkgever moet wel een eindheffing van 20% betalen.

Vergoedingen

De bekendste voorbeelden hiervan zijn: woonwerkverkeer- & vaste vergoedingen.
Woonwerkverkeer: maximale vergoeding is 213 dagen maal enkele reisafstand maal 2 maal € 0,19 per jaar. Voorbeeldje: iemand die op 15 km van zijn werk woont krijgt een vergoeding van € 101,18 per maand. Vaste vergoeding: deze moet onderbouwd worden en tevens aantoonbaar zijn ten behoeve van een eventuele belastingcontrole.

Fietsplan

Om de werknemers meer te laten bewegen kan de werkgever voor medewerkers die binnen een redelijke afstand van het werk wonen en GEEN auto van de zaak hebben een fietsplan aanbieden. Hieronder volgt een voorbeeld van het NFP:

Het bedrijf verstrekt de eerste informatie aan de werknemers:

  • De directie van BV E heeft samen met de OR een Fietsplan ontwikkeld.
  • Dit houdt in dat het bedrijf een fiets wil gaan voorfinancieren.

Wanneer mag u deelnemen?

  • De fiets moet voor meer dan de helft van het aantal werkdagen worden gebruikt voor het woon-werkverkeer.
  • Het woon-werkverkeer per fiets wordt al snel aannemelijk geacht wanneer een medewerker tot en met 15 kilometer van het werk woont.
  • De regeling omvat ook het zgn. voor- & natransport (met de fiets van en naar het openbaar vervoer of de carpoolplaats).
  • Diegene die een auto van de zaak heeft kan niet aan de regeling deelnemen.
  • De regeling staat alleen open voor de medewerkers met een vast dienstverband.

Wat mag het kosten?

  • Door de fiscus is een maximaal vrijstellingsbedrag van Euro 749,= incl. BTW vastgesteld. Mocht u een fiets boven dit bedrag uitzoeken, wordt het meerbedrag aan u berekend door de rijwielhandelaar.
  • Wel wordt u verplicht een verzekering (diefstal of all-risk) af te sluiten. De gehele premie is fiscaalvriendelijk te verrekenen.
    Onderhoud, reparaties en accessoires (o.a. regenkleding) mogen tot een bedrag van Euro 250,= onbelast worden verstrekt.

Hoe vaak mag dit?
Deelname is eens in de drie jaren mogelijk.

Hoe gaat dit in zijn werk?
Via internet klikt u aan: www.fietsproject.nl, daarna gaat u naar “voordelen werknemers” & “rijwielhandelaren”. Daarna voert u uw postcodecijfers in en de maximale afstand van uw woning. Vervolgens verschijnt er een lijst van de deelnemende fietshandelaren in uw buurt. Eventueel is deze lijst t.z.t. ook bij de administratie verkrijgbaar. Na het bepalen van uw keuze dient u een kopie van de aanbieding (fiets, verzekering & accessoires) aan de afdeling administratie te overhandigen. Tevens wordt een contract opgesteld die u voor akkoord moet aftekenen. In dit contract staan tevens de aanvullende arbeidsvoorwaarden genoemd in verband met het fietsplan.

Betaling

  • In de eerste instantie wordt de rekening naar het bedrijf gestuurd. De salarisadministratie zal het betaalde bedrag als volgt berekenen:
    verrekening met snipperuren.
  • Indien onvoldoende snipperuren worden de overwerkuren aangewend.
  • Mocht dit niet voldoende zijn, wordt de eindejaarsuitkering met het (nog) te betalen bedrag verminderd.
  • Betalingstermijn: maximaal 1,5 jaren. Met andere woorden een fiets gekocht in de zomer van 2008 dient uiterlijk eind 2009 afgerekend te zijn. Dit om zo min mogelijk administratieve handelingen te veroorzaken.

Wat zijn de voordelen?

  • Een aanzienlijk fiscaal voordeel. Bruto loonbestanddelen kunnen netto worden gebruikt.
  • Keus uit alle A-merken.
  • Ruime keuze uit rijwielhandelaren.
  • De verzekering is uitstekend geregeld.
  • Beschikbaarheid van een helpdesk (Nationale Fiets Projecten 0513-653444 of e-mail: [email protected])
  • Geen files meer, beter voor de gezondheid en conditie, milieuvriendelijk & uiteraard goedkoop vervoer.

Hoe opgeven?

  • Het bedrijf gaat deelnameformulieren bij NFP opvragen. Deze worden na ontvangst aan de medewerkers die eraan mee willen doen verstrekt. Bij belangstelling dient u dit aan uw chef of aan de administratie door te geven.
  • De werknemer mag dus bij een rijwielhandelaar een fiets uitzoeken. Hij moet de handelaar een standaard formulier laten invullen waarop de specificatie van de aanschaf staat.
  • De werkgever moet voordat dit formulier (getekend) doorgestuurd wordt een aanvulling op de arbeids-overeenkomst maken die eveneens door de werkgever en de werknemer ondertekend moet worden. Zie het voorbeeld:

Aanvulling op de Arbeidsovereenkomst

(Deze overeenkomst is een ‘Aanvullende Arbeidsovereenkomst’ inzake deelname aan een fietsproject en is onlosmakelijk verbonden met het ingevulde en ondertekende NFP Fietsformulier en NFP Afleverdocument)

De ondergetekenden: BV E , hierna te noemen werkgever,
en
…………………………………………., hierna te noemen werknemer
overwegende, dat werknemer van huisadres naar werkplek en vice versa moet reizen en het wenselijk is om dat (deels) per fiets te doen, komen het volgende overeen:

Artikel 1
Werkgever schaft voor werknemer een ‘fietspakket’ aan, bestaande uit een fiets plus een verplichte driejarige diefstal- of all-riskverzekering plus eventueel maximaal € 250,- aan direct met het woon-werkverkeer samenhangende accessoires, zoals omschreven op het NFP Fietsformulier en NFP Afleverdocument, en draagt dit vervolgens onmiddellijk over aan werknemer. Werknemer wordt daardoor zowel juridisch als economisch eigenaar van de fiets.

Werknemer zal alleen accessoires van werkgever ontvangen, indien deze accessoires direct met het woon-werkverkeer samenhangen. Voorbeelden hiervan zijn onder andere: een extra slot, een fietstas, een bandenreparatiesetje, een CO2-pompje, batterijverlichting, een steun voor de aktetas, een kofferklem en kleding die praktisch alleen op de fiets wordt gebruikt. Hierbij valt te denken aan een regenpak (regenjas/regenbroek), een poncho en overschoenen.

Werknemer dient bij de eventuele bestelling van accessoires zorg te dragen voor een gespecificeerd aankoopbewijs van de rijwielhandelaar, welke als bijlage bij deze aanvullende arbeidsovereenkomst door werkgever zal worden gearchiveerd. Zodoende kan bij een eventuele controle door de Belastingdienst worden aangetoond welke, direct aan de woon-werkverkeerfiets dienstbaar zijnde, accessoires onbelast zijn verstrekt.

Artikel 2
In ruil voor aanschaf van het ‘fietspakket’ gaat werknemer akkoord met het inleveren van snipperuren en/of overuren en/of (een deel van) de eindejaarsuitkering.
Indien de prijs van de fiets meer dan € 749,- (incl. BTW) bedraagt, zal werknemer de meerprijs zelf rechtstreeks aan de leverancier van de fiets (=rijwielhandelaar) voldoen. Deze bijdrage wordt ook wel ‘bijbetaling in de winkel’ genoemd.

De fiscale mogelijkheden zijn tot maximaal € 749,- van de prijs van de fiets (incl. BTW) van toepassing. Derhalve dient de totale brutoloonwaarde van de ingeleverde snipperuren en/of overuren en/of eindejaarsuitkering gelijk te zijn aan de projectprijs van het ‘fietspakket’ (prijs fiets tot € 749,- + verplichte verzekeringspremie + eventuele accessoires).

Artikel 3
Werkgever verklaart dat de eventuele tijdelijke verlaging van het loon niet leidt tot een loon dat lager is dan in de CAO en in de Wet Minimumloon en Minimum Vakantiegeld is bepaald. De CAO moet ruimte bieden om de in artikel 2 genoemde wijzigingen in de arbeidsovereenkomst mogelijk te maken.

Artikel 4
Werknemer verklaart op de hoogte te zijn van onderstaande gevolgen die kunnen optreden als gevolg van toepassing van deze aanvullende arbeidsovereenkomst:

  • een verlaging van het loon in het kader van de sociale verzekeringswetten, zoals WAO en WW
  • een verlaging van de grondslag voor de berekening van het vakantiegeld en andere loongerelateerde voorzieningen;
  • een verlaging van het inkomen in het kader van inkomensafhankelijke subsidies, zoals huursubsidie/ tegemoetkoming studiekosten.

Artikel 5
Werknemer verklaart de fiets gedurende tenminste drie kalenderjaren voor meer dan de helft van het aantal dagen dat werknemer naar het werk gaat te gebruiken voor (een deel van) het woon-werktraject, waarbij het traject wordt afgelegd tussen (startplaats en -adres) en Bergweg 8 te Valkenburg (eindbestemming en -adres), waarbij de enkele reisafstand ____ kilometer bedraagt.

Indien de fiscus een naheffing en/of boete oplegt in verband met een onjuiste opgave over het gebruik van de fiets, zal deze in zijn geheel worden verhaald op werknemer.

Artikel 6
Alle noodzakelijke reparaties aan de fiets, die niet onder de garantie- en/of verzekeringsbepalingen vallen, zijn voor rekening van werknemer. De eerste servicebeurt komt voor rekening van Nationale Fiets Projecten en is voor werknemer dus gratis. Deze eerste servicebeurt is noodzakelijk in verband met de garantie.

Artikel 7
Als werknemer binnen een periode van drie kalenderjaren na verstrekking van het ‘fietspakket’ uit dienst treedt, het ‘fietspakket’ geheel of ten dele aan derden verkoopt, verpandt of anderszins in zekerheid geeft òf stopt met fietsen, zal werknemer dit melden aan werkgever.

Werknemer is in het geval dat de ruil, zoals genoemd in artikel 2, nog niet geheel heeft plaatsgevonden, een bedrag wegens privé-gebruik verschuldigd ter grootte van het restantbedrag. Werkgever zal dit bedrag inhouden op het nettoloon van werknemer.
Werknemer vrijwaart werkgever tegen aanspraken van derden voortvloeiend uit of verband houdend met het gebruik van de fiets met toebehoren.

Aldus is opgemaakt en ondertekend te Valkenburg d.d.

Handtekening Handtekening

Werknemer Werkgever

De fiets kan dus betaald worden met bruto loonbestanddelen, zoals snipperdagen, overuren, eindejaarsuitkering e.d.

Om nu in kaart te krijgen wat de status is van het geheel is een excel-sheet een goed hulpmiddel:

Let op: de in rekening gebrachte BTW mag NIET afgetrokken worden. Dus het bedrag inclusief BTW moet met de bruto loonbestanddelen worden verrekend !!

Studie(kosten)regeling

De meeste werkgevers bieden binnen de arbeidsvoorwaarden ook de mogelijkheid om een studie te volgen. De kosten hiervan worden in een bepaalde termijn afgeschreven. In een contract wordt het geheel vastgelegd. Indien alle kosten nog niet afgeschreven zijn en de werknemer vertrekt bij de werkgever zal de werknemer het restant van de studieschuld terug moeten betalen. Deze worden vaak weer door diens nieuwe werkgever vergoed.

Personeelsvereniging / personeelsfeesten

Vanuit het bedrijf kunnen er personeelsfeesten & -reizen georganiseerd worden. Deze zijn vrijgesteld als de deelname openstaat voor minimaal driekwart van de werknemers. Ook bestaat de optie dergelijke activiteiten onder te brengen in een personeelsvereniging. Dan is er vaak sprake van een eigen bijdrage van de werknemers zelf die door het bedrijf wordt aangevuld.

Collectieve verzekeringen

Ook een veel voorkomend iets is het aanbieden van collectieve verzekeringen op het gebied van zorgverzekeringen & auto’s. Hier kunnen erg interessante voordelen uit gehaald worden. Zie ook bij “overige”.

Deelname pensioenfonds

De meeste CAO’s hebben de verplichte deelname aan een bedrijfspensioenfonds in de voorwaarden opgenomen. Over het algemeen betaalt de werkgever een groot gedeelte van de premies. Het resterende gedeelte is een bruto aftrekpost op de loonstrook.

Auto, mobiel, laptop, enz. van de zaak

Het ter beschikking stellen van bovengenoemde zaken zijn een uitstekend argument voor werknemers om bij een bepaalde werkgever in dienst te treden. Het is wel van belang de regels hieromtrent goed vast te leggen. Wat in geval van ziekte, ontslag, enz..

Overige

In de categorie overige kan men denken aan:

  • het ter beschikking stellen van een pasje van een groothandel (Hanos, Makro);
  • het verstrekken van een tankpasje waarmee het personeel met korting privé kan tanken;
  • personeelswinkel: indien de aard van het bedrijf het toelaat is het mogelijk een speciale winkel voor het personeel te hebben. Een bekend voorbeeld hiervan zijn de personeelswinkels van Philips;
  • personeelstarieven: indien een bedrijf bij een werknemer thuis een klus moet doen gelden vaak speciale (lagere) uurtarieven. Tevens worden de materiaaltoeslagen lager dan bij een reguliere klant. Bijvoorbeeld 10% kostentoeslag in plaats van 30% op de netto inkooppost.
  • Wegam-verzekering: indien personeelsleden met hun privéwagen zakelijke kilometers rijden is het goed een dergelijke verzekering af te sluiten. Deze dekt alle kosten (eigen risico & terugval in de no-claimkorting) indien een werknemer door eigen schuld een schade heeft veroorzaakt tijdens een zakelijke rit.
  • Excedentverzekering: indien personeelsleden boven het maximale dagloon verdienen is deze verzekering een welkome aanvulling in geval van arbeidsongeschiktheid.
  • Tevens zijn er aanvullende verzekeringen zoals ANW-gat, WIA bodem, WGA hiaat & collectieve ongevallen verzekeringen.
  • Bonusregelingen in geval van aanbrengen personeel, werk, ideeën, geen ziekte, enz..
  • Provisies, 13e maand, eindejaarsuitkering, winstuitkering.
  • EHBO / BHV vergoedingen, jubilea-uitkeringen, overwerkvergoedingen, consignatiedienst, overnachtingsvergoedingen, reistijdvergoedingen, diplomavergoeding, enz..
  • Levensloopregeling. Zie de belastingsite voor nadere informatie. Mag niet in combinatie met het spaarloon.
  • Diverse (wettelijke) vormen van zorgverlof, zoals kortdurend zorgverlof & calamiteitenverlof.

Kortom: er zijn vele mogelijkheden om een werkgever op een positieve wijze te laten onderscheiden van andere werkgevers. Deze zijn zeker van belang in het geval van een economische situatie waarin de werknemers in de luxe situatie zitten dat ze kunnen kiezen.