Problemen die een Shared Service Center oplost

Uit onderzoek blijkt dat ssc’s voor meerdere problemen en ontwikkelingen
als een oplossing worden genoemd:
  • Het reduceren van te hoge kosten van gedecentraliseerd ondernemerschap;
  • Het realiseren van synergie;
  • De noodzaak van verhoging van de professionaliteit en kwaliteit van ondersteunende processen en uitvoerende processen;
  • Het verhogen van de arbeidsproductiviteit in ondersteunende taken en
    administratief operationele taken;
  • Betere beheersing van outsourcing;
  • Versterking van het delen van kennis en ervaring door de hele onderneming;
  • Noodzaak van strategische flexibiliteit;
  • Noodzaak van grotere transparantie in de organisatie;
  • Een andere oriëntatie op arbeid van de (post)moderne medewerker.

Het reduceren van de te hoge kosten van gedecentraliseerd ondernemerschap
Het meest genoemde argument voor de invoering van ssc’s is kostenbesparing, als regel in samenhang met het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening.In het bijzonder gaat het dan om de kosten van decentralisatie van ondernemerschap in de vorm van bijvoorbeeld een business unit organisatie.De opbrengsten van decentralisatie van ondernemerschap zijn bekend: grotere concentratie op de eigen taak en toegewezen afnemers, geringere coördinatiekosten,hogere motivatie, beter op afnemers afgestemde producten, snellere bediening van afnemers en meer kansen voor individuen om zich te ontwikkelen tot algemeen manager met een integrale resultaatverantwoordelijkheid.

Het realiseren van synergie
De kostenbesparing die nu met ssc’s wordt gerealiseerd roept direct de vraag op waarom nu wel kan wat tien jaar geleden niet lukte: het realiseren van synergie in grote ondernemingen.  Zoals altijd in de economie zijn er twee factoren die in gezamenlijkheid vernieuwing in gang brengen: er moet een noodzaak toe zijn en er moeten werkende oplossingen voorhanden zijn

De noodzaak van verhoging van de professionaliteit en kwaliteit van ondersteunende processen en uitvoerende processen
De aandacht voor verbetering van bedrijfsprocessen die in de jaren negentig tot bloei is gekomen, heeft zich nadrukkelijk ook gemanifesteerd in ondersteunende processen en activiteiten van stafafdelingen. Voor vrijwel alle functionele gebieden zijn professionele inzichten, methoden en werkwijzen ontwikkeld, alsook opleidingsprogramma’s met certificering en verenigingen van functionele specialisten. In die zin kan worden gesproken van een toegenomen professionalisering van staffunctionarissen en anderen die ondersteunende diensten verlenen. Tegelijk is er een toename van het aanbod van staf- en ondersteunende diensten in de vorm van commerciële dienstverlening door derden. Deze professionalisering en de externe concurrentie vormen een prikkel voor de interne dienstverlening om beter te functioneren.

Het verhogen van de arbeidsproductiviteit in ondersteunende taken en administratief operationele taken 
 In ssc’s wordt met minder mensen meer gedaan, uitgedrukt in aantal handelingen of transacties per persoon. Dit duidt er op dat ssc’s ook een instrument zijn om planmatig en controleerbaar de arbeidsproductiviteit in ondersteunende diensten en administratief operationele activiteiten te verhogen. Verhoging van de arbeidsproductiviteit in dit type activiteiten is altijd een probleem geweest in vergelijking met de arbeidsproductiviteit in de productie. Doordat ondersteunende diensten en administratief operationele activiteiten nu ook in afzonderlijke resultaatverantwoordelijke eenheden (ssc’s) worden georganiseerd, zowel binnen de onderneming als op de open markt, maakt dit het mogelijk de arbeidsproductiviteit per type ondersteunende activiteit meetbaar te maken in termen van toegevoegde waarde per gewerkt mensjaar.

Betere beheersing van outsourcing
In een enkel geval vloeit de introductie van shared services voort uit een visie op de toekomstige structuur van de sector waarin de onderneming opereert. De toegenomen efficiency van het marktmechanisme sinds de Tweede Wereldoorlog leidt tot een afbouw van de verticaal geïntegreerde onderneming. Deze afbouw vindt als regel plaats in de vorm van outsourcing van delen van de voortbrengingsketen. Voor een aantal ondernemingen is invoering van ssc’s als het ware een interne outsourcing operatie: de business units outsourcen een deel van hun activiteiten niet naar een partij buiten het concern, maar naar een partij, een ssc, binnen het concern. Hiermee kunnen de voordelen van outsourcing, het delen van kosten met anderen en hogere kwaliteit, gerealiseerd worden zonder direct geconfronteerd te worden met de onzekerheid van de markt. Invoering van een ssc kan daarmee al dan niet een opmaat zijn voor outsourcing van een activiteit buiten het concern. Uit onderzoek blijkt dat een aantal ondernemingen parallel ssc’s voert en activiteiten outsourct.

Versterking van het delen van kennis en ervaring door de hele onderneming
Ssc’s vormen in een aantal gevallen ook een oplossing voor het vraagstuk hoe in een gedecentraliseerde onderneming kennis te delen dwars door alle eenheden heen. Deze kennis kan betrekking hebben op technologie, producten, functionele methoden en technologie (techniek, software, dienstverlening), toeleveranciers, het opstellen van contracten, afnemers, verkooptechnieken, marketing etc. In de business unit organisatie is er steeds naar gestreefd, via werkgroepen, gemeenschappelijke opleidingen en later ook via op informatietechnologie gebaseerde kennismanagement systemen, kennis en ervaringen uit de afzonderlijke business units voor de gehele onderneming te ontsluiten. Met de zogeheten mid offices van de banken, dit zijn ssc’s voor productontwikkeling en productmanagement, is een structuur gecreëerd waarin ervaringen met een product in één van de labels (dus deelmarkten) automatisch ter beschikking staat voor de andere labels. Daardoor wordt synergie in de zin van economies of scope gerealiseerd. Kennismanagement door middel van een ssc is niet gebaseerd op nice to know, maar de manager van een mid office wordt er in meetbare termen op aangesproken dat de kennis over productontwikkeling en productmanagement ter beschikking is voor, en wordt gebruikt door alle labels (lagere kosten, snellere time to market, betere afstemming van producten tussen de labels, benchmarkkwaliteit van producten, customer retention). Omgekeerd kunnen de business managers zich aan deze vorm van kennismanagement niet onttrekken.

Noodzaak van hogere transparantie in de organisatie 
Ssc’s vormen ook een oplossing voor het probleem van transparantie en management control in de moderne organisatie. Als gevolg van wijzigingen in de aard van producten, een hoger dienstverlenend karakter, meer kennisintensieve exploitatie, de veranderende werknemer (hoger opgeleid en meer professioneel), en de hogere graad van productdifferentiatie, schiet de effectiviteit van de traditionele management control tekort. Door de invoering van ssc’s voor inkoop, maar het geldt ook voor informatietechnologie, krijgt de Raad van Bestuur een beter zicht, of preciezer, een meerdimensionaal inzicht in de kostenopbouw van het concern. Ssc’s maken het mogelijk dat de Raad van Bestuur het concern niet alleen in termen van de winstgevendheid van de traditionele productmarkt combinaties met van andere ondernemingen kan vergelijken, maar ook in termen van de kosten en kwaliteit van gespecialiseerde activiteiten: de distributie, de informatietechnologie, kosten van back offices e.d. Op de internationale markt opereren in toenemende mate ondernemingen gespecialiseerd in zulke deelactiviteiten, waardoor het nodig wordt te kunnen beoordelen hoe de deelactiviteiten van de eigen onderneming presteren ten opzichte van zulke ondernemingen. Dit is van belang zowel om intern efficiency en winstdoelstellingen te kunnen formuleren en voor de afweging welke activiteiten in eigen beheer uit te voeren of te outsourcen aan derden.

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.