Aanmaanproces

Telefonisch incasseren

Introductie

Aanmanen

Je kunt op 3 manieren aanmanen:

1. Schriftelijk
2. Telefonisch
3. Schriftelijk en telefonisch

Nadelen van SCHRIFTELIJK aanmanen:

• Onpersoonlijk
• Komt de aanmaning wel aan?
• Krijgt de juiste persoon de aanmaning?
• Is er een probleem?
• Geen interactie

Telefonisch:

• Persoonlijk
• Mogelijk direct juiste persoon
• Je verneemt het probleem
• Direct te actie ondernemen?
• Wel interactie

Schriftelijk en telefonisch:

• Maak een tijdlijn
• Bepaal wanneer je schriftelijk en telefonisch aanmaant
• Veel werk

Hoe je te werk gaat is geheel aan jou als debiteurenbeheerder rekening houdend met het beleid van het bedrijf.

OPGAVE
• De firma Hoogvliet heeft 4 facturen met een totaalbedrag Euro 25.000 openstaan. Deze facturen zijn 5 dagen geleden vervallen. Er is bekend dat Hoogvliet een betalingspolitiek hanteert van 4 tot 10 dagen over de termijndatum.

• Vraag: wat ga je doen?

• Wacht je met aanmanen tot vervaldag 10?

• Ga je deze debiteur meenemen in de schriftelijke aanmaanronde?

• Of ga je deze debiteur telefonisch benaderen?

Wat weet je niet?

• a) of de facturen zijn aangekomen
• b) of de goederen zijn aangekomen
• c) of de facturen reeds zijn afgetekend of dat er nog klachten zijn
• d) of de facturen reeds zijn ingeboekt
• e) of de facturen reeds ter betaling klaarstaan

Je gaat schriftelijk aanmanen:

Na het sturen weet je eigenlijk nog steeds niets. Je weet niet eens of je aanmaning is aangekomen bij de juiste persoon of afdeling. Als er een probleem is met een factuur, is het te hopen dat de klant jou belt.

Je gaat telefonisch aanmanen:

Je kunt ervoor kiezen om alleen maar telefonisch aan te manen. Je kunt dan echt alles te weten komen en direct actie ondernemen. Bijgaand een lijst met tips voor het telefonisch aanmanen.

Schriftelijk en telefonisch aanmanen:

Als je dit zou kunnen combineren, heb je de ideale situatie. Als je een herinnering of aanmaning hebt verstuurd, kun je tijdens je gesprek hier mooi naar refereren. Deze optie kost wel veel tijd.