Algemeen Inzicht

Algemeen:

• Zorg dat u weet hoeveel klanten en hoeveel omzet per (type) klant u heeft.
• Check regelmatig middels kredietinformatierapporten.
• Weet wat het uitstaande saldo is.
• Krijg inzicht in de gemiddelde betalingstermijn van uw klanten.
• Maak een verdeling van het klantenbestand naar kredietrisico.
• Tracht voor zover mogelijk de klant persoonlijk te kennen.
• Registreer de “interessante” persoonlijk zaken van de klant.
• Weet wat het aantal en bedrag van ter incasso gegeven vorderingen is.
• Ken het aantal en bedrag van oninbare vorderingen.
• Zorg binnen uw bedrijf voor ogen en oren waardoor u op de hoogte blijft.

Prospectfase:

• Zorg dat uw verkopers/debiteurenbeheerders regelmatig actuele lijsten
  of bestanden krijgen met kredietwaardige prospects.
• Maak een analyse van uw klantenbestand en zoek naar doelgroepen
  (klanten met veel omzet en goed betalingsgedrag). Zoek juist overeenkomstige prospects.
• Richt uw marketing activiteiten juist op die doelgroepen en niet op andere combinaties.

Acceptatiefase:

• Zorg voor actuele Algemene Voorwaarden en deponeer ze.
• Zorg dat de klant ze krijgt voor de koop.
• Leg vast wie beslist in geval van afwijkende voorwaarden.
• Zorg dat duidelijk is wie beslist of een bepaald kredietrisico aanvaardbaar is.
• Bepaal of korting gegeven kan worden indien snel betaald wordt.
• Bevestig altijd schriftelijk een opdracht (ook mondelinge).
• Zorg voor zekerheden in plaats van twijfel. Dat doet een ander
  bedrijf ook met u als ze twijfelen.
• Zorg dat alle afspraken en toezeggingen schriftelijk worden vastgelegd.
  ( ook tijdens de uitvoering van de werkzaamheden of levering van de goederen !!!).
• Discutabele omzet wordt het vurigst verdedigd. Wees duidelijk. Accepteer geen contracten met vage verhalen of afspraken.

Facturatie & monitoring fase:

• Zorg dat snel en foutloos op basis van de gemaakte afspraken wordt gefactureerd.
• Zorg dat u inzicht heeft en houdt in de factuurdata en overeengekomen betaaltermijnen.
• Zorg dat u geïnformeerd wordt omtrent wijzigingen van naam en rechtsvorm, verzoeken tot uitstel van betaling, personeelswisselingen en hoge voorraadvorming bij uw debiteur.
• Zorg dat u op de hoogte blijft van aanzienlijke wijzigingen in levensstandaard, onderhoudstoestand van gebouwen, publicaties in vakbladen, geruchten in de markt en wijziging van werktijden bij uw debiteuren.

Incasso fase:

Checklist telefonisch incasseren:

•  Wacht niet te lang met bellen maar bel op tijd. Werk altijd volgens een plan of schema.
• Bedenk vooraf wat de toonzetting van het gesprek moet zijn, zakelijk, vriendelijk of streng.
• Bereidt het gesprek goed voor en houdt de benodigde informatie bij de hand zodat onterechte tegenwerpingen direct kunnen worden weerlegd.
• Vindt de oorzaak van de non-betaling.
• Betalingsregelingen : niet meer dan 4 termijnen !!
• Ga eerst na of levering, toezeggingen en facturering van uw kant volledig zijn nagekomen en correct zijn alvorens te bellen.
• Neem klachten “serieus” en handel ze serieus af.
• Probeer iets tegenover de betaling te stellen (bijvoorbeeld het uitleveren van een vastgehouden bestelling).
• Zoek uit wie de verantwoordelijke persoon is bij uw debiteur en
  vraag direct naar hem of haar.
• Schrijf alle gemaakte afspraken op en bevestig dit schriftelijk. (voorkom hierbij e-mail).
• Herhaal aan het einde van het gesprek de door de debiteur gedane toezeggingen.
• Help de debiteur herinneren aan zijn toezegging door een dag voordat de termijn verstrijkt even te bellen.
• Ook al heeft u het vertrouwen in de debiteur verloren: blijf altijd correct!

Checklist aanmanen:

•  Zorg dat u uw afnemer op tijd herinnert aan zijn betalingsverplichting.
• Stuur b.v. 7 dagen na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur een betalingsherinnering.
• Geen reactie? Schrijf niet opnieuw, maar telefoneer of bezoek de debiteur.
• Vindt de oorzaak van de non-betaling.
• Geen tijd? Stuurt u de debiteur een tweede, laatste schriftelijke betalingsherinnering. Wijs de debiteur in uw brief op uw Algemene Voorwaarden, maar speciaal op de rente- en incassokosten clausules.
• Neem op tijd actie: dat wil zeggen 5 dagen na het verstrijken van de termijn van de eerste betalingsherinnering.
• Geef openstaande vordering na 2 tot 4 maanden uit handen.

Vragen :

• Waarom besteedt u teveel aandacht aan slecht betalende klanten?
• Waarom betalen uw vaste klanten nooit op tijd? of pas na 80 dagen?
• Zijn uw late betalers ervan op de hoogte dat u weleens geld moet bijlenen vanwege het slechte betalingsgedrag?
• Denkt u uw klant kwijt te zijn als u deze telefonisch of schriftelijk op zijn late betalingen wijst?