Algemeen Inzicht

Algemeen:

  • Zorg dat u weet hoeveel klanten en hoeveel omzet per (type) klant u heeft.
  • Check regelmatig middels kredietinformatierapporten.
  • Weet wat het uitstaande saldo is.
  • Krijg inzicht in de gemiddelde betalingstermijn van uw klanten.
  • Maak een verdeling van het klantenbestand naar kredietrisico.
  • Tracht voor zover mogelijk de klant persoonlijk te kennen.
  • Registreer de "interessante" persoonlijk zaken van de klant.
  • Weet wat het aantal en bedrag van ter incasso gegeven vorderingen is.
  • Ken het aantal en bedrag van oninbare vorderingen.
  • Zorg binnen uw bedrijf voor ogen en oren waardoor u op de hoogte blijft.

Prospectfase:

  • Zorg dat uw verkopers/debiteurenbeheerders regelmatig actuele lijsten
    of bestanden krijgen met kredietwaardige prospects.
  • Maak een analyse van uw klantenbestand en zoek naar doelgroepen
    (klanten met veel omzet en goed betalingsgedrag). Zoek juist overeenkomstige prospects.
  • Richt uw marketing activiteiten juist op die doelgroepen en niet op andere combinaties.

Acceptatiefase:

  • Zorg voor actuele Algemene Voorwaarden en deponeer ze.
  • Zorg dat de klant ze krijgt voor de koop.
  • Leg vast wie beslist in geval van afwijkende voorwaarden.
  • Zorg dat duidelijk is wie beslist of een bepaald kredietrisico aanvaardbaar is.
  • Bepaal of korting gegeven kan worden indien snel betaald wordt.
  • Bevestig altijd schriftelijk een opdracht (ook mondelinge).
  • Zorg voor zekerheden in plaats van twijfel. Dat doet een ander
    bedrijf ook met u als ze twijfelen.
  • Zorg dat alle afspraken en toezeggingen schriftelijk worden vastgelegd.
    ( ook tijdens de uitvoering van de werkzaamheden of levering van de goederen !!!).
  • Discutabele omzet wordt het vurigst verdedigd. Wees duidelijk. Accepteer geen contracten met vage verhalen of afspraken.

Facturatie & monitoring fase:

  • Zorg dat snel en foutloos op basis van de gemaakte afspraken wordt gefactureerd.
  • Zorg dat u inzicht heeft en houdt in de factuurdata en overeengekomen betaaltermijnen.
  • Zorg dat u geïnformeerd wordt omtrent wijzigingen van naam en rechtsvorm, verzoeken tot uitstel van betaling, personeelswisselingen en hoge voorraadvorming bij uw debiteur.
  • Zorg dat u op de hoogte blijft van aanzienlijke wijzigingen in levensstandaard, onderhoudstoestand van gebouwen, publicaties in vakbladen, geruchten in de markt en wijziging van werktijden bij uw debiteuren.

Incasso fase:

Checklist telefonisch incasseren:

  •  Wacht niet te lang met bellen maar bel op tijd. Werk altijd volgens een plan of schema.
  • Bedenk vooraf wat de toonzetting van het gesprek moet zijn, zakelijk, vriendelijk of streng.
  • Bereidt het gesprek goed voor en houdt de benodigde informatie bij de hand zodat onterechte tegenwerpingen direct kunnen worden weerlegd.
  • Vindt de oorzaak van de non-betaling.
  • Betalingsregelingen : niet meer dan 4 termijnen !!
  • Ga eerst na of levering, toezeggingen en facturering van uw kant volledig zijn nagekomen en correct zijn alvorens te bellen.
  • Neem klachten "serieus" en handel ze serieus af.
  • Probeer iets tegenover de betaling te stellen (bijvoorbeeld het uitleveren van een vastgehouden bestelling).
  • Zoek uit wie de verantwoordelijke persoon is bij uw debiteur en
    vraag direct naar hem of haar.
  • Schrijf alle gemaakte afspraken op en bevestig dit schriftelijk. (voorkom hierbij e-mail).
  • Herhaal aan het einde van het gesprek de door de debiteur gedane toezeggingen.
  • Help de debiteur herinneren aan zijn toezegging door een dag voordat de termijn verstrijkt even te bellen.
  • Ook al heeft u het vertrouwen in de debiteur verloren: blijf altijd correct!

Checklist aanmanen:

  •  Zorg dat u uw afnemer op tijd herinnert aan zijn betalingsverplichting.
  • Stuur b.v. 7 dagen na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur een betalingsherinnering.
  • Geen reactie? Schrijf niet opnieuw, maar telefoneer of bezoek de debiteur.
  • Vindt de oorzaak van de non-betaling.
  • Geen tijd? Stuurt u de debiteur een tweede, laatste schriftelijke betalingsherinnering. Wijs de debiteur in uw brief op uw Algemene Voorwaarden, maar speciaal op de rente- en incassokosten clausules.
  • Neem op tijd actie: dat wil zeggen 5 dagen na het verstrijken van de termijn van de eerste betalingsherinnering.
  • Geef openstaande vordering na 2 tot 4 maanden uit handen.

Vragen :

  • Waarom besteedt u teveel aandacht aan slecht betalende klanten?
  • Waarom betalen uw vaste klanten nooit op tijd? of pas na 80 dagen?
  • Zijn uw late betalers ervan op de hoogte dat u weleens geld moet bijlenen vanwege het slechte betalingsgedrag?
  • Denkt u uw klant kwijt te zijn als u deze telefonisch of schriftelijk op zijn late betalingen wijst?

Vind je vaste baan

Al 28 jaar is WR het Werving en Selectie bureau voor vaste banen.