Acht manieren om onnodig verzuim te bespreken

Rokers die uren per maand onproductief zijn omdat ze buiten staan te paffen. Sportievelingen die veel verzuimen omdat ze zo’n plezier in zaalvoetbal hebben. U kijkt er naar en moet machteloos toezien hoe ze uw zuur verdiende centen er doorheen jagen. Maar gelukkig is dat helemaal niet waar: er zijn wel degelijk mogelijkheden om uw mensen strakker bij de les te trekken. Zo kunt u uw mensen vriendelijk, doch dwingend op de hoogte brengen van het begrip ‘goed werknemerschap’.

Iedereen kent de gevalletjes van de maandagmorgenkater die worden omgezet in een ziektemelding. Of de medewerkers die vaak verzuimen omdat ze thuis moeilijkheden hebben. Of anders kent u de mannen en vrouwen wel die thuis zitten met tennisarmen, ski-enkels en hardloopknieën. Het is natuurlijk prachtig dat ze actief en sportief zijn, maar u zit met de kosten. En die kosten lopen zeer snel op als het verzuim langdurig wordt.

Nico Oud, P&O adviseur bij WCP Management in Rijswijk hierover:
“Uitgangspunt van alles is dat de werkgever en de werknemer elkaar op een volwassen manier benaderen en dat iedereen beseft dat de een niet zonder de ander kan. De werkgever moet alles doen om het werk aantrekkelijk en veilig te maken en zijn mensen goed te belonen voor de geleverde arbeid.

‘Goed werkgeverschap’ heet dat. De werknemer moet zich realiseren dat het redelijk is dat zijn baas dus ook van hem verlangt dat er tijdens de werktijden serieus en hard wordt gewerkt. En dat heet dan ‘goed werknemerschap’. Wie vaak verzuimt of minder productief is, doorkruist het principe van goed werknemerschap en dat biedt de mogelijkheid om veelverzuimers aan te pakken.”

Privétijd

Oud signaleert een trend dat werkgevers vaker proberen hun medewerkers op hun gedrag in privétijd aan te spreken.

Een goed voorbeeld hiervan is het ‘zaalvoetballerarrest’ waarin het Gerechtshof in Arnhem een werkgever in het gelijk stelde die geen 100 procent loon aan een geblesseerde werknemer wilde betalen. De werknemer was vrachtautochauffeur en verzuimde diverse keren wegens blessures door zaalvoetbal. De werkgever had de man diverse keren gevraagd een minder gevaarlijke sport te kiezen, maar de werknemer weigerde dit.

Toen hij opnieuw in de ziektewet terecht kwam, weigerde de werkgever zijn 70 procent uitkering aan te vullen tot 100 procent, zoals in de CAO was afgesproken. De rechter gaf de werkgever o.a. gelijk omdat deze de hele affaire keurig in het personeelsdossier had gearchiveerd (zie kader). Nico Oud: “Terecht, want zo’n truck moet rijden en niet steeds stilstaan omdat de chauffeur thuis zit.” Maar als u zich aan onderstaande scenario’s houdt, hoeft het niet zo ver te komen.

Probleem: Henk de hardloper

Henk was een fanatiek hardloper, maar door schade aan zijn kniebanden kan hij niet meer lang achter de tekentafel staan. Of Greetje heeft nu alweer een gebroken pols door het skiën. Hoe krijg ik dit soort verzuim omlaag?

Milde oplossing: presenteer de kosten
Leg de verzuimers uit hoeveel het kost als zij een dag niet op het werk verschijnen. Nico Oud: “Benadruk dat jullie samen door middel van premies en inhoudingen de pot vullen van waar uit deze verzuimkosten worden betaald. En dat het redelijk is dat de collega’s verwachten dat u het dure gedrag van de verzuimer aanpakt”.

Harde oplossing: waarschuw voor schade aan loopbaan
U kunt duidelijk maken dat het vele verzuim gevolgen zal hebben voor de carrière van de medewerker. Dat kan betekenen dat er geen premie of bonus wordt uitgekeerd, maar kan bijvoorbeeld ook betekenen dat de werknemer een andere functie moet gaan vervullen.

Probleem: Karels maandagmorgen kater

Het is een feit dat er maandagmorgen veel productiviteit verloren gaat doordat werknemers in het weekend doorgezakt zijn. Nu kan dat iedereen wel eens overkomen, maar bij Karel gebeurt dit stelselmatig. Het wordt tijd om in te grijpen, want de doorzakker is straks door zijn smoezen heen en zal zich ziek gaan melden.

Oplossing: bied ruimte
Spreek uw medewerker er op aan dat u merkt dat hij op maandagmorgen vaak inactief of zelfs afwezig is. U kunt hem bijvoorbeeld aanbieden om die ochtend wat later te beginnen, zodat hij wat langer in bed kan blijven. Deze uren worden uiteraard via op andere momenten gecompenseerd of in het loonstrookje verwerkt. Stuur de betrokkene na het gesprek een korte, neutrale bevestiging van de afspraak.

Probleem: Rita de roker

Ze staat kleumend tegen de gevel van het kantoorpand: Rita de roker. U weet dat ze op dat moment dus niet werkt, maar iemand verbieden te roken, dat kan dus echt niet.

Oplossing: per afdeling aanpakken
Een afspraak op dit gebied voor het hele bedrijf werkt niet. De situatie is bij de ene afdeling anders dan bij de andere. De expeditie afdeling kan bijvoorbeeld besluiten dat er wél gerookt mag worden, terwijl ze bij de administratie willen dat de buitenrokers hun verloren tijd moeten inhalen of minder vakantiedagen krijgen. Leg de afspraken per afdeling schriftelijk vast en laat iedereen tekenen.

Probleem: Victor, de onzichtbare verkoper

De regel is dat alle buitendienst medewerkers bezoekrapporten inleveren. Victor lapt deze regel echter volledig aan zijn laars. Zijn prestaties zijn zeker niet slecht, maar zijn chef eist van u dat hij de verkoper kan controleren op zijn gedrag buiten de deur.

Oplossing: bekijk het maar!
Nico Oud: “Bent u ondernemer geworden om als een schoolmeester uw mensen te bestraffen of bent u ondernemer geworden om een swingende tent op te bouwen? Als de verkoper zijn targets haalt, dan zal het u toch een zorg zijn hoe hij dat doet? Leg dit de manager uit en zeg hem dat hij eens moet overwegen de dagrapporten af te schaffen. Het kost namelijk niet alleen tijd om ze te maken, maar ook om ze te lezen.”

Probleem: Esthers esthetische correctie

Esther heeft besloten haar gezicht te laten liften. Fijn voor haar, maar u zit met minstens twee verzuimdagen en met het redelijke risico dat het er nog meer worden. Cosmetische ingrepen hebben de neiging nogal napijnen te veroorzaken.

Oplossing: dit is een kans!
Volgens Nico Oud kunt u hier als werkgever een duidelijk punt maken: “Als Esther enorm gebukt gaat onder haar uiterlijk, dan is het verstandig om haar te helpen om zich beter te voelen. Als ze haar werk goed doet, dan beloont u haar bijvoorbeeld met extra verlof. Is Esther echter een klaploper, dan heeft u hier een kans om haar er fijntjes op te wijzen dat voor dit soort zaken de vakantiedagen of de levensloopregeling bedoeld is.”

Probleem: u bent abuis over de cao

U denk dat de cao alles afdekt, maar dat is een misverstand. Een cao is slechts een globaal instrument. In een cao staat bijvoorbeeld dat een werknemer zich bij het bedrijf ziek moet melden. Maar u kunt met uw medewerkers bepalen dat een zieke zich bij zijn direct leidinggevende moet afmelden.

Oplossing: gewoon eigen afspraken maken
De cao’s bieden genoeg ruimte voor verfijndere afspraken tussen u en uw mensen. Zoals dus bijvoorbeeld het ziek melden bij de leidinggevende. Maar in principe kunt u samen zaken afspreken die zelfs tegen de cao of zelfs de wet in gaan. Als u samen overeenstemming bereikt dat er op een bepaalde afdeling gerookt mag worden, waarom zou u het dan nog verbieden? Voorwaarde is dat iedereen er mee akkoord is en dat ook blijft. Zodra één medewerker zich op de ‘hogere regels’ zoals de cao beroept, is de deal voorbij.